Eine Umsatzsteuerbefreiung bedeutet, dass Sie auf eine Lieferung oder Leistung keine Umsatzsteuer berechnen, weil die Tätigkeit außerhalb der Steuer liegt. Ihre Rechnung enthält dann keinen Steuerbetrag, Sie dürfen aber auch die Vorsteuer auf die zugehörigen Kosten nicht abziehen. In diesem Artikel lesen Sie, wann eine Befreiung gilt, was Sie auf der Rechnung angeben, worin sich eine Befreiung vom Nullsatz und von der Steuerschuldumkehr unterscheidet, und wie eine Rechnung mit Umsatzsteuer aufgebaut ist.
Zuerst drei Situationen trennen. Eine leere Steuerspalte auf einer Rechnung kann drei Dinge bedeuten, und sie werden unterschiedlich gebucht: eine Befreiung (keine Steuer geschuldet, kein Vorsteuerabzug), der Nullsatz (Steuer zu 0 Prozent, Vorsteuerabzug bleibt) oder die Steuerschuldumkehr (Steuer voll geschuldet, aber von Ihrem Kunden). Wer die drei verwechselt, bucht die Kosten oder den Abzug falsch. Die Sätze in diesem Artikel sind die deutschen. Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer bezeichnen dabei dasselbe; Umsatzsteuer ist der amtliche Begriff.
Suchen Sie etwas Konkreteres? Für die Buchung sehen Sie Mehrwertsteuer buchen. Für die Kontoseiten hinter diesen Buchungen lesen Sie was Soll und Haben bedeuten. Und wollen Sie direkt eine befreite Rechnung sehen, gehen Sie zu dem Rechnungsbeispiel.
Inhaltsverzeichnis
- Was bedeutet von der Umsatzsteuer befreit?
- Wann gilt eine Befreiung?
- Befreiung, Nullsatz oder Steuerschuldumkehr?
- Was gehört auf eine Rechnung ohne Umsatzsteuer?
- Ein Rechnungsbeispiel: befreite Leistung
- Und mit Steuer: eine Rechnung mit zwei Sätzen
- Vier häufige Fehler
- Die Steuer aus Ihren Rechnungen auslesen
- Häufig gestellte Fragen
- Fazit
Was bedeutet von der Umsatzsteuer befreit?
Bei einer Befreiung fällt Ihre Leistung oder Lieferung aus der Umsatzsteuer heraus. Sie berechnen also keine Steuer und müssen keine abführen. Dem steht etwas gegenüber, das oft vergessen wird: Sie dürfen die Vorsteuer, die Sie selbst auf Einkäufe zahlen, nicht mehr abziehen. Diese Steuer wird Teil Ihrer Kosten. Für einen befreiten Unternehmer ist eine Eingangsrechnung mit 19 Prozent Umsatzsteuer also tatsächlich 19 Prozent teurer als für einen Kollegen, der die Vorsteuer zurückfordern kann.
Wann gilt eine Befreiung?
Die Befreiungen sind gesetzlich festgelegt und hängen an der Art der Tätigkeit, nicht an einer Wahl. Die bekanntesten:
- Heilbehandlungen: Leistungen von Ärzten, Zahnärzten, Physiotherapeuten und vergleichbaren Berufen.
- Bildung: anerkannter Unterricht und bestimmte Nachhilfe.
- Finanz- und Versicherungsleistungen.
- Vermietung und Verpachtung von Grundstücken, mit Ausnahmen und Optionsmöglichkeiten.
- Bestimmte kulturelle und soziale Leistungen, unter Bedingungen.
Neben diesen Befreiungen gibt es die Kleinunternehmerregelung: unterhalb einer Umsatzgrenze bleiben Sie außerhalb der Umsatzsteuer. Das ist keine Befreiung nach Tätigkeit, sondern nach Unternehmen. Prüfen Sie Ihren Fall beim zuständigen Finanzamt, denn Grenzen und Bedingungen ändern sich.
Befreiung, Nullsatz oder Steuerschuldumkehr?
| Steuer auf der Rechnung | Steuer geschuldet? | Vorsteuerabzug? | |
| Befreiung | keine | nein | nein |
| Nullsatz (0 %) | 0 % | ja, zu 0 % | ja |
| Steuerschuldumkehr | keine, mit Hinweis | ja, durch den Kunden | ja |
Auf der Rechnung sehen diese drei Fälle fast gleich aus: die Steuerspalte ist leer. In der Buchhaltung laufen sie völlig auseinander, und die dritte Spalte ist die, in der das Geld liegt. Eine leere Steuerspalte ist also kein Ergebnis, sondern eine Frage: welcher der drei Fälle ist es?
Was gehört auf eine Rechnung ohne Umsatzsteuer?
Alle üblichen Rechnungspflichtangaben bleiben: Rechnungsnummer, Datum, Angaben beider Parteien, eine Beschreibung des Gelieferten und der Betrag. Hinzu kommt der Grund, warum keine Steuer ausgewiesen ist. Weisen Sie also ausdrücklich darauf hin, dass es sich um eine steuerfreie Leistung handelt, oder dass die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht, oder dass der Nullsatz gilt. Ohne diesen Hinweis kann Ihr Kunde nicht feststellen, wie er die Rechnung bucht, und bei der Steuerschuldumkehr ist die Regelung ohne Hinweis nicht wirksam.
Ein Rechnungsbeispiel: befreite Leistung
Angenommen, Sie sind Physiotherapeut und stellen fünf Behandlungen zu je 100 Euro in Rechnung. Diese Leistung ist steuerfrei, die Rechnung sieht also so aus:
| Position | Menge | Betrag |
| Physiotherapeutische Behandlung | 5 | 500,00 € |
| Umsatzsteuer | keine: steuerfreie Leistung | |
| Gesamtbetrag | 500,00 € |
Achten Sie auf drei Dinge. Es gibt keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag, und damit auch keinen Nettozwischenbetrag: der Betrag ist der Betrag. Was dagegen dasteht, ist der Grund, denn ohne ihn weiß Ihr Kunde nicht, ob es eine Befreiung, der Nullsatz oder eine Steuerschuldumkehr ist. Und der Preis ist nicht gesunken: wäre dieselbe Behandlung mit 19 Prozent steuerpflichtig, hätte die Rechnung 95 Euro Steuer und einen Gesamtbetrag von 595 Euro ausgewiesen.
Die Rechnung kommt auf der Einkaufsseite. Kaufen Sie als befreiter Unternehmer einen Laptop für 1.000 Euro netto, zahlen Sie 1.190 Euro und buchen den vollen Betrag als Kosten. Ein Kollege mit steuerpflichtigen Leistungen fordert die 190 Euro zurück und behält 1.000 Euro Kosten. Dasselbe Gerät ist für Sie also 19 Prozent teurer, und genau das ist die Wirkung einer Befreiung.
Und mit Steuer: eine Rechnung mit zwei Sätzen
Berechnen Sie doch Umsatzsteuer, bekommt jeder Satz seinen eigenen Zwischenbetrag. Angenommen, Sie stellen Beratung zum Regelsatz von 19 Prozent und ein Fachbuch zum ermäßigten Satz von 7 Prozent in Rechnung:
| Position | Netto | Satz | Steuer |
| Beratung, 10 Stunden | 1.000,00 € | 19 % | 190,00 € |
| Fachbuch | 100,00 € | 7 % | 7,00 € |
| Zwischensumme netto | 1.100,00 € | ||
| Steuer gesamt | 197,00 € | ||
| Gesamtbetrag | 1.297,00 € |
Stünde auf der Rechnung nur „Umsatzsteuer 197,00 €“ ohne die Aufteilung, könnte niemand mehr bestimmen, welcher Anteil auf 19 Prozent und welcher auf 7 Prozent entfällt. Zurückrechnen ist ohne das Verhältnis unmöglich, und genau diese Aufteilung verlangt die Voranmeldung. Die Aufteilung pro Satz ist deshalb eine Pflicht und kein Service.
Vier häufige Fehler
- Befreiung und Steuerschuldumkehr verwechseln. Bei der Umkehr ist die Steuer sehr wohl geschuldet, nur von Ihrem Kunden. Als steuerfrei gebucht, fehlt sie in dessen Anmeldung.
- Als befreiter Unternehmer dennoch Vorsteuer ziehen. Dieses Recht besteht nicht, und darauf schaut eine Prüfung zuerst.
- Bei leerer Steuerspalte keinen Grund angeben. Ihr Kunde weiß dann nicht, wie er bucht, und ohne Hinweis ist die Steuerschuldumkehr unwirksam.
- Ein Steuerbetrag bei mehreren Sätzen. Das sind die 197,00 Euro aus dem Beispiel oben, unbrauchbar ohne die Aufteilung.
Die Steuer aus Ihren Rechnungen auslesen
Auf der Empfangsseite ist die Steueraufteilung genau die Arbeit, die Zeit kostet: pro Rechnung bestimmen, welche Position welchen Satz trägt, und die Beträge getrennt erfassen. TriFact365 erkennt Ihre Eingangsrechnungen und stellt einen Buchungsvorschlag in Ihrem eigenen Portal bereit, mit Nettobetrag, Steuerbetrag und Steuerschlüssel pro Zeile, auch bei Rechnungen mit leerer Steuerspalte wegen der Steuerschuldumkehr. Nach Ihrer Kontrolle und Freigabe geht die Buchung in Ihre Buchhaltungssoftware, mit dem Beleg daneben. Lesen Sie mehr über die digitale Rechnungsverarbeitung.
Häufig gestellte Fragen
Dass Sie auf eine Lieferung oder Leistung keine Umsatzsteuer berechnen, weil die Tätigkeit außerhalb der Steuer liegt. Sie führen nichts ab, dürfen aber auch die Vorsteuer auf Ihre Einkäufe nicht abziehen.
Unter anderem Heilbehandlungen, anerkannter Unterricht, Finanz- und Versicherungsleistungen, die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken sowie bestimmte kulturelle und soziale Leistungen. Die Befreiungen sind gesetzlich festgelegt.
Bei einer Befreiung ist keine Steuer geschuldet und Sie haben keinen Vorsteuerabzug. Beim Nullsatz ist die Steuer zu 0 Prozent geschuldet und der Abzug bleibt. Auf der Rechnung sehen beide gleich aus.
Alle üblichen Pflichtangaben, plus der Grund für die fehlende Steuer: steuerfreie Leistung, Nullsatz oder Übergang der Steuerschuld. Ohne diesen Hinweis weiß Ihr Kunde nicht, wie er bucht.
Nein. Wer steuerfreie Leistungen erbringt, hat keinen Vorsteuerabzug. Diese Steuer wird zu Kosten, sodass ein Einkauf mit 19 Prozent Umsatzsteuer für Sie tatsächlich 19 Prozent teurer ist.
Jeder Satz bekommt seinen eigenen Zwischenbetrag. Bei 1.000 Euro mit 19 Prozent und 100 Euro mit 7 Prozent weisen Sie 190 Euro und 7 Euro getrennt aus, mit einer Zwischensumme von 1.100 Euro, Steuer von 197 Euro und einem Gesamtbetrag von 1.297 Euro.
TriFact365 erkennt Ihre Eingangsrechnungen und stellt einen Buchungsvorschlag mit Nettobetrag, Steuer und Steuerschlüssel pro Zeile bereit, auch bei leerer Steuerspalte. Nach Ihrer Kontrolle geht die Buchung in Ihre Buchhaltungssoftware.
Fazit
Von der Umsatzsteuer befreit zu sein klingt nach einem Vorteil, ist aber vor allem eine andere Position: keine Steuer berechnen heißt auch keine zurückfordern. Noch wichtiger: lesen Sie eine leere Steuerspalte nie als selbstverständlich. Befreiung, Nullsatz und Steuerschuldumkehr sehen auf dem Papier gleich aus und werden unterschiedlich gebucht, geben Sie den Grund also immer an.
