Dans un monde de plus en plus numérisé, l’efficacité des opérations commerciales devient de plus en plus importante. L’une des principales étapes consiste à passer des factures traditionnelles à l’UBL.
Mais qu’est-ce que l’UBL ? Et comment convertir facilement des factures existantes dans ce format?
Qu’est-ce que l’UBL ?
UBL est l’acronyme de Universal Business Language (langage universel des affaires). Il s’agit d’une norme internationale pour les documents commerciaux électroniques tels que les factures, les bordereaux d’expédition et les devis. Une facture UBL est essentiellement un fichier XML structuré contenant toutes les données de la facture.
Cela permet aux logiciels de lire, de traiter et de comptabiliser les factures automatiquement, sans intervention humaine.
Pourquoi convertir les factures en UBL ?
- Gain de temps: Les factures UBL peuvent être traitées automatiquement, ce qui élimine la ressaisie manuelle.
- Moins d’erreurs: le traitement automatisé réduit considérablement les erreurs humaines, telles que les montants ou les codes de réservation incorrects.
- Des paiements plus rapides: Les clients peuvent traiter et payer les factures de l’UBL plus rapidement car elles peuvent être lues directement dans leur logiciel de comptabilité.
- Obligations légales: Aux Pays-Bas, les gouvernements et un nombre croissant de grandes entreprises sont tenus d’accepter et d’envoyer des factures électroniques au format UBL.
- Réduction des coûts: La réduction du temps de traitement et du nombre d’erreurs se traduit en fin de compte par une diminution des coûts administratifs.
Comment convertir les factures en UBL ?
Il existe plusieurs façons de convertir vos factures existantes en UBL :
1. Conversion manuelle (non recommandée)
Techniquement, vous pouvez créer votre propre fichier XML au format UBL en structurant correctement les balises et les données nécessaires. Toutefois, cette opération est complexe, sujette à des erreurs et prend beaucoup de temps, surtout si vous n’avez aucune expérience du langage XML.
2. Utilisation des outils de conversion
Il existe plusieurs outils et logiciels en ligne qui permettent de convertir les factures PDF ou papier en UBL. Ces outils lisent les données de la facture (parfois en utilisant la technologie OCR) et génèrent un fichier UBL correct.
Exemples :
- PDF2UBL
- eConnect
- Storecove
- Simac
Remarque : la qualité de la conversion dépend fortement du degré de standardisation de la préparation de vos factures.
3. Logiciel de facturation ou de comptabilité
La plupart des programmes modernes de facturation et de comptabilité (tels que Exact, Twinfield, Visma, Moneybird) peuvent exporter automatiquement les factures au format UBL. Il est souvent possible de choisir une exportation UBL directement lors de la création d’une facture, en plus de la version PDF habituelle.
4. Intégration de l’API
Pour les grandes organisations ou les entreprises axées sur les technologies de l’information, il peut être intéressant de créer ou de déployer une intégration API qui convertit et envoie automatiquement les factures au format UBL.
Problèmes de conversion
- Qualité des données: Veiller à ce que toutes les données pertinentes (telles que les numéros de TVA, l’IBAN, les conditions de paiement) soient correctement et complètement incluses dans la facture originale.
- Spécifications de l’UBL: Il existe plusieurs variantes de l’UBL (comme SI-UBL pour les Pays-Bas). Vérifiez quelle norme est exigée par vos clients ou fournisseurs.
- Validation: Après la conversion, il est important de valider les factures UBL, par exemple à l’aide d’outils de validation en ligne ou en procédant à une saisie d’essai dans un logiciel de comptabilité.
Conclusion
La conversion des factures en UBL offre des avantages considérables aux propriétaires de petites entreprises comme aux grandes sociétés. En utilisant les bons outils et les bonnes pratiques, vous pouvez moderniser vos processus administratifs, réduire les erreurs et être payé plus rapidement. L’avenir de la facturation est numérique – et l’UBL en est un élément important.
