PS IT Solutions ist ein Full-Service-IT-Unternehmen, das sich auf kleine und mittlere Unternehmen spezialisiert hat, wobei der Schwerpunkt auf dem Fitness-, Gastronomie- und Hotelleriesektor liegt. Mit der Übernahme einer POS-Firma sind die Dienstleistungen noch umfangreicher geworden. „Wir entlasten unsere Kunden komplett“, sagt Inhaber Pascal. „Ob Internet, Telefonie, Automatisierung oder Arbeitsplatzmanagement – wir kümmern uns um alles.“ In diesem Blog erfahren Sie mehr darüber, wie sie ihr Prokuristensystem eingerichtet haben.
Pascal ist in alle Prozesse eingebunden: „Ich bin wirklich ein Tausendsassa. Ich bin in alles involviert, was in der Firma passiert“, erklärt er. „Von der technischen Installation bis zur Rechnungsstellung – alles kommt zu mir.“ Und genau dieser eine Punkt, die Rechnungsstellung, begann irgendwann auszufransen.
Der Grund: Vom Papierchaos zur digitalen Übersicht
„Früher lagen stapelweise Rechnungen auf meinem Schreibtisch. Das hat einfach nicht mehr funktioniert“, blickt Pascal zurück. Deshalb entschied er sich 2019 für die Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung. Doch das war zunächst gewöhnungsbedürftig. Am Anfang habe ich tatsächlich den Überblick verloren. „Alles war irgendwo in Ordnern oder Systemen, aber ich wusste nicht mehr, was offen ist und was nicht.“
Dabei entdeckte er TriFact365. Was Pascal an TriFact365 besonders gefiel, war das Prokuristensystem. Jemand anderes bucht die Rechnungen, und Pascal gibt sie dann frei. So haben Sie eine zusätzliche Kontroll- und Gedächtnisstütze im Prozess. Man sieht genau, welche Rechnungen noch offen sind.“
Übersicht und Komfort
Die Umstellung hat sich als Erfolg erwiesen. „Seit ich mit TriFact365 arbeite, habe ich wieder den Überblick. Alles läuft strukturiert und digital ab. Das System ist schnell – eine Rechnung ist innerhalb von Sekunden da. Bei anderen Lösungen kann das bis zu einer Stunde dauern.“
Der Unterschied zu anderen Buchhaltungslösungen ist auch für Pascal klar. „Ich habe Exact ausprobiert, aber darin fehlte mir ein Berechtigungs- und Prokuristensystem. Bei TriFact365 ist das gleich mit drin. Das ist auch gut für Inhaber, die sich nicht selbst in die Buchhaltung einarbeiten wollen.“
Außerdem schätzt Pascal die Flexibilität des Systems. „Man ist nicht an etwas gebunden. Wenn es dir nicht gefällt, kannst du es in kürzester Zeit wieder abbestellen. Aber um ehrlich zu sein: Sobald ich es ausprobiert hatte, wollte ich nichts anderes mehr.“
Auch andere Unternehmer profitieren
Pascal sieht die Wirkung auch bei seinen Kunden. „Ich empfehle es regelmäßig weiter. Ein Fitnessstudio, das ich kenne, hat früher alles ausgedruckt und manuell verschickt. Dann hat es manchmal bis zu einem Monat gedauert, bis eine Rechnung gebucht wurde. Jetzt ist das ganz anders. Der Besitzer kann die Rechnung jetzt in aller Ruhe selbst genehmigen, ohne auf Papier angewiesen zu sein.
Blick in die Zukunft: Effizienz und Kontrolle
Was will Pascal mit TriFact365 erreichen? „Vor allem Ruhe und Übersicht“, sagt er entschieden. Wenn man viele Bälle in der Luft halten muss, hilft es natürlich ungemein, wenn die Rechnungsstellung einfach gut organisiert ist. Auf diese Weise erlebt Pascal weniger Überraschungen und hat alles unter Kontrolle.
