Spark setzt TriFact365 ein, um die Kosten genau zu erfassen

Spark arbeitet viel auf Projektbasis, wofür der Prozess der Rechnungslegung entscheidend ist. TriFact365 spielt dabei eine wichtige Rolle. Lesen Sie, wie die Entscheidung für TriFact365 zustande kam.

Technische Verbesserungen

Spark Design & Innovation arbeitet auf der ganzen Welt an der Entwicklung und Verbesserung technisch anspruchsvoller Produkte. Ausgehend von den Bedürfnissen und Fragen der Kunden werden Produkte und Verbesserungen entwickelt. Spark konzentriert sich speziell auf Entwicklungen in der Industrie, der Robotik und dem medizinischen Sektor.

„Neulich erhielten wir eine Anfrage von einem Hersteller, ob wir ihm helfen könnten, sein Lastenfahrrad modular zu gestalten. Unser neues, modulares Design spart viel Platz beim Transport, und das spart dem Hersteller enorme Transportkosten.“ Die Kosten für solche Projekte müssen genau erfasst werden. Die Zusammenarbeit zwischen TriFact365 und Spark ergab sich aus dem Wunsch von Spark nach einer professionelleren Gestaltung des Prozesses, um die Kosten zu berücksichtigen.“

Konsultation der Mitarbeiter Spark Design

Professionell arbeiten

Bei Spark ist es sehr wichtig, dass mehrere Personen ihre Zustimmung geben, bevor eine Rechnung bezahlt wird. Zuvor war dieser Prozess für Spark kompliziert, da die Kollegen dafür physisch im Büro anwesend sein mussten. TriFact365 sprach mit Karien, die für den Verbesserungsprozess verantwortlich war. Sie erinnert sich daran, wie es früher war: „Wir sind buchstäblich mit einer Quittung in der Hand zum Schreibtisch eines Kollegen gegangen, um zu fragen, ob die Informationen korrekt sind.“

Der Ausbruch der Corona-Pandemie machte die Schwachstelle dieser Arbeitsweise deutlich, aber das war nicht der einzige Auslöser. Das physische Einsammeln von Quittungen und Rechnungen kann leicht dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen und Unklarheiten entstehen. Die Verringerung dieser Fehleranfälligkeit war ein weiterer Grund für Karien, diesen Prozess zu überprüfen und sich schließlich für TriFact365 zu entscheiden. „Wir brauchen Rechenschaftspflicht und unsere Daten müssen einfach stimmen“, sagt sie.

Wichtige Kriterien

In dem Moment, in dem die Entscheidung getroffen wurde, dass die Arbeitsweise überprüft werden sollte, stellten Karien und ihre Kollegen Kriterien auf, die für ihre Arbeitsweise wichtig waren. Da Spark viel auf Projektbasis zusammenarbeitet, müssen die richtigen Kosten den richtigen Projekten zugewiesen werden. Diese Projektbearbeitung war eines der ersten Kriterien, die formuliert wurden.

Wir sind buchstäblich mit einer Quittung in der Hand zum Schreibtisch eines Kollegen gelaufen, um zu fragen, ob die Informationen korrekt waren.

Darüber hinaus kann die Genehmigung einer bestimmten Rechnung über mehrere Ebenen gehen. Daher muss die Genehmigung möglicherweise auf verschiedenen Ebenen erteilt werden. Dies war ein weiteres wichtiges Kriterium und wurde von Karien als „Must-have“ bezeichnet. Schließlich war es wichtig, dass die neue Arbeitsweise weniger umständlich war als die alte Arbeitsweise. Glücklicherweise konnten sie durch die Entscheidung für TriFact365 sogar die Geschwindigkeit des Kostengenehmigungsprozesses erhöhen.

Frau bedient eine von Spark Design entworfene Maschine

Die Auswahl

Nachdem die Kriterien klar formuliert waren, begann Karien mit der Suche nach mehreren Parteien für Interviews und Demos. Nach dieser Suche blieben nur zwei Parteien übrig, die ernsthafte Kandidaten für eine Zusammenarbeit waren. Letztendlich fiel die Wahl auf TriFact365: „Rechnungen lassen sich einfach hochladen, die Mitarbeiter müssen nicht mehr physisch anwesend sein, um eine Rechnung zu genehmigen, und wir können eine gute Struktur einrichten. Für unser Unternehmen funktioniert es einfach gut.“

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