Le traitement manuel des factures prend beaucoup de temps et est source d’erreurs. Heureusement, il existe une solution intelligente pour traiter les factures automatiquement : la numérisation des documents. Cette technologie automatise la lecture des factures, ce qui permet aux entreprises de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’accéder plus rapidement à leurs documents financiers.
Mais comment fonctionne exactement la numérisation de documents? Et comment pouvez-vous l’utiliser vous-même ? Dans ce blog, nous vous expliquons.
Qu’est-ce que la numérisation et la reconnaissance ?
La numérisation de documents est un logiciel qui convertit les factures papier ou numériques en données structurées. Il s’agit d’un logiciel qui convertit les factures papier ou numériques en données structurées :
- Numéros de factures
- Date
- Montants (TVA comprise)
- Données du fournisseur
- Numéros IBAN
- Règles de l’article
Le logiciel lit automatiquement la facture sans que vous ayez à saisir manuellement ces données.
Comment fonctionne le processus ?
- Numériser ou télécharger des documents
- Reconnaissance de texte (OCR)
- Extraction des données
- Validation et vérification
- Faire une proposition de réservation
- Save et archive
Avantages de la fonction « scanner et reconnaître
- Gain de temps: Moins de travail de saisie manuelle.
- Moins d’erreurs: La reconnaissance automatique réduit les fautes de frappe.
- Une vision plus rapide: Traitement en temps réel des factures entrantes.
- Conformité: L’archivage numérique répond souvent aux obligations légales de conservation.
- Réduction des coûts: L’automatisation permet au service administratif de travailler plus efficacement.
Quels sont les critères à prendre en compte lors du choix d’une solution de numérisation et de reconnaissance ?
- Qualité de la technologie OCR: Le logiciel peut-il gérer des formats et des mises en page différents ?
- Intégration avec votre logiciel de comptabilité: Choisissez une solution qui fonctionne de manière transparente avec vos systèmes (par exemple, Exact, AFAS, Twinfield).
- Facilité d’utilisation: L’interface est-elle facile à utiliser pour vous et votre équipe ?
- Coûts: Certains systèmes facturent par facture, tandis que d’autres fonctionnent sur la base d’un abonnement.
Conseil : commencer à petite échelle et passer à la vitesse supérieure
Si vous êtes novice en matière de numérisation et de reconnaissance, commencez par quelques factures de fournisseurs. Testez la qualité de la reconnaissance par le logiciel, corrigez-la si nécessaire, puis passez à un plus grand nombre de documents ou à d’autres types de documents, tels que des reçus ou des bons de commande.
Avec la numérisation et la reconnaissance, le traitement automatique des factures passe à la vitesse supérieure : moins de travail, moins d’erreurs et plus de contrôle sur vos finances. L’investissement dans une bonne solution est souvent rapidement rentabilisé. Surtout à une époque où la numérisation est la norme, vous ne pouvez pas vraiment vous en passer.
