In der sich ständig digitalisierenden Welt wird die Effizienz der Geschäftsabläufe immer wichtiger. Einer der größten Schritte in diesem Zusammenhang ist die Umstellung von herkömmlichen Rechnungen auf UBL.
Aber was genau ist UBL? Und wie können Sie bestehende Rechnungen einfach in dieses Format umwandeln?
Was ist UBL?
UBL steht für Universal Business Language. Es handelt sich um einen internationalen Standard für elektronische Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Lieferscheine und Kostenvoranschläge. Eine UBL-Rechnung ist im Grunde eine strukturierte XML-Datei, die alle Rechnungsdaten enthält.
So können Softwareprogramme Rechnungen automatisch und ohne menschliches Zutun lesen, verarbeiten und buchen.
Warum Rechnungen in UBL umwandeln?
- Zeitersparnis: UBL-Rechnungen können automatisch verarbeitet werden, wodurch das manuelle Abtippen entfällt.
- Weniger Fehler: Durch die automatisierte Verarbeitung werden menschliche Fehler, wie falsche Beträge oder Buchungscodes, drastisch reduziert.
- Schnellere Zahlungen: Kunden können UBL-Rechnungen schneller bearbeiten und bezahlen, da sie direkt in ihre Buchhaltungssoftware eingelesen werden können.
- Gesetzliche Verpflichtungen: In den Niederlanden sind die Behörden und eine wachsende Zahl großer Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen im UBL-Format zu akzeptieren und zu versenden.
- Kosteneinsparungen: Weniger Bearbeitungszeit und weniger Fehler führen letztlich zu geringeren Verwaltungskosten.
Wie können Sie Rechnungen in UBL umwandeln?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre bestehenden Rechnungen in UBL umzuwandeln:
1. Manuelle Konvertierung (nicht empfohlen)
Technisch gesehen können Sie Ihre eigene XML-Datei im UBL-Format erstellen, indem Sie die erforderlichen Tags und Daten korrekt strukturieren. Dies ist jedoch komplex, fehleranfällig und zeitaufwändig – vor allem, wenn Sie keine Erfahrung mit XML haben.
2. Verwendung von Konvertierungswerkzeugen
Es gibt mehrere Online-Tools und Softwareprogramme, die PDF- oder Papierrechnungen in UBL umwandeln können. Diese Tools lesen die Daten aus der Rechnung (manchmal mit OCR-Technologie) und erzeugen eine korrekte UBL-Datei.
Beispiele:
- PDF2UBL
- eConnect
- Weinkeller
- Simac
Hinweis: Die Qualität der Konvertierung hängt stark davon ab, wie standardisiert Ihre Rechnungen erstellt werden.
3. Fakturierungs- oder Buchhaltungssoftware
Die meisten modernen Fakturierungs- und Buchhaltungsprogramme (wie Exact, Twinfield, Visma, Moneybird) können Rechnungen automatisch im UBL-Format exportieren. Sie können oft direkt bei der Erstellung einer Rechnung einen UBL-Export wählen, zusätzlich zur üblichen PDF-Version.
4. API-Einbindung
Für größere Organisationen oder IT-gesteuerte Unternehmen kann es interessant sein, eine API-Integration zu entwickeln oder einzusetzen, die Rechnungen automatisch in das UBL-Format konvertiert und versendet.
Bedenken hinsichtlich der Umstellung
- Datenqualität: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Daten (z. B. MwSt.-Nummern, IBAN, Zahlungsbedingungen) ordnungsgemäß und vollständig in der Originalrechnung enthalten sind.
- UBL-Spezifikationen: Es gibt mehrere UBL-Varianten (z. B. SI-UBL für die Niederlande). Prüfen Sie, welchen Standard Ihre Kunden oder Lieferanten verlangen.
- Validierung: Nach der Konvertierung ist es wichtig, die UBL-Rechnungen zu validieren, z. B. mit Online-Validierungstools oder durch Probeerfassung in einer Buchhaltungssoftware.
Schlussfolgerung
Die Umstellung von Rechnungen auf UBL bietet sowohl für Kleinunternehmer als auch für große Unternehmen erhebliche Vorteile. Durch den Einsatz der richtigen Tools und Verfahren können Sie Ihre Verwaltungsprozesse modernisieren, Fehler reduzieren und schneller bezahlt werden. Die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital – und UBL ist ein wichtiger Baustein dafür.
