M.P.C.A. International BV, active dans le domaine des services pharmaceutiques, traite quotidiennement les factures de divers fournisseurs. Une grande partie du travail administratif consiste à garder une vue d’ensemble, à vérifier les factures et à contrôler les processus d’approbation. Dans ce processus, l’Office Manager Leander joue un rôle central.
Lorsque TriFact365 a annoncé la nouvelle fonctionnalité Peppol, M.P.C.A. International BV a immédiatement vu des possibilités d’automatiser et de professionnaliser davantage le traitement de ses factures.
Réception automatique via Peppol : moins de risques, plus de sécurité
Depuis l’introduction de Peppol dans TriFact365, les factures des fournisseurs sont automatiquement reçues dans le système. Cela élimine le risque qu’une facture reste bloquée dans une boîte aux lettres ou qu’elle soit oubliée manuellement pour être téléchargée.
Selon le directeur du bureau, M. Leander, cela présente un certain nombre d’avantages :
- Plus de factures oubliées. Tout ce qui est envoyé via Peppol entre automatiquement dans TriFact365.
- Moins d’étapes manuelles. Cela réduit le risque d’erreurs et permet de gagner du temps.
- Plus de structure dans le flux de travail. Les factures passent automatiquement par le circuit d’approbation approprié.
Pour M.P.C.A. International BV, cela signifie avant tout la tranquillité d’esprit et la fiabilité dans un processus qui demande beaucoup d’attention.
Activation facile sans obstacles techniques
L’activation de Peppol dans TriFact365 s’est déroulée sans problème. Après avoir rempli le formulaire d’inscription, l’organisation a pu commencer presque immédiatement. La mise en œuvre a fonctionné comme prévu, ce qui est crucial pour un flux de travail administratif.
Bien que d’autres solutions Peppol soient disponibles, M.P.C.A. International BV n’a pas envisagé d’autres parties. L’organisation travaillait déjà de manière satisfaisante avec TriFact365, principalement grâce à son flux d’approbation et à sa coopération avec le comptable.
Lorsqu’il est devenu évident que TriFact365 allait soutenir Peppol, le choix a été logiquement facile.
Optimisations mineures pour une plus grande facilité d’utilisation
Leander voit surtout des opportunités dans de petites améliorations qui rendraient l’expérience encore plus intuitive :
- Un aperçu rapide des factures sans écrans intermédiaires.
- Des notifications optionnelles qui peuvent être définies par facture, offrant ainsi une visibilité supplémentaire.
Bien que ces fonctionnalités ne soient pas essentielles, elles permettraient d’affiner le flux de travail, en particulier pour les organisations disposant de plusieurs administrations ou d’un grand nombre de factures.
Avec l’arrivée de Peppol dans TriFact365, M.P.C.A. International BV a franchi une étape importante vers un traitement des factures à l’épreuve du temps et entièrement rationalisé.
Presque quotidiennement, ils bénéficient d’une meilleure vue d’ensemble, d’une réduction du travail manuel et d’un processus fiable. Pour Leander et ses collègues, il est clair que cette avancée numérique augmente la qualité de leur flux de travail administratif et leur permet de se conformer aux exigences légales.
