Barion ist der ICT-Spezialist für kleine und mittlere Unternehmen. Das Unternehmen bietet Online Workplaces, lokales Netzwerkmanagement und Hosting für geschäftskritische Websites, Webshops und Anwendungen. Täglich arbeitet Barion an sicheren, stabilen und flexiblen IT-Lösungen für Unternehmen mit 2 bis 100 Mitarbeitern. Automatisierung liegt in der DNA von Barion, und das gilt auch für die internen Prozesse.
Das Unternehmen begann einst mit lokalem Netzwerkmanagement und Anwendungshosting auf eigener Hardware in seinem Tier-3-Rechenzentrum in Den Bosch. Heute bietet Barion eine komplette ICT-Betreuung an. Und um dies auch weiterhin in großem Umfang tun zu können, ist es entscheidend, interne Prozesse zu automatisieren – wie zum Beispiel die automatisierte Rechnungsbearbeitung.
Intelligenter arbeiten mit TriFact36
Wessel, einer der technischen Berater bei Barion, sagt: „Bei Barion arbeiten wir täglich daran, die Prozesse bei unseren Kunden zu verbessern. Dann muss man natürlich selbst vorangehen. Wir wollen keine Zeit mit manuellen Tätigkeiten, wie zum Beispiel der Rechnungsbearbeitung, verschwenden. Deshalb haben wir begonnen, mit TriFact365 zu arbeiten.“
Der erste Kontakt mit TriFact365 kam zustande, als Barion nach einer Möglichkeit suchte, eingehende Rechnungen automatisch zu erkennen, zu verbuchen und zu genehmigen – ohne dass jemand im Büro jeden Tag pdf-Dateien prüfen muss.
Vom ersten Test bis zur vollständigen Umsetzung
Was mit einem kurzen Test begann, wurde bald zu einer vollwertigen Lösung. Die Scan-Funktionalität von TriFact365 fügte sich nahtlos in das bestehende Buchhaltungspaket von Barion ein.
„Die Erkennung von Rechnungsdaten ist erstaunlich genau“, sagt Wessel. „TriFact365 liest automatisch alles von der Rechnungsnummer über die Mehrwertsteuer bis zum Hauptbuchkonto. So sparen wir Zeit für unsere Kunden.“
Digitalisierung des gesamten Rechnungswesens
Mit TriFact365 hat Barion den gesamten Buchhaltungsworkflow digitalisiert: vom Eingang der Rechnungen per E-Mail oder mobiler App bis hin zur automatischen Erkennung, Verarbeitung und Genehmigung.
Sobald eine Rechnung eingeht, wird sie automatisch erkannt und an den richtigen Kollegen zur Genehmigung weitergeleitet. Dank der Verknüpfung mit dem Buchhaltungssystem von Barion werden die Rechnungen automatisch gebucht und zur Zahlung vorbereitet.
Konzentration auf das Wesentliche: Kunden beim Wachstum helfen
„Dank TriFact365 können wir uns voll und ganz auf das konzentrieren, was wir am besten können: Kunden mit ICT unterstützen, die wirklich funktioniert“, sagt Wessel. „Ob es sich um einen sicher eingerichteten Online-Arbeitsplatz, ein stabiles WiFi-Netzwerk oder einen Webshop handelt, der rund um die Uhr zugänglich sein muss – wir wollen unsere Zeit damit verbringen und nicht mit manueller Verwaltung.“
Automatisierte Rechnungsverarbeitung als Basis für Wachstum
Bei Barion glaubt man, dass Wachstum mit Konzentration beginnt. TriFact365 hilft dem Team bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und Prozesse skalierbar zu machen. So kann Barion auch in Zukunft das tun, was es am besten kann: KMUs mit intelligenten ICT-Lösungen zum Erfolg verhelfen.
„TriFact365 passt perfekt zu unserer Vision. Automatisieren Sie, was getan werden kann, und lassen Sie Energie für das, was wirklich wichtig ist.“
