Mehrwertsteuer buchen heißt, pro Vorgang festzuhalten, wie viel Umsatzsteuer Sie in Rechnung gestellt und wie viel Vorsteuer Sie selbst bezahlt haben, damit beide in der Voranmeldung gegeneinander verrechnet werden können. Sie erheben Umsatzsteuer auf Ihren Umsatz und zahlen Vorsteuer auf Ihre Kosten; die Differenz führen Sie ab oder erhalten Sie zurück. In diesem Artikel lesen Sie, wann Sie buchen, wie es in sechs Schritten geht, ein Rechenbeispiel für ein Quartal und welche Fehler am meisten Geld kosten.
Zuerst zwei Abgrenzungen. „Buchen“ heißt hier: einen Betrag im Hauptbuch erfassen, nicht etwas reservieren. Und die Sätze in diesem Artikel sind die deutschen. Das Prinzip, Umsatzsteuer minus Vorsteuer, gilt EU-weit, aber die Prozentsätze, die Voranmeldungszeiträume und die Befreiungen sind national geregelt. Prüfen Sie die Zahlen für Ihr Land beim zuständigen Finanzamt.
Suchen Sie etwas Konkreteres? Wollen Sie die Kontoseiten hinter diesen Buchungen verstehen, lesen Sie was Soll und Haben bedeuten. Und wollen Sie eine Voranmeldung durchgerechnet sehen, gehen Sie zu dem Rechenbeispiel.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die Mehrwertsteuer?
Die Mehrwertsteuer ist eine Steuer, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen und an das Finanzamt abführen. Gleichzeitig dürfen Sie die Vorsteuer, die Sie selbst auf betriebliche Kosten zahlen, in der Regel abziehen. Die Differenz führen Sie ab oder bekommen Sie zurück. Deshalb kommt es auf die Erfassung an: werden beide Seiten nicht pro Vorgang getrennt festgehalten, lässt sich die Differenz am Quartalsende nicht mehr ermitteln.
Wann buchen Sie Mehrwertsteuer?
- Wenn Sie eine Rechnung stellen: Umsatz, also Umsatzsteuer, die Sie erhoben haben und schulden.
- Wenn Sie eine Rechnung erhalten: Kosten, also Vorsteuer, die Sie meist zurückfordern können.
- Bei einer privaten Ausgabe mit betrieblichen Mitteln: eine Korrektur ist nötig, denn diese Vorsteuer ist nicht abziehbar.
- In Sonderfällen, etwa bei grenzüberschreitenden Lieferungen oder einer Rechnung mit Steuerschuldumkehr.
Mehrwertsteuer buchen in sechs Schritten
Die folgende Routine macht aus einem Stapel Rechnungen eine Voranmeldung, die Sie einreichen können. Schritt 1 bis 3 erledigen Sie pro Rechnung, Schritt 4 bis 6 einmal pro Zeitraum. Pro Schritt lesen Sie, was Sie tun und was Sie am Ende in der Hand haben.
1. Trennen Sie Netto, Steuer und Brutto
Halten Sie pro Buchung den Nettobetrag, den Steuerbetrag, den Bruttobetrag und den Steuerschlüssel fest. Nur den Bruttobetrag zu buchen ist der häufigste Fehler, denn dann verschwindet die Vorsteuer in den Kosten und ist nicht mehr abziehbar. Ergebnis: eine Buchung, aus der sich die Voranmeldung ohne Nachrechnen aufbauen lässt.
2. Wenden Sie pro Zeile den richtigen Satz an
Nicht jedes Produkt und jede Leistung hat denselben Satz. In Deutschland gelten:
- 19% (Regelsatz)
- 7% (ermäßigter Satz, unter anderem Lebensmittel und Bücher)
- 0% (etwa bei Ausfuhrlieferungen)
- Steuerfrei (etwa im Gesundheits- und Bildungsbereich)
Auf einer Rechnung können mehrere Sätze stehen, und dann bekommt jede Zeile ihren eigenen. Ergebnis: eine Steueraufteilung, die einer Prüfung standhält.
3. Prüfen Sie, ob die Vorsteuer abziehbar ist
Nicht jede Vorsteuer ist abziehbar. Prüfen Sie, ob die Rechnung auf den Namen Ihres Unternehmens lautet, ob es sich wirklich um betriebliche Kosten handelt und ob die Steuer korrekt ausgewiesen ist. Eine Rechnung auf einen Privatnamen ist keine gültige Grundlage für den Abzug, so betrieblich der Einkauf auch war. Ergebnis: nur Abzüge, die Sie belegen können.
4. Summieren Sie Umsatzsteuer und Vorsteuer
Addieren Sie die auf Umsätze erhobene Umsatzsteuer und die auf Einkäufe gezahlte Vorsteuer. Tun Sie das pro Satz und nicht als eine Summe, denn die Voranmeldung verlangt die Aufteilung. Ergebnis: zwei Summen und ihre Differenz, also der Betrag zur Zahlung oder Erstattung.
5. Geben Sie die Voranmeldung ab
Je nach Umsatz und Gründungsjahr melden Unternehmen monatlich oder vierteljährlich vor, teils auch nur jährlich. Die Abgabe läuft elektronisch über das Portal der Finanzverwaltung, oder Ihre Buchhaltungssoftware übermittelt sie. Ergebnis: eine abgegebene Voranmeldung und eine Zahlung oder Erstattung mit Datum.
6. Stimmen Sie ab und archivieren Sie die Belege
Prüfen Sie, ob der Steuersaldo in Ihrer Buchhaltung mit der Anmeldung übereinstimmt, und bewahren Sie die zugrunde liegenden Rechnungen durchsuchbar neben den Buchungen auf. Kommt Monate später eine Frage, ist der Beleg die Antwort. Ergebnis: ein Zeitraum, den Sie abschließen können, mit jeder Zahl auf eine Rechnung zurückführbar.
Ein Rechenbeispiel: ein Quartal
Angenommen, Sie haben in einem Quartal 20.000 Euro netto zum Regelsatz von 19 Prozent in Rechnung gestellt und hatten 6.000 Euro betriebliche Kosten, ebenfalls mit 19 Prozent. Dann sieht die Voranmeldung so aus:
| Umsatz netto | 20.000 € | |
| Umsatzsteuer (19%) | 3.800 € | |
| Kosten netto | 6.000 € | |
| Vorsteuer (19%) | 1.140 € | |
| Zahllast | 2.660 € |
Sie zahlen also 2.660 Euro und nicht 3.800. Diese Differenz von 1.140 Euro ist genau das, was verloren geht, wenn die Vorsteuer nie pro Rechnung getrennt erfasst wurde und im Kostenbetrag verschwunden ist. Auf ein Jahr gerechnet sind das bei diesem Niveau rund 4.500 Euro Abzug, der an einer einzigen Erfassungsgewohnheit hängt.
Fünf häufige Fehler
- Die Steuer nicht vom Gesamtbetrag trennen. Das sind die 1.140 Euro aus dem Beispiel oben, verschwunden im Kostenkonto.
- Private Ausgaben als betrieblich buchen und die Vorsteuer ziehen. Eine Korrektur ist nötig, und darauf schaut eine Prüfung zuerst.
- Ausländische Vorsteuer ohne die richtige Registrierung zurückfordern. Ausländische Steuer gehört meist nicht in die inländische Voranmeldung; dafür gibt es ein eigenes Vergütungsverfahren.
- Den falschen Steuerschlüssel in der Software verwenden. Die Summen stimmen dann noch, es fällt also nichts auf, bis die Anmeldung nicht aufgeht.
- Eine Rechnung mit Steuerschuldumkehr als steuerfrei behandeln. Auf dem Beleg steht keine Steuer, anzumelden ist sie trotzdem. Wird das übersehen, fehlt sie in der eigenen Anmeldung.
Was, wenn Sie keine Vorsteuer abziehen können?
Manche Berufe und Leistungen sind steuerfrei. Trifft das auf Sie zu, erheben Sie keine Umsatzsteuer, können aber auch keine Vorsteuer zurückfordern. Das ändert die Erfassung von Einkäufen: die Steuer ist dann Teil der Kosten und keine Forderung, der Bruttobetrag landet also im Kostenkonto. Umgekehrt gebucht sind sowohl Ihre Kosten als auch Ihr Abzug zu hoch.
Buchen automatisieren mit TriFact365
Die Voranmeldung selbst geben Sie aus Ihrer Buchhaltungssoftware ab. TriFact365 übernimmt den Schritt davor: unsere selbstlernende KI erkennt auf Ihren Eingangsrechnungen und Belegen automatisch die Beträge und den Steuersatz und stellt einen Buchungsvorschlag bereit, mit Nettobetrag, Steuerbetrag und Steuerschlüssel pro Zeile. Nach Ihrer Kontrolle und Freigabe geht die Buchung in Ihre Buchhaltungssoftware, mit dem Beleg daneben. Das sind die Schritte 1 bis 3 ohne Abtippen, und genau dort geht der Abzug meist verloren. Lesen Sie, wie die digitale Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen funktioniert.
Häufig gestellte Fragen
Pro Vorgang festzuhalten, wie viel Umsatzsteuer Sie erhoben und wie viel Vorsteuer Sie gezahlt haben, getrennt vom Nettobetrag, damit beide in der Voranmeldung verrechnet werden können.
Den Nettobetrag, den Steuerbetrag, den Bruttobetrag und den Steuerschlüssel. Buchen Sie nur den Bruttobetrag, ist die Vorsteuer nicht mehr abziehbar.
Umsatzsteuer auf Umsätze minus Vorsteuer auf Einkäufe. Bei 20.000 Euro Umsatz und 6.000 Euro Kosten mit 19% sind das 3.800 minus 1.140, also 2.660 Euro Zahllast.
Der Regelsatz von 19% und der ermäßigte Satz von 7%, unter anderem für Lebensmittel und Bücher. Dazu kommen der Nullsatz bei Ausfuhrlieferungen und steuerfreie Bereiche wie Gesundheit und Bildung.
Je nach Umsatz und Gründungsjahr monatlich oder vierteljährlich, in manchen Fällen nur jährlich. Die Fristen setzt die Finanzverwaltung.
Vorsteuer auf betriebliche Kosten ist in der Regel abziehbar, sofern die Rechnung auf Ihr Unternehmen lautet und die Steuer korrekt ausgewiesen ist. Private Ausgaben und steuerfreie Tätigkeiten geben kein Abzugsrecht.
TriFact365 erkennt die Beträge und den Steuersatz auf Ihren Rechnungen und stellt einen Buchungsvorschlag mit Nettobetrag, Steuer und Steuerschlüssel pro Zeile bereit. Die Voranmeldung geben Sie aus Ihrer Buchhaltungssoftware ab.
Fazit
Mehrwertsteuer buchen ist nicht kompliziert, solange Sie einer festen Routine folgen: jeden Betrag in Netto und Steuer trennen, prüfen, ob der Abzug berechtigt ist, und die beiden Seiten pro Zeitraum summieren. Machen Sie das pro Rechnung statt in einem Rutsch am Quartalsende, wird die Voranmeldung zum Ablesen von zwei Zahlen.
