Procesar las facturas manualmente lleva mucho tiempo y es propenso a errores. Afortunadamente, existe una solución inteligente para procesar las facturas automáticamente: escanear documentos. Esta procesamiento automático de facturas, ahorrando tiempo a las empresas, reduciendo errores y proporcionando una visión más rápida de sus registros financieros.
Pero, ¿cómo funciona exactamente el escaneado de documentos? ¿Y cómo puedes utilizarlo tú mismo? En este blog se lo explicamos.
¿Qué es escanear y reconocer?
La digitalización de documentos es un software que convierte las facturas en papel o digitales en datos estructurados. Por ejemplo:
- Números de factura
- Fecha
- Importes (IVA incluido)
- Datos del proveedor
- Números IBAN
- Reglas del artículo
El programa lee automáticamente la factura sin que usted tenga que teclear manualmente estos datos.
¿Cómo funciona el proceso?
- Escanear o cargar documentos
- Reconocimiento de texto
- Extracción de datos
- Validación y verificación
- Hacer una propuesta de reserva
- Guardar y archivar
Ventajas de escanear y reconocer
- Ahorro de tiempo: Menos trabajo manual de introducción de datos.
- Menos errores: El reconocimiento automático reduce los errores tipográficos.
- Conocimiento más rápido: Procesamiento en tiempo real de las facturas recibidas.
- Cumplimiento de la normativa: El archivado digital suele cumplir las obligaciones legales de conservación.
- Ahorro de costes: La automatización permite al departamento de administración trabajar de forma más eficiente.
¿En qué debe fijarse a la hora de elegir una solución de escaneado y reconocimiento?
- Calidad de la tecnología OCR: ¿Puede el software manejar distintos formatos y diseños?
- Integración con su programa de contabilidad: Elija una solución que funcione a la perfección con sus sistemas (por ejemplo, Exact, AFAS, Twinfield).
- Facilidad de uso: ¿La interfaz es fácil de usar para ti y tu equipo?
- Costes: Algunos sistemas cobran por factura, mientras que otros funcionan con un modelo de suscripción.
Consejo: empezar poco a poco y ampliar
Si es la primera vez que escanea y reconoce documentos, empiece con algunas facturas de proveedores. Compruebe si el software las reconoce bien, corrija lo que sea necesario y, a continuación, amplíe el número de facturas o de tipos de documentos, como recibos u órdenes de compra.
Con escanear y reconocer, llevará el procesamiento automático de sus facturas al siguiente nivel: menos trabajo, menos errores y más control sobre sus finanzas. La inversión en una buena solución suele amortizarse rápidamente. Especialmente en una época en la que la digitalización es la norma, no puede prescindir de ella.
