In einer Welt, in der alles immer digitaler wird, darf auch die Verwaltung nicht zurückbleiben. Erstellen von elektronischen Rechnungen – oder elektronischer Rechnungen – ermöglicht es Unternehmern, ihren Rechnungsstellungsprozess erheblich zu verbessern.
Aber was genau bedeutet E-Invoicing, und wie können Sie eine E-Invoice ganz einfach selbst erstellen? In diesem Blog erklären wir es.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Invoice (elektronische Rechnung) ist mehr als eine einfache PDF-Datei, die Sie per E-Mail versenden. Es handelt sich um eine Rechnung in einem strukturierten digitalen Format, z. B. UBL (Universal Business Language), das direkt von Computern gelesen, verarbeitet und gebucht werden kann. Damit entfällt die manuelle Eingabe und die Fehlerquote wird minimiert.
Eine echte E-Invoice:
- Wird automatisch in die Buchhaltungssoftware eingelesen.
- Enthält standardisierte Daten.
- Befolgt internationale Normen (wie PEPPOL in Europa).
Warum die elektronische Rechnungsstellung?
Die Vorteile sind groß, sowohl für Kleinunternehmer als auch für große Unternehmen:
- Schnellere Bearbeitung: Weniger manuelle Schritte bedeuten schnellere Zahlungen.
- Weniger Fehler: Keine Tippfehler oder falschen Beträge beim Kopieren von Daten.
- Kosteneinsparungen: weniger Papier, weniger Zeit, weniger Korrekturarbeiten.
- Gesetzliche Verpflichtungen: Bei Geschäften mit (halb-)öffentlichen Stellen ist die elektronische Rechnungsstellung häufig bereits vorgeschrieben.
- Nachhaltigkeit: Die elektronische Rechnungsstellung trägt zu einem papierlosen Büro bei.
Wie erstellt man eine elektronische Rechnung?
Die elektronische Rechnungsstellung mag kompliziert klingen, aber sie muss nicht schwierig sein. Hier sind die Schritte:
1. Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware, die die elektronische Rechnungsstellung unterstützt
Viele moderne Software, wie TriFact365, bietet standardmäßig die Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Sie erstellen einfach eine Rechnung wie gewohnt, und das System wandelt sie automatisch in das richtige Format um.
2. Erstellen Sie eine elektronische Rechnung über ein Online-Tool
Es gibt auch spezielle Online-Tools, mit denen Sie eine elektronische Rechnung ganz einfach selbst erstellen können, auch ohne umfangreiche Buchhaltungssoftware. Oft müssen Sie nur die Rechnungsdaten eingeben, und das Tool erstellt die elektronische Rechnung.
3. Erstellen Ihrer eigenen UBL-Datei (für fortgeschrittene Benutzer)
Sind Sie technisch begabt? Dann können Sie selbst eine UBL-XML-Datei erstellen. Dabei bringen Sie alle Rechnungsdaten in eine etablierte XML-Struktur. Dazu sind allerdings Kenntnisse der XML-Formatierung und des UBL-Standards erforderlich.
4. Senden Sie Ihre e-Rechnung über den richtigen Kanal
Einige Unternehmen und Behörden arbeiten mit Netzwerken wie PEPPOL zusammen. Dadurch wird die elektronische Rechnung sicher und korrekt direkt an das System des Empfängers übermittelt.
Tipps für eine erfolgreiche E-Invoice
- Überprüfen Sie das Format: Stellen Sie sicher, dass Sie den Standard verwenden, den Ihr Kunde akzeptiert (normalerweise UBL 2.1).
- Bitte geben Sie alle Pflichtangaben an: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Umsatzsteuernummer, Handelskammernummer und Zahlungsbedingungen.
- Verwenden Sie eine zuverlässige Plattform: Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Ihre Rechnungen sicher und vorschriftsmäßig versandt werden.
Erstellen von elektronischen Rechnungen
Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht mehr die Zukunft – sie ist die Gegenwart. Immer mehr Unternehmen stellen auf diese schnelle, fehlerfreie und nachhaltige Art der Rechnungsstellung um. Wenn Sie jetzt einsteigen, machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft und sparen sofort Zeit und Kosten.
Möchten Sie noch heute damit beginnen? Finden Sie heraus, welche E-Invoicing-Option am besten zu Ihrem Unternehmen passt, und machen Sie den Umstieg einfach!
