Contabilizar el IVA consiste en registrar, por cada operación, el IVA que ha facturado y el que ha pagado, para que ambos puedan compensarse en su declaración. Usted repercute IVA sobre sus ventas y soporta IVA sobre sus gastos; la diferencia se ingresa o se devuelve. En este artículo puede leer cuándo se contabiliza, cómo hacerlo en seis pasos, un ejemplo resuelto de un trimestre y los errores que más dinero cuestan.
Primero dos aclaraciones. Contabilizar significa aquí anotar un importe en el libro mayor, no reservar algo. Y los tipos de este artículo son los españoles. El mecanismo, IVA repercutido menos IVA soportado, se aplica en toda la UE, pero los porcentajes, la periodicidad y las exenciones son nacionales. Compruebe las cifras aplicables en su propia agencia tributaria.
¿Busca algo más concreto? Si quiere entender los lados de la cuenta detrás de estos asientos, lea qué es el crédito en contabilidad. Y si quiere ver una declaración calculada, vaya al ejemplo resuelto.
Índice
¿Qué es el IVA?
El IVA es el impuesto sobre el valor añadido. Lo repercute a sus clientes y lo ingresa en la agencia tributaria, y al mismo tiempo puede deducir por lo general el IVA que soporta en sus gastos profesionales. Ingresa o recupera la diferencia. Por eso importa el registro: si ambos lados no se anotan por separado en cada operación, la diferencia ya no puede determinarse al cerrar el trimestre.
¿Cuándo se contabiliza el IVA?
- Cuando emite una factura: ingresos, es decir IVA repercutido que debe.
- Cuando recibe una factura: un gasto, es decir IVA soportado que por lo general puede recuperar.
- En un gasto privado pagado con fondos de la empresa: hace falta una corrección, porque ese IVA no es deducible.
- En casos especiales, como entregas transfronterizas o una factura con inversión del sujeto pasivo.
Contabilizar el IVA en seis pasos
La rutina siguiente convierte un montón de facturas en una declaración que puede presentar. Los pasos 1 a 3 se hacen por factura, los pasos 4 a 6 una vez por periodo. En cada paso leerá qué hace y qué tiene en la mano al terminar.
1. Separe el importe en base, IVA y total
Registre en cada asiento la base imponible, la cuota de IVA, el importe total y el código de IVA. Anotar solo el importe total es el error más frecuente, porque entonces el IVA desaparece en el gasto y ya no se puede recuperar. Resultado: un asiento con el que la declaración se construye sin recalcular nada.
2. Aplique el tipo correcto en cada línea
No todos los productos y servicios llevan el mismo tipo. En España se aplican:
- 21% (tipo general)
- 10% (tipo reducido, hostelería y transporte entre otros)
- 4% (tipo superreducido, pan, leche, libros y medicamentos entre otros)
- 0% en exportaciones y actividades exentas como la sanidad y la enseñanza
Una factura puede llevar varios tipos, y entonces cada línea recibe el suyo. Resultado: un desglose de IVA que resiste una comprobación.
3. Compruebe si el IVA soportado es deducible
No todo el IVA es deducible. Verifique que la factura está a nombre de su empresa, que se trata realmente de un gasto profesional y que el IVA figura correctamente. Una factura a nombre de un particular no es base válida para la deducción, por profesional que fuera la compra. Resultado: solo deducciones que puede justificar.
4. Sume el IVA repercutido y el soportado
Sume el IVA que repercutió en sus ventas y el que soportó en sus compras. Hágalo por tipo y no como una sola cifra, porque la declaración pide el desglose. Resultado: dos totales y su diferencia, que es el importe a ingresar o a devolver.
5. Presente la declaración
La mayoría de las empresas presenta el modelo trimestralmente, y las de mayor volumen mensualmente. La presentación se hace en la sede electrónica de la agencia tributaria, o su programa de contabilidad la envía. Resultado: una declaración presentada y un pago o una devolución con fecha.
6. Concilie y archive los justificantes
Compruebe que el saldo de IVA en su contabilidad coincide con lo declarado, y conserve las facturas subyacentes localizables junto a los asientos. Si llega una pregunta meses después, el justificante es lo que la responde. Resultado: un periodo que puede cerrar, con cada cifra rastreable hasta una factura.
Un ejemplo resuelto: un trimestre
Suponga que en un trimestre ha facturado 20.000 euros sin IVA al tipo general del 21 por ciento, con 6.000 euros de gastos profesionales, también al 21 por ciento. La declaración queda así:
| Ingresos sin IVA | 20.000 € | |
| IVA repercutido (21%) | 4.200 € | |
| Gastos sin IVA | 6.000 € | |
| IVA soportado (21%) | 1.260 € | |
| IVA a ingresar | 2.940 € |
Ingresa por tanto 2.940 euros y no 4.200. Esa diferencia de 1.260 euros es exactamente lo que se pierde si el IVA soportado nunca se desglosó por factura y desapareció dentro del importe del gasto. En un año a este nivel hablamos de unos 5.000 euros de deducción que dependen de un solo hábito de registro.
Cinco errores frecuentes
- No separar el IVA del importe total. Son los 1.260 euros del ejemplo anterior, perdidos en la cuenta de gastos.
- Contabilizar gastos privados como profesionales y deducir el IVA. Hace falta una corrección, y es la partida que una comprobación mira primero.
- Recuperar IVA extranjero sin el registro adecuado. El IVA extranjero no suele tener cabida en su declaración nacional; existe un procedimiento de devolución aparte.
- Usar un código de IVA equivocado en el programa. Los totales siguen cuadrando, así que nada llama la atención hasta que la declaración no encaja.
- Tratar una factura con inversión del sujeto pasivo como exenta. En el documento no figura IVA, pero hay que declararlo igualmente. Pasarlo por alto deja un descuadre en su propia declaración.
¿Y si no puede deducir el IVA?
Algunas profesiones y servicios están exentos de IVA. Si es su caso, no repercute IVA pero tampoco puede recuperarlo. Eso cambia cómo registra las compras: el IVA pasa a formar parte del gasto y no es un derecho de cobro, así que el importe total es el que llega a su cuenta de gastos. Hecho al revés, tanto sus gastos como su deducción quedan sobrevalorados.
Automatizar los asientos con TriFact365
La declaración se presenta desde su programa de contabilidad. TriFact365 se encarga del paso anterior: nuestra IA con autoaprendizaje reconoce automáticamente los importes y el tipo de IVA en sus facturas de compra y tickets, y prepara una propuesta de asiento con la base imponible, la cuota de IVA y el código correcto en cada línea. Tras su comprobación y aprobación, el asiento pasa a su programa de contabilidad con el documento al lado. Son los pasos 1 a 3 sin teclear de nuevo, y ahí es donde suele perderse la deducción. Descubra cómo funciona el procesamiento digital de sus facturas de compra.
Preguntas frecuentes
Registrar en cada operación el IVA que ha repercutido y el que ha soportado, separado de la base imponible, para que ambos puedan compensarse en su declaración.
La base imponible, la cuota de IVA, el importe total y el código de IVA. Si solo anota el importe total, el IVA ya no se puede recuperar.
IVA repercutido en las ventas menos IVA soportado en las compras. Con 20.000 euros de ingresos y 6.000 euros de gastos al 21%, son 4.200 menos 1.260, es decir 2.940 euros a ingresar.
El tipo general del 21%, el reducido del 10% y el superreducido del 4%. A eso se suman el 0% en exportaciones y actividades exentas como la sanidad y la enseñanza.
La mayoría de las empresas presenta el modelo trimestralmente, y las de mayor volumen mensualmente. Los plazos los fija la agencia tributaria.
El IVA de gastos profesionales suele ser deducible, siempre que la factura esté a nombre de su empresa y el IVA figure correctamente. Los gastos privados y las actividades exentas no dan derecho a deducción.
TriFact365 reconoce los importes y el tipo de IVA en sus facturas y prepara una propuesta de asiento con la base, la cuota y el código correcto en cada línea. La declaración se presenta desde su programa de contabilidad.
Conclusión
Contabilizar el IVA no es complicado mientras mantenga una rutina: separar cada importe en base e IVA, comprobar que la deducción está justificada, y sumar los dos lados por periodo. Hágalo factura a factura en lugar de de golpe al cerrar el trimestre, y la declaración se reduce a leer dos cifras.
