Jeder Unternehmer hat früher oder später damit zu tun: Eine Rechnung wird ordnungsgemäß verschickt, aber die Zahlung bleibt aus. Eine Mahnung ist dann notwendig, aber oft zeitaufwändig und manchmal unbequem. Die Weiterverfolgung ausstehender Rechnungen ist jedoch für ein gesundes Finanzmanagement unerlässlich.
Zum Glück muss dieser Prozess nicht mehr manuell und umständlich sein. Mit intelligenter Software wird das Versenden von Mahnungen zu einem automatisierten und professionellen Prozess.
Rechnungsmahnung und Debitorenverwaltung
Eine Mahnung ist mehr als eine freundliche Erinnerung an eine ausstehende Zahlung. Sie ist ein entscheidender Bestandteil eines effektiven Debitorenmanagements. Ohne rechtzeitiges Follow-up können ausstehende Rechnungen zu:
- Liquiditätsprobleme durch ausbleibende Zahlungen
- Einnahmeverluste, insbesondere wenn Rechnungen zu lange ausstehen
- Gestörte Kundenbeziehungen, wenn die Kommunikation unklar oder verspätet ist
Automatisierung als Lösung
Viele Organisationen verfassen Mahnungen immer noch manuell und versenden sie per E-Mail oder Post. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig. Vorteile von Mahnungen:
- Automatisches Follow-up: Erinnerungen können oft automatisch auf der Grundlage festgelegter Fristen verschickt werden.
- Professionelles Aussehen: Die Kommunikation kann einheitlich und im Einklang mit der Corporate Identity Ihres Unternehmens gestaltet werden.
- Einblick in Echtzeit: Sie brauchen keinen Überblick mehr darüber, für welche offenen Rechnungen noch keine Mahnungen verschickt worden sind.
Von reaktiv zu proaktiv
Durch die Automatisierung des Versands einer Rechnungserinnerung wird der Ansatz von reaktiv auf proaktiv umgestellt. Sie müssen nicht mehr manuell prüfen, ob eine Zahlung eingegangen ist – intelligente Software kann dies automatisch tun und wird dann aktiv. Das spart Zeit und verhindert, dass Rechnungen unnötig lange offen bleiben.
Das Versenden von Mahnungen muss keine frustrierende oder zeitraubende Aufgabe sein. Mit Software wird dies zu einem rationalisierten Teil Ihrer Finanzprozesse. Sie profitieren von schnelleren Zahlungen, weniger Verwaltungsaufwand und einem professionellen Image gegenüber Ihren Kunden.
Erinnerungs-E-Mails in TriFact365
Ausschließlich innerhalb des internen Freigabeprozesses – also dem Prozess, in dem Mitarbeiter Rechnungen freigeben müssen – bietet TriFact365 eine effiziente Lösung zur Automatisierung. Zum Beispiel kann das Einrichten und Versenden von Erinnerungs-E-Mails an Benutzer, die Rechnungen noch genehmigen müssen, automatisiert werden.
