E-Rechnung für Kanzleien: jedes Mandat über Peppol erreichbar
Die E-Rechnung für Kanzleien bedeutet vor allem eines: jedes Mandat muss seine Eingangsrechnungen strukturiert empfangen können. Mit TriFact365 verwalten Sie diese Mandate aus einer Umgebung, und jede empfangene Rechnung kommt ausgelesen und vorbereitet an, bereit zur Kontrolle und zur Buchung.
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Was ändert die Pflicht für eine Kanzlei?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich entgegennehmen können. Für eine Kanzlei ist das deshalb kein einzelner Fall, sondern eine Frage, die sich so oft stellt, wie Sie Mandanten haben. In unserem Helpcenter lesen Sie, wie die Einrichtung je Mandat abläuft.
Suchen Sie etwas Bestimmtes? Diese Seite behandelt die Empfangsseite, die Sie für Ihre Mandanten regeln. Die allgemeinen Regeln und der Ablauf stehen auf der Seite zur E-Rechnung. Für die tägliche Verarbeitung der Belege Ihrer Mandate gibt es die Rechnungsverarbeitung für Kanzleien. Das Versenden der Ausgangsrechnungen Ihrer Mandanten bleibt in deren eigener Fakturierungssoftware.
Wie bringen Sie Ihre Mandate auf Peppol?
Der Weg ist je Mandat derselbe. Dadurch können Sie in Wellen vorgehen statt Mandant für Mandant unter Zeitdruck.
1. Eine Registrierung je Mandat
Jeder Mandant wird unter seiner eigenen Unternehmensnummer registriert, denn eine Nummer gehört zu genau einer Peppol-Registrierung. Sie übermitteln die Daten, wir prüfen sie, und das Mandat ist im Netz erreichbar.
2. Die Rechnungen kommen je Mandat an
Peppol-Rechnungen landen im betreffenden Mandat, neben gescannten Dokumenten und E-Mails. Je Beleg sehen Sie, über welchen Kanal er hereinkam. Ein Mandant, dessen Lieferanten noch nicht umgestellt haben, arbeitet also weiter wie bisher.
3. Auslesen und Vorschlag je Mandant
Eine strukturierte Rechnung muss nicht mehr gelesen, aber sehr wohl kontiert werden. Der Buchungsvorschlag stützt sich auf den Kontenplan und die Historie des jeweiligen Mandats, nicht auf eine allgemeine Vorlage. Jeder Mandant behält also seine eigenen Konten und Gewohnheiten.
4. Kontrolle und Buchung
Ihre Mitarbeitenden kontrollieren den Vorschlag und bestätigen ihn, gegebenenfalls nach der Freigaberoute des Mandanten. Danach geht die Journalbuchung mit dem Originaldokument in die Buchhaltungssoftware des Mandats.
Alle Mandate in einer Umgebung
Eine Kanzlei arbeitet nicht mit einer Buchhaltungssoftware, sondern mit der jedes Mandanten. TriFact365 steht vor diesen Paketen und gibt Ihnen einen Überblick über die eingehenden Belege, unabhängig vom Paket des Mandats.
- Übersicht je Mandat, mit dem Status der offenen Belege
- Ihre Mitarbeitenden arbeiten für jeden Mandanten in derselben Oberfläche
- Peppol-ID je Mandat, ohne eigenen Zugangspunkt
Die Umstellung passiert nicht überall gleichzeitig
Nicht alle Mandanten bekommen ihre Rechnungen von heute auf morgen über Peppol. Strukturierte Belege und gescannte Dokumente durchlaufen deshalb denselben Weg, mit denselben Freigaberouten und demselben Audit-Trail je Mandat.
- Peppol, E-Mail, Upload und Foto im selben Ablauf
- Zeilenerkennung für nicht strukturierte Belege
- Freigabehistorie je Mandat nachvollziehbar
Häufig gestellte Fragen
Ja, die Registrierung erfolgt je Mandat, jeweils unter der eigenen Unternehmensnummer. Sie übermitteln die Daten, wir prüfen sie, und das Mandat ist im Netz erreichbar.
Eine Verwaltung kann nur bei einem Anbieter gleichzeitig registriert sein. Der Mandant meldet sich also zuerst dort ab, danach registrieren wir das Mandat.
Ja. Jede Registrierung gehört zu einer eindeutigen Unternehmensnummer, also bekommt jede Gesellschaft ihre eigene. In TriFact365 stehen diese Mandate nebeneinander in derselben Umgebung.
Nein, und das ist selten realistisch. Strukturierte Belege und Scans durchlaufen denselben Weg, sodass Sie Ihre Mandate in Wellen migrieren können, ohne den Ablauf der übrigen zu stören.
Nein. Wir decken den Empfang ab: Peppol-Registrierung, Eingang der Belege, Auslesen und Buchungsvorschlag. Das Versenden von Ausgangsrechnungen erfolgt in der Fakturierungssoftware des Mandanten, die dafür ebenfalls angeschlossen sein muss.
Sie nimmt das Lesen des Dokuments ab, nicht die Kontierung. Sachkonto, Steuerschlüssel und Kostenstelle bleiben je Mandat zu bestimmen, und eine Person bestätigt den Vorschlag vor der Buchung.
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