Das Buchhaltungsbüro Jansen bietet eine Gesamtlösung für KMU an. Nachdem sie erfahren hatten, dass ihre Scan- und Erkennungslösung DizzyData nicht mehr weitergeführt wird, fanden sie in TriFact365 einen neuen Partner. Indem sie die Vorteile ihrer neuen Arbeitsweise aus der Kundenperspektive darstellten, konnten sie den nächsten Schritt zur Digitalisierung ihres Rechnungsflusses machen.
Komplettlösung
Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Jansen besteht seit 20 Jahren und besteht aus einem fünfköpfigen Team. Ihre Kunden müssen nur noch ihre Rechnungen schicken. Alle administrativen Vorgänge werden ihnen dann vom Rechnungsbüro Jansen abgenommen. Für die Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen wurde DizzyData verwendet, aber da der Dienst eingestellt werden soll, wurde kürzlich zu TriFact65 gewechselt.
Um mehr darüber zu erfahren, welche Überlegungen dabei eine Rolle spielten und wie die Umstellung verlief, sprach TriFact365 mit Leontine. Als Buchhalterin bei AA ist sie in erster Linie für die Jahresabschlüsse zuständig und war auch eng in die Wahl von TriFact365 eingebunden.
Empfehlung
Einer der Hauptgründe, TriFact365 als Option in Betracht zu ziehen, ist, dass TriFact365 eine Abonnementform mit einem hohen Maß an Vorhersehbarkeit der wiederkehrenden Kosten bietet. Neben dieser Vorhersehbarkeit spielten auch die positiven Erfahrungen, die sie von einem Kollegen über die Nutzung von TriFact365 gehört hat, eine große Rolle.
„Kleine Quittungen verschwinden oft irgendwo im Auto. Mit der App von TriFact365 macht man ein Foto und muss die Quittung selbst nicht mehr aufbewahren!“
Der Wechsel
Nachdem man sich für TriFact365 entschieden hatte, mussten die Login-Codes und E-Mail-Adressen aller Kunden geändert werden, damit die Belege an TriFact365 statt an DizzyData geschickt wurden. Leontine ist sich darüber im Klaren, dass diese Umstellung einen großen Einfluss auf die Arbeitsweise ihrer Kunden haben könnte. Daher entschied man sich, die Entscheidung so gut wie möglich zu unterstützen und kommunizierte ausführlich mit den Kunden. Im Mittelpunkt dieser Kommunikation standen die Vorteile, die die neue Arbeitsweise für die Kunden hat.
Vorteile
Ein Beispiel für einen solchen Vorteil ist, dass diese Kunden durch die Zusammenarbeit mit TriFact365 ihre Rechnungen direkt per Post versenden können, ohne sie vorher ausdrucken zu müssen. In vielen Fällen wurde dies bereits so gehandhabt, aber ein Softwarewechsel kann ein unmittelbarer Grund für ein Büro sein, die Digitalisierung in Angriff zu nehmen. Trotz der großen Vorteile, die die digitale Verarbeitung von Rechnungen mit sich bringt, sind einige Kunden an den „Schuhkarton“ gewöhnt.
Außerdem haben diese Kunden mit TriFact365 sofortigen Zugriff auf ein Online-Archiv. In der Vergangenheit wurde ein Papierarchiv in der Kanzlei selbst aufbewahrt, was dem Kunden nicht die Möglichkeit gibt, jederzeit darauf zuzugreifen. Auf diese Weise spart die digitale Bearbeitung der Unterlagen über TriFact365 sowohl den Mandanten als auch dem Büro selbst Zeit.
Praktische Erklärungen
Natürlich gibt es immer eine Gruppe von Nutzern, die bei der Umstellung mehr Unterstützung brauchten. Diese wurden anfangs telefonisch über die Änderungen informiert. Wenn sich dies als unzureichend erwies, organisierte das Rechnungsprüfungsamt Jansen spezielle Treffen im Büro, bei denen es praktische Erläuterungen zur Funktionsweise des Programms gab.
Bei solch großen Veränderungen ist es wichtig, mit Ihrem Kunden zu kommunizieren. Holen Sie sich die Unterstützung Ihres Kunden. Schließlich wollen Sie die Umstellung auf die digitale Technik vollziehen.
Um zusätzliche Unterstützung zu bieten, schickten sie allen Kunden ein Word-Handbuch. Auf diese Weise hatten alle Kunden immer die notwendigen Unterlagen zur Hand, um später nachzulesen, was zu tun ist, wenn sie mit etwas nicht weiterkommen.
Weniger Spitzen
Inzwischen ist den meisten Kunden klar, dass die neue Arbeitsweise eine Verbesserung darstellt. Da die Rechnungen automatisch weitergeleitet werden, müssen sie nicht mehr einmal im Monat alle erforderlichen Unterlagen zusammensuchen. Leontine sagt, dass dies eine Arbeit war, mit der sie zu kämpfen hatten. Für Accountantskantoor Jansen hingegen bedeutet dies weniger Spitzen bei der Bearbeitung von Rechnungen und die Möglichkeit, mit TriFact365 einen schnelleren Einblick in die aktuellen Zahlen ihrer Kunden zu erhalten.