E-Rechnung empfangen über das Peppol-Netz
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. TriFact365 gibt Ihnen eine Peppol-ID und nimmt Ihre Eingangsrechnungen über das Netz entgegen. Jede Rechnung wird gelesen, und Sie erhalten einen Buchungsvorschlag für Ihre Buchhaltungssoftware.
Anbindung an alle führenden Buchhaltungsprogramme
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das eine Buchhaltungssoftware direkt einlesen kann. Ein PDF gehört nicht dazu, denn das muss weiterhin von einem Menschen oder von einer Erkennung gelesen werden. Der Austausch läuft über ein Netz wie Peppol. In unserem Helpcenter lesen Sie, wie der Empfang in der Praxis abläuft.
Suchen Sie etwas Bestimmtes? TriFact365 übernimmt den Empfang Ihrer Eingangsrechnungen und deren Vorbereitung für die Buchhaltung. Das Versenden Ihrer eigenen Ausgangsrechnungen bleibt in Ihrer Fakturierungssoftware. Wie eine Rechnung ausgelesen wird, lesen Sie bei der Rechnungserkennung. Den gesamten Weg bis zur Buchung beschreibt die digitale Rechnungsverarbeitung, und für Kanzleien gibt es eine eigene Seite.
Wie können Sie eine E-Rechnung empfangen?
In vier Schritten. Den ersten richten Sie einmalig ein, danach läuft der Rest bei jeder Rechnung gleich ab.
1. Sie erhalten eine Peppol-ID
Sie übermitteln Ihre Unternehmensdaten, wir prüfen sie und melden Ihre Verwaltung im Netz an. Danach können Ihre Lieferanten Sie finden und Ihnen Rechnungen schicken. Ein eigener Zugangspunkt ist dafür nicht nötig.
2. Die Rechnung kommt an
Peppol-Rechnungen landen in derselben Arbeitsvorrat wie E-Mails, Uploads und Fotos aus der App. Je Dokument sehen Sie, über welchen Kanal es hereinkam. Ein Lieferant, der noch kein Peppol nutzt, blockiert also nichts.
3. Auslesen und Buchungsvorschlag
Eine E-Rechnung kommt bereits strukturiert an, also entfällt die Zeichenerkennung. Was nicht entfällt, ist die Kontierung: welches Sachkonto, welcher Steuerschlüssel, welche Kostenstelle. Diesen Vorschlag bereitet TriFact365 je Zeile vor, gestützt auf Ihre früheren Buchungen.
4. Sie kontrollieren und buchen
Nach Ihrer visuellen Kontrolle, und gegebenenfalls nach der Freigaberoute, geht die Journalbuchung mit dem Originaldokument in Ihre Buchhaltungssoftware. Der Zahllauf findet dort statt, nicht bei uns.
Die Empfangspflicht gilt bereits
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich entgegennehmen können. Für das Versenden gelten gestaffelte Übergangsfristen. TriFact365 deckt die Empfangsseite dieser Pflicht ab.
- Ein PDF per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung
- Strukturierte Formate nach der europäischen Norm EN 16931
- Empfang über das Peppol-Netz, ohne eigenen Zugangspunkt
Welche Fristen und Ausnahmen für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Peppol und PDF im selben Ablauf
Ihre Lieferanten stellen nicht alle am selben Tag um. Strukturierte Rechnungen und gescannte Dokumente durchlaufen deshalb denselben Weg, mit denselben Freigaberouten und demselben Audit-Trail.
- Peppol, E-Mail, Upload und Foto in einer Arbeitsvorrat
- Zeilenerkennung für nicht strukturierte Dokumente
- Je Rechnung sichtbar, über welchen Kanal sie kam
Was eine E-Rechnung nicht löst
Eine strukturierte Rechnung nimmt Ihnen das Lesen ab, nicht das Buchen. Welches Sachkonto, welcher Steuerschlüssel und welche Kostenstelle zu den Zeilen gehören, entscheidet sich weiterhin in Ihrer Verwaltung. Genau diesen Teil bereitet TriFact365 vor.
- Kontierung je Zeile, auch bei 19 % und 7 % auf einer Rechnung
- Lieferantendaten gegen Ihre Kreditoren abgeglichen
- Journalbuchung erst nach Ihrer Bestätigung
Häufig gestellte Fragen
Nein. TriFact365 übernimmt den Empfang: Peppol-ID, Eingang der Rechnungen, Auslesen und Buchungsvorschlag. Das Versenden Ihrer Ausgangsrechnungen erfolgt in Ihrer Fakturierungs- oder Buchhaltungssoftware, die dafür ebenfalls am Netz angeschlossen sein muss.
Nein. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, die eine Software direkt verarbeiten kann, nach der europäischen Norm EN 16931. Ein PDF bleibt ein Dokument, das gelesen werden muss, auch wenn es digital verschickt wird.
Nein. Sie erhalten Ihre Peppol-ID über TriFact365 und sind damit im Netz erreichbar. Einen eigenen Zugangspunkt zu betreiben ist nicht nötig.
Eine Verwaltung kann nur bei einem Anbieter gleichzeitig registriert sein. Melden Sie sich also zuerst bei Ihrem jetzigen Anbieter ab, danach registrieren wir Ihre Verwaltung.
Nein. Jede Registrierung gehört zu einer eindeutigen Unternehmensnummer. Führen Sie mehrere Gesellschaften, bekommt jede ihre eigene Registrierung.
Sie nimmt Ihnen das Lesen des Dokuments ab, nicht die Kontierung. Sachkonto, Steuerschlüssel und Kostenstelle bleiben zu bestimmen, und eine Person bestätigt den Vorschlag vor der Buchung. Genau diesen Teil bereitet TriFact365 vor.
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