Tout chef d’entreprise y est confronté un jour ou l’autre : une facture est envoyée proprement, mais le paiement n’arrive pas. L’envoi d’un rappel est alors nécessaire, mais il prend souvent du temps et peut parfois s’avérer gênant. Pourtant, le suivi des factures impayées est essentiel pour une gestion financière saine.
Heureusement, ce processus n’a plus besoin d’être manuel et fastidieux. Grâce à un logiciel intelligent, l’envoi de rappels devient un processus automatisé et professionnel.
Rappel de factures et gestion des débiteurs
Un rappel est plus qu’un simple rappel amical d’un paiement en souffrance. C’est un élément essentiel d’une gestion efficace des débiteurs. En l’absence d’un suivi en temps utile, les factures impayées peuvent entraîner.. :
- Problèmes de liquidité car les paiements ne se concrétisent pas
- Perte de revenus, en particulier lorsque les factures restent impayées pendant trop longtemps
- Relations avec les clients perturbées, lorsque la communication n’est pas claire ou qu’elle est tardive
L’automatisation comme solution
De nombreuses organisations rédigent encore des rappels manuellement et les envoient par courrier électronique ou postal. Cela prend du temps et est source d’erreurs. Avantages des rappels :
- Suivi automatique: des rappels peuvent souvent être envoyés automatiquement en fonction des délais fixés.
- Un aspect professionnel: Les communications peuvent être conçues de manière cohérente et en accord avec l’image de marque de votre organisation.
- Une vision en temps réel: Vous n’avez plus besoin d’un aperçu des factures en suspens pour lesquelles aucun rappel n’a encore été envoyé.
De la réactivité à la proactivité
En automatisant l’envoi d’un rappel de facture, on passe d’une approche réactive à une approche proactive. Vous ne devez plus vérifier manuellement si un paiement est arrivé – un logiciel intelligent peut le faire automatiquement et prendre des mesures. Cela permet de gagner du temps et d’éviter que les factures ne restent ouvertes inutilement.
L’envoi de rappels ne doit pas être une tâche frustrante ou fastidieuse. Avec un logiciel, cela devient une partie intégrante de vos processus financiers. Vous bénéficiez de paiements plus rapides, d’une charge administrative réduite et d’une image professionnelle vis-à-vis de vos clients.
Courriels de rappel dans TriFact365
Exclusivement dans le cadre du processus d’approbation interne – c’est-à-dire le processus dans lequel les employés doivent approuver les factures – TriFact365 offre une solution efficace pour l’automatisation. Par exemple, la mise en place et l’envoi de courriels de rappel aux utilisateurs qui doivent encore approuver des factures peuvent être automatisés.
