En un mundo en el que la digitalización es cada vez más importante, cada vez más empresas quieren hacer más eficientes sus procesos administrativos. ¿Uno de los más beneficiados? La contabilización automática de facturas.
Pero, ¿cómo funciona exactamente? ¿Y por qué cada vez más organizaciones lo eligen? En este blog se lo explicamos paso a paso.
¿Qué es la reserva automática?
La contabilización automática significa que las facturas entrantes ya no tienen que procesarse manualmente en el sistema contable. En su lugar, el software garantiza que los datos de las facturas se reconozcan automáticamente y se encuentren los datos financieros correctos.
Esto ahorra tiempo, reduce los errores y hace que la administración sea más manejable.
Paso 1: Recibir una factura
El primer paso es recibir la factura. Las facturas pueden llegar por correo electrónico, a través de un portal de clientes o cargarse directamente en un sistema de procesamiento de facturas.
La mayoría de los sistemas modernos pueden trabajar con varios formatos de archivo, como PDF, UBL (un formato XML estándar para facturas electrónicas) o incluso facturas en papel escaneadas.
Paso 2: Reconocimiento de datos (OCR y UBL)
- IA:
Cuando la factura se presenta en forma de imagen (por ejemplo, escaneada o en formato PDF), el sistema utiliza tecnología de IA. Esta reconoce el texto de la imagen y lo convierte en datos legibles, como el número de factura, la fecha, los importes y los tipos de IVA.
- Facturas UBL:
Las facturas electrónicas en formato UBL no requieren este reconocimiento. Los archivos UBL ya contienen los datos de forma estructurada. El programa informático lee directamente estos datos, lo que resulta más rápido y menos propenso a errores.
Paso 3: Propuestas de reserva automáticas
A partir de los datos reconocidos, el software crea una propuesta de reserva. Esta propuesta incluye:
- El proveedor
- El número y la fecha de la factura
- Importes y códigos del IVA
- La cuenta del libro mayor que debe contabilizarse
- Centros de coste o proyectos
Algunos sistemas utilizan reglas inteligentes o incluso aprendizaje automático para predecir en qué cuentas deben contabilizarse los costes, basándose en contabilizaciones anteriores.
Paso 4: Verificación y aprobación
Automático no significa que no haya comprobación. Los empleados pueden comprobar la propuesta de contabilización antes de que la factura se contabilice definitivamente. En función de los procesos internos, las facturas también pueden pasar por un flujo de aprobación en el que los responsables del presupuesto o los gestores tienen que dar su visto bueno.
Etapa 5: Contabilización
Una vez revisada y/o aprobada, el empleado contabiliza la factura definitivamente en el sistema financiero (p. ej. Exact, AFAS, Twinfield, Visma u otro sistema ERP). El empleado vincula la factura a la entrada correcta y la guarda para futuras consultas (por ejemplo, para la declaración del IVA o una auditoría).
¿Cuáles son las ventajas?
- Ahorro de tiempo: Menos trabajo manual significa más tiempo para tareas valiosas.
- Menos errores: El reconocimiento automático reduce la probabilidad de error humano.
- Tramitación más rápida: A menudo, las facturas pueden contabilizarse a los pocos minutos de recibirse.
- Ahorro de costes: menos horas de administración = menos gastos generales.
- Mejor información: Un procesamiento más rápido permite conocer en tiempo real las obligaciones pendientes y la tesorería.
Puntos clave de interés
Aunque la reserva automática ofrece muchas ventajas, es importante:
- Acuerde bien los procesos de verificación y aprobación.
- Realizar controles periódicos de la calidad del reconocimiento de datos.
- Forme bien a los empleados sobre cómo tratar las excepciones (por ejemplo, facturas no estándar).
El registro automático de facturas es un paso inteligente hacia una administración más eficiente. Gracias a tecnologías modernas como OCR, UBL y una lógica de contabilización inteligente, no solo ahorrará tiempo y dinero, sino que también profesionalizará sus procesos financieros.
TriFact365 no admite actualmente la reserva automática.
