¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas en España? Hay dos plazos y no coinciden: Hacienda puede revisar cuatro años, mientras que el Código de Comercio obliga a conservar la documentación seis años. Como siempre manda el plazo más largo, la respuesta práctica es seis años. En este artículo verás de dónde salen ambos plazos, desde cuándo se cuentan y en qué casos hay que guardar los documentos todavía más tiempo.
Índice
Dos plazos sobre el mismo documento
El plazo fiscal sale del artículo 66 de la Ley General Tributaria: la Administración dispone de cuatro años para determinar la deuda tributaria, así que durante ese tiempo debes poder justificar ingresos, gastos y deducciones. El plazo mercantil sale del artículo 30 del Código de Comercio, que obliga a los empresarios a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes durante seis años.
| Plazo | Origen | Para qué sirve |
|---|---|---|
| 4 años | Ley General Tributaria, artículo 66 | Periodo en el que Hacienda puede revisar tus impuestos |
| 6 años | Código de Comercio, artículo 30 | Acreditar operaciones frente a clientes, proveedores y en un juicio |
Los dos plazos conviven, no se sustituyen. Que Hacienda ya no pueda revisar un ejercicio no significa que puedas destruir la documentación: un proveedor todavía puede reclamarte algo por la vía mercantil. Por eso la recomendación general es guardar seis años.
¿Desde cuándo se cuenta el plazo?
Aquí está el error más habitual: el plazo no empieza en la fecha de la factura. Los seis años mercantiles se cuentan desde el último asiento realizado en los libros contables, de modo que la documentación de 2026 se conserva como mínimo hasta 2032. El plazo fiscal de cuatro años se cuenta desde que termina el periodo voluntario de declaración del impuesto correspondiente.
Casos en los que hay que guardar más tiempo
- Bienes de inversión: las facturas de un activo amortizable se conservan hasta cuatro años después del último ejercicio en el que se amortiza. Un equipo comprado en 2026 y amortizado en cuatro años obliga a contar desde 2030.
- Regularización del IVA: en los bienes de inversión el IVA deducido puede regularizarse durante varios años, y las facturas deben acompañar todo ese periodo.
- Subvenciones: el plazo lo marca el organismo que concede la ayuda y puede superar los seis años.
- Procedimientos abiertos: mientras haya una inspección o un litigio en curso, la documentación afectada se conserva hasta que termine.
Los tickets de caja: el papel se borra
Un ticket de caja es un justificante como cualquier otro y está sujeto al mismo plazo. En la práctica es el documento que más problemas da, porque la mayoría se imprimen en papel térmico y el papel térmico se borra. Un ticket en blanco a los dos años ya no cumple el requisito de legibilidad, mucho antes de que venzan los seis años.
Fotografía el ticket al pagar y no a final de mes, mientras todavía se lee. Con la aplicación de recibos de TriFact365 el justificante llega directamente a tu administración, con la fecha, el importe y el IVA ya leídos.
¿Se pueden conservar en formato digital?
Sí. La normativa permite conservar las facturas recibidas, los justificantes contables y las copias de las facturas emitidas por medios electrónicos, siempre que se garantice la legibilidad y la integridad del documento durante todo el plazo y se pueda acceder a él cuando la Administración lo pida. La norma no distingue entre papel y digital: ambos formatos están sujetos al mismo periodo.
Esa parte es la que cubre TriFact365: los documentos procesados quedan consultables en el archivo digital, con la referencia al asiento y el registro de auditoría, con independencia de tu programa de contabilidad. Para tu caso concreto, consúltalo con tu asesoría.
Preguntas frecuentes
Seis años, que es el plazo del Código de Comercio y el más largo de los dos que existen. El plazo fiscal de la Ley General Tributaria es de cuatro años, pero no sustituye al mercantil.
Desde el último asiento realizado en los libros contables, no desde la fecha de la factura. La documentación de 2026 se conserva, como mínimo, hasta 2032.
La conservación por medios electrónicos está permitida si se garantiza la legibilidad y la integridad durante todo el plazo. Como el papel térmico se borra, escanear al recibirlo suele ser más seguro que guardar el original. Consúltalo con tu asesoría antes de destruir el papel.
Se conservan más tiempo: hasta cuatro años después del último ejercicio en el que el activo se amortiza, y durante todo el periodo en el que el IVA deducido puede regularizarse.
Hacienda puede considerar que un gasto no está justificado y rechazar la deducción, además de imponer una sanción. En el ámbito mercantil, quedarte sin la factura debilita tu posición frente a un cliente o proveedor.
