Logiciel purchase to pay : le côté facture de vos achats
Le logiciel purchase to pay de TriFact365 automatise le côté facture de votre processus d’achat : les factures fournisseurs sont lues, imputées jusqu’au niveau des lignes et envoyées dans votre circuit d’approbation. Après votre contrôle, l’écriture part vers votre logiciel comptable.
Lien avec tous les principaux logiciels de comptabilité
Qu’est-ce que le purchase to pay ?
Le purchase to pay, aussi appelé procure to pay ou P2P, désigne la chaîne qui va du besoin à la commande, puis à la facture et enfin au paiement. Un logiciel purchase to pay soutient cette chaîne pour que les achats et la comptabilité travaillent sur les mêmes données. Notre centre d’aide explique comment le côté facture se déroule.
Vous cherchez quelque chose de précis ? TriFact365 automatise surtout le côté facture de ce processus, pas la partie commande ni le paiement. La lecture de la facture est décrite sur la reconnaissance de factures, l’approbation par vos collègues sur les circuits d’approbation, et le parcours complet jusqu’à l’écriture sur le traitement des factures.
Comment se déroule le processus purchase to pay ?
La chaîne compte cinq étapes : commander, recevoir la facture, imputer, approuver et payer. La première et la dernière restent dans vos propres systèmes. Ci-dessous, ce que TriFact365 prend en charge à chaque étape et où se situe la reprise.
1. Commander reste chez vous
La commande et la réception des marchandises restent là où elles se trouvent aujourd’hui, dans votre module d’achat ou votre ERP. TriFact365 ne crée pas de commandes et ne rapproche pas les factures de celles-ci. Cette étape se situe en dehors de notre partie de la chaîne.
2. La facture arrive
La facture fournisseur arrive par e-mail, par téléchargement dans le portail ou comme facture électronique via Peppol. Tout atterrit dans la même pile de travail, et c’est ici que commence notre partie.
3. Imputer
La facture est lue jusqu’au niveau des lignes et une proposition d’écriture apparaît : par ligne un compte général, un code TVA et au besoin une section analytique, complétés des données du fournisseur issues de votre dossier. Plusieurs taux de TVA sur une facture restent séparés.
4. Approuver
La facture suit le circuit que vous avez défini. La personne qui approuve voit la proposition avec le document à côté, et chaque étape rejoint la piste d’audit.
5. Payer se fait dans votre système
Après votre contrôle visuel, l’écriture part avec le document d’origine vers votre logiciel comptable ou ERP. Le paiement s’y effectue.
Toutes les factures fournisseurs au même endroit
Les factures arrivent par e-mail, par téléchargement, via l’application ou comme facture électronique par Peppol. Quel que soit le canal, tout atterrit dans la même pile, de sorte qu’aucune facture ne reste dans une boîte personnelle.
- Une boîte à factures au lieu de plusieurs boîtes personnelles
- PDF et factures électroniques dans le même flux
- Visible à tout moment : chez qui se trouve une facture
Imputation et approbation dans un seul flux
La facture est lue jusqu’au niveau des lignes et préparée avec compte général et code TVA par ligne. Elle suit ensuite le circuit que vous avez défini une fois, selon le montant, la section analytique ou le fournisseur.
- Compte général et code TVA par ligne, plusieurs taux séparés
- Jusqu’à cinq étapes d’approbation, avec rappel au collègue concerné
- Chaque étape reste traçable dans la piste d’audit
Questions fréquemment posées
Le côté facture : réception, lecture, imputation, approbation et écriture dans votre logiciel comptable. Commander et payer restent dans vos propres systèmes, et nous le disons d’emblée plutôt que de promettre une suite que nous ne construisons pas.
Non. Le rapprochement à trois voies entre la commande, la réception et la facture reste dans votre ERP ou votre module d’achat. TriFact365 lit la facture, propose un compte général et un code TVA par ligne et la fait passer par le circuit d’approbation.
En pratique, les deux termes désignent la même chaîne. Procure to pay insiste davantage sur les achats stratégiques, purchase to pay sur le traitement de la commande, de la facture et du paiement.
Non. Le logiciel purchase to pay se place devant votre logiciel comptable ou ERP et lui fournit l’écriture via une connexion. Votre paquet reste en place et continue d’exécuter les paiements.
Là où votre logiciel comptable le permet, oui. La facture est enregistrée et bloquée pour le paiement, puis libérée une fois le circuit d’approbation terminé. Vos livres restent ainsi à jour sans payer trop tôt.
Voir plus de solutions
Robot comptable
Votre propre robot comptable. Ne ressaisissez plus vos factures et reçus.
Flux de travail
Créez des flux d’autorisation pour approuver les factures.
Archives numériques
Accédez aux documents à tout moment, n’importe où.