La oficina de contables Jansen ofrece una solución total para las PYME. Tras enterarse de que su solución de escaneado y reconocimiento, DizzyData, dejaba de funcionar, encontraron un nuevo socio en TriFact365. Al describirles las ventajas de su nueva forma de trabajar desde la perspectiva del cliente, pudieron dar el siguiente paso en la digitalización de su flujo de facturas.
Solución total
La empresa de contabilidad Jansen existe desde hace 20 años y cuenta con un equipo de cinco personas. Lo único que tienen que hacer sus clientes es enviar las facturas. La oficina de contabilidad Jansen se encarga de todos los procesos administrativos. Para procesar las facturas de compra y venta, utilizaban DizzyData, pero como van a interrumpir su servicio, acaban de pasarse a TriFact65.
TriFact365 habla con Leontine para saber más sobre las consideraciones que han influido en este cambio y cómo ha ido la transición. Como contable de AA, es la principal responsable de los estados financieros y también participó activamente en la elección de TriFact365.
Recomendación
Una de las principales razones para considerar TriFact365 como una opción es que TriFact365 ofrece una forma de suscripción con un alto grado de previsibilidad en los costes recurrentes. Además de esta previsibilidad, las historias positivas que escuchó de un colega sobre el uso de TriFact365 jugaron un papel importante.
«Los pequeños recibos suelen desaparecer en algún lugar del coche. Con la aplicación de TriFact365, haces una foto y ya no tienes que guardar el recibo».
El cambio
Una vez elegida TriFact365, hubo que cambiar los códigos de inicio de sesión y las direcciones de correo electrónico de todos los clientes para que los documentos se enviaran a TriFact365 en lugar de a DizzyData. Leontine reconoce que este cambio podría tener un gran impacto en la forma de trabajar de sus clientes. Por lo tanto, decidieron crear el mayor apoyo posible para la decisión mediante una amplia comunicación con los clientes. En el centro de esta comunicación estaban los beneficios que la nueva forma de trabajar tiene para los clientes.
Beneficios
Un ejemplo de uno de estos beneficios es que, al trabajar con TriFact365, estos clientes pueden enviar sus facturas directamente desde el correo sin tener que imprimirlas antes. En muchos casos, esto ya se venía haciendo, pero puede que el cambio de software sea un motivo inmediato para que una oficina se lance a la digitalización. A pesar de las grandes ventajas de procesar las facturas digitalmente, algunos clientes están muy acostumbrados a la «caja de zapatos».
Además, para estos clientes, TriFact365 les ofrece acceso instantáneo a un archivo en línea. En el pasado, se guardaba un archivo en papel en la propia oficina, lo que no da al cliente la oportunidad de acceder a él en cualquier momento. De este modo, la tramitación digital de los expedientes a través de TriFact365 ahorra tiempo tanto a los clientes como a la propia oficina.
Explicaciones prácticas
Por supuesto, siempre hay un grupo de usuarios que necesitó más apoyo con la transición. Inicialmente, se les informó de los cambios por teléfono. Si eso resultaba insuficiente, Accountants Office Jansen organizaba reuniones especiales en la oficina en las que se daban explicaciones prácticas sobre el funcionamiento del programa.
Con cambios tan importantes, es importante comunicarse con el cliente. Consiga el apoyo de su cliente. Con el tiempo, querrá hacer el cambio a digital.
Para proporcionar apoyo adicional, también enviaron por correo a todos sus clientes un manual en Word. De ese modo, todos los clientes tenían siempre a mano la documentación necesaria para leer después qué hacer en el momento en que se quedaran atascados en algo.
Menos picos
A estas alturas, la mayoría de los clientes tienen claro que la nueva forma de trabajar supone una mejora. Como las facturas se envían automáticamente, ya no tienen que reunir todos los documentos necesarios una vez al mes. Leontine dice que este era un trabajo que les costaba mucho. Por otro lado, para Accountantskantoor Jansen, esto significa menos picos en el procesamiento de facturas y la opción de utilizar TriFact365 para conocer más rápidamente las cifras actuales de sus clientes.