M.P.C.A. International BV, tätig im Bereich der pharmazeutischen Dienstleistungen, bearbeitet täglich Rechnungen von einer Vielzahl von Lieferanten. Ein Großteil der Verwaltungsarbeit besteht darin, den Überblick zu behalten, Rechnungen zu prüfen und Genehmigungsverfahren zu überwachen. Innerhalb dieses Prozesses spielt Office Manager Leander eine zentrale Rolle.
Als TriFact365 die neue Peppol-Funktion ankündigte, erkannte M.P.C.A. International BV sofort die Möglichkeit, seine Rechnungsbearbeitung weiter zu automatisieren und zu professionalisieren.
Automatischer Empfang über Peppol: weniger Risiko, mehr Sicherheit
Seit der Einführung von Peppol in TriFact365 werden Lieferantenrechnungen automatisch im System empfangen. Damit entfällt das Risiko, dass eine Rechnung in einem Postfach stecken bleibt oder manuell vergessen wird, hochgeladen zu werden.
Laut Büroleiter Leander bringt dies eine Reihe von Vorteilen mit sich:
- Keine verpassten Rechnungen mehr. Alles, was über Peppol gesendet wird, geht automatisch in TriFact365 ein.
- Weniger manuelle Schritte. Das reduziert das Fehlerrisiko und spart Zeit.
- Mehr Struktur im Arbeitsablauf. Die Rechnungen durchlaufen automatisch den richtigen Genehmigungsweg.
Für M.P.C.A. International BV bedeutet dies vor allem Sicherheit und Zuverlässigkeit in einem Prozess, der viel Aufmerksamkeit erfordert.
Einfache Aktivierung ohne technische Barrieren
Die Aktivierung von Peppol in TriFact365 verlief reibungslos. Nach dem Ausfüllen des Registrierungsformulars konnte die Organisation fast sofort loslegen. Die Implementierung funktionierte wie versprochen, was für einen administrativen Arbeitsablauf entscheidend ist.
Obwohl es alternative Peppol-Lösungen gibt, hat M.P.C.A. International BV keine anderen Anbieter in Betracht gezogen. Die Organisation arbeitete bereits zufriedenstellend mit TriFact365, vor allem dank des Genehmigungsflusses und der Zusammenarbeit mit dem Buchhalter.
Als klar wurde, dass TriFact365 Peppol unterstützen würde, war die Entscheidung logischerweise einfach.
Kleine Optimierungen für noch mehr Benutzerfreundlichkeit
Leander sieht Chancen vor allem in kleinen Verbesserungen, die das Erlebnis noch intuitiver machen würden:
- Eine schnelle Vorschau der Rechnungen ohne Zwischenbildschirme.
- Optionale Benachrichtigungen, die für jede einzelne Rechnung eingestellt werden können und für zusätzliche Transparenz sorgen.
Diese Funktionen sind zwar nicht unbedingt erforderlich, aber sie würden den Arbeitsablauf weiter verbessern – insbesondere für Organisationen mit mehreren Verwaltungen oder großen Rechnungsmengen.
Mit der Einführung von Peppol in TriFact365 hat M.P.C.A. International BV einen wichtigen Schritt in Richtung einer zukunftssicheren und vollständig rationalisierten Rechnungsverarbeitung gemacht.
Fast täglich profitieren sie von mehr Übersicht, weniger manueller Arbeit und einem zuverlässigen Prozess. Für Leander und seine Kollegen ist klar, dass dieser digitale Fortschritt die Qualität ihrer Verwaltungsabläufe steigert und sie in die Lage versetzt, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
