Notas de gastos: del justificante al asiento contable
Con TriFact365 sus empleados presentan digitalmente las notas de gastos y los justificantes que han adelantado. Por cada nota queda lista una propuesta de asiento con cuenta contable y código de IVA, que pasa a su programa de contabilidad tras su aprobación, con el justificante adjunto. Un programa de nóminas liquida los gastos en la nómina; TriFact365 se ocupa de la parte contable.
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¿Qué son las notas de gastos?
Una nota de gastos es la relación con la que un empleado reclama a su empresa los gastos profesionales que ha adelantado, con los justificantes correspondientes. La empresa los comprueba y aprueba, contabiliza el gasto y reembolsa el importe. En nuestro centro de ayuda encontrará cómo funcionan la presentación y la aprobación.
¿Busca algo más concreto? Aquí se trata de gastos adelantados por una persona. Las facturas que un proveedor envía directamente a su empresa siguen otro recorrido: consulte el procesamiento de facturas. El registro de kilometraje, las tarjetas de crédito de empresa y el control de la política de gastos corresponden a su sistema de recursos humanos o de nóminas y no forman parte de TriFact365. Cómo se leen los documentos lo encontrará en el OCR de facturas.
¿Cómo se tramita una nota de gastos?
Intervienen tres personas: quien adelanta el gasto, quien aprueba y quien contabiliza. TriFact365 las coloca en una sola línea de tiempo por nota y termina en el asiento dentro de su programa de contabilidad.
1. El empleado presenta
Fotografía el justificante con la aplicación y envía la nota, también fuera de la oficina. En el caso estándar cada persona figura como acreedor en su programa de contabilidad, de modo que la nota queda vinculada al nombre correcto desde el principio.
2. La lectura la convierte en asiento
Se extraen la fecha, el importe y el IVA, y aparece una propuesta de cuenta contable. Si una nota cubre varios tipos de gasto, la reparte entre varias cuentas. Los proyectos y centros de coste siguen la configuración que TriFact365 toma de su programa de contabilidad.
3. El responsable aprueba
Cada aprobación entra en el mismo registro de auditoría que la nota. Ante una revisión se ve quién aprobó qué y cuándo, con el justificante al lado.
4. La contabilidad registra y reembolsa
Tras la aprobación, el asiento pasa a su programa de contabilidad a través del enlace. La nota llega allí como un gasto registrado sobre el acreedor. Como la persona figura como acreedor, el reembolso se paga desde su programa de contabilidad, igual que una factura de proveedor.
Presentar por aplicación, web o correo
Sus empleados envían el justificante en el momento en que lo reciben, con la aplicación gratuita de TriFact365, por el portal web o por correo electrónico. El documento se lee de inmediato y queda una propuesta de asiento por nota.
- Aplicación gratuita: fotografiar el justificante y enviarlo
- También por portal web y por correo electrónico
- Se acabó guardar tickets en el bolsillo hasta fin de mes
Circuitos de aprobación en lugar de recordatorios
Usted define una sola vez quién aprueba cada nota, por ejemplo según el importe, el equipo o el centro de coste. Después cada nota sigue ese circuito y el responsable aprueba desde la aplicación o el portal.
- Aprobación en varias fases, con aviso a la persona correspondiente
- Aprobación con el justificante a la vista
- Estado visible en todo momento: en manos de quién está la nota
Preguntas más frecuentes
No, y preferimos decirlo de entrada. TriFact365 trata los justificantes y las notas como documentos: presentar, leer, aprobar y contabilizar, con registro de auditoría por nota. El registro de kilometraje, las tarjetas de crédito de empresa y el control de la política de gastos corresponden a su sistema de recursos humanos o de nóminas.
Depende de la ruta elegida. A través de un programa de nóminas, el importe aparece en la siguiente nómina. A través de TriFact365 pasa por la contabilidad de acreedores de su programa contable, con lo que el reembolso es independiente del ciclo de nóminas y el gasto queda enseguida en la cuenta correcta.
Porque así el reembolso se trata como una factura de proveedor: el gasto en la cuenta contable, el saldo pendiente a nombre de la persona y el pago en el ciclo habitual. De ese modo se ve qué notas quedan por reembolsar.
Sí. La aplicación gratuita de TriFact365 funciona en iOS y Android. Sus empleados presentan los justificantes sobre la marcha, con una foto.
Se digitaliza al presentarlo y queda unido al asiento, con el historial de aprobación. Los plazos de conservación que se aplican a sus documentos conviene consultarlos con su asesoría.
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