In der Geschäftswelt taucht der Begriff Proforma immer wieder auf, vor allem bei Verwaltungs-, Buchhaltungs- und Verkaufsprozessen. Aber was genau ist ein Proforma, wann wird es verwendet und wie können Sie sicherstellen, dass Sie diesen Prozess effizient organisieren?
Was ist ein Proforma?
Eine Proforma ist eine vorläufige oder unverbindliche Rechnung, die vor der tatsächlichen Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen erstellt wird. Sie soll dem Kunden einen Vorabeinblick in die zu erwartenden Kosten geben, ohne dass bereits eine offizielle Rechnungsstellung erfolgt. Man kann sie sich als ein Angebot in Rechnungsform vorstellen.
Häufig werden Proforma-Dokumente verwendet:
- Im internationalen Handel zur Vereinfachung der Zollabfertigungsverfahren.
- In Angebotssystemen, als Zwischenschritt zu einer echten Rechnung.
- Einholung einer vorherigen Vereinbarung über ein Angebot.
- Wenn die Kunden eine Vorauszahlung leisten müssen.
Wie unterscheidet sie sich von einer echten Rechnung?
Obwohl eine Proforma einer normalen Rechnung ähnelt, gibt es einige wichtige Unterschiede:
- Eine Proforma ist kein offizielles Buchhaltungsdokument.
- Es besteht noch keine Zahlungsverpflichtung.
- Die Zahlung der Mehrwertsteuer ist nicht erforderlich (die Mehrwertsteuer kann erwähnt werden, muss aber nicht ausgewiesen werden).
In der Praxis: effizientes Arbeiten mit Trifact365
Die Erstellung von Proforma kann eine immer wiederkehrende Aufgabe sein, insbesondere in Unternehmen, die viel mit Angeboten oder internationalen Kunden arbeiten. Um diesen Prozess zu rationalisieren, verwenden immer mehr Unternehmen digitale Tools. TriFact365 ist für diesen Zweck noch nicht geeignet.
Wenn eine endgültige Rechnung eingeht, kann die Integration von TriFact365 in bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Systeme dazu beitragen, manuelle Vorgänge, Fehler und Verzögerungen zu reduzieren. So bleibt Ihnen Zeit für das, was wirklich wichtig ist: Ihre Kunden und Ihr Kerngeschäft.
