La Fundación SAM Welzijn se centra en promover el bienestar y la participación entre los habitantes del municipio de Bodegraven-Reeuwijk. El objetivo es reducir las barreras para que las personas puedan participar fácilmente en la sociedad, lo que beneficia a su propio bienestar y/o a la comunidad local.
La Casa de Todo
Una iniciativa clave de SAM es la «Casa de Todo”, lugares repartidos por distintos núcleos de población. Cada núcleo cuenta con un local donde los residentes organizan actividades como comer juntos, salir de marcha y similares. Las organizaciones sociales celebran aquí mañanas sin cita previa, horas de consulta, ayuda para rellenar formularios, entre otras cosas. Wilma es responsable de la organización administrativa, los informes y las cuentas anuales de la organización.
Con 14 empleados (unos 9 a tiempo completo), hablamos en este caso de una organización relativamente pequeña, pero en la que participan un número impresionante de unos 400 voluntarios. SAM pone a disposición de estos voluntarios una infraestructura profesional para que puedan centrarse plenamente en la ejecución. Esta infraestructura podría incluir, por ejemplo, la capacidad de realizar la gestión presupuestaria.
Precios
Wilma indica que en la elección de TriFact365 influyeron varios factores. En el caso de muchas soluciones de escaneado y reconocimiento, los precios se dirigen a los contables, lo que puede resultar desventajoso cuando se compran cantidades relativamente pequeñas. El hecho de que TriFact365 tuviera un buen precio fue, por tanto, una buena razón para investigar más a fondo TriFact365.
Queremos rendir cuentas al ayuntamiento, para lo cual la función de aprobación de TriFact365 es crucial.
Además, para una institución subvencionada es muy importante poder ofrecer una rendición de cuentas precisa. Por lo tanto, el proceso de aprobación que proporciona TriFact365 es crucial, ya que garantiza que la rendición de cuentas se sitúa en el nivel adecuado de la organización. La implantación de la aplicación resultó ser un complemento especialmente valioso, ya que simplificó considerablemente el proceso de aprobación.
Puesta en marcha
Tras un breve inventario de las posibilidades, se decidió implantar inmediatamente el sistema en directo, sin periodo de prueba. Con solo una o dos pequeñas correcciones, la puesta en marcha se realizó sin problemas.
Incluso para una organización de este tamaño, Wilma subrayó la importancia de manejar el dinero comunitario con responsabilidad. Wilma se dio cuenta de que no es habitual que una organización comunitaria tenga sus procesos en tan buen orden. Cuando cambiaron a un nuevo contable que examinaba de cerca todos los procesos internos, recibieron un cumplido sobre lo bien que lo habían organizado.