Logiciel note de frais : du justificatif à l’écriture comptable
Avec le logiciel note de frais de TriFact365, vos collaborateurs introduisent leurs dépenses avancées et leurs justificatifs par voie numérique. Chaque note reçoit une proposition d’écriture avec compte général et code TVA, qui part vers votre logiciel comptable après votre validation, justificatif compris. Un logiciel de paie règle les notes de frais via la fiche de paie. TriFact365 s’occupe de la partie comptable.
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Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est le décompte par lequel un collaborateur réclame à son employeur des dépenses professionnelles qu’il a avancées, justificatifs à l’appui. L’entreprise vérifie et approuve la note, comptabilise la charge et rembourse le montant. Notre centre d’aide explique comment l’introduction et la validation se déroulent.
Vous cherchez quelque chose de précis ? Il s’agit ici de frais avancés par une personne. Les factures qu’un fournisseur adresse directement à votre organisation suivent une autre route : voyez le traitement des factures. Le suivi kilométrique, les cartes de crédit d’entreprise et le contrôle des règles de dépenses relèvent de votre système RH ou de paie et ne figurent pas dans TriFact365. Pour la lecture des documents, voyez le logiciel de numérisation.
Comment se traite une note de frais ?
Trois personnes interviennent : celle qui avance les frais, celle qui approuve et celle qui comptabilise. TriFact365 les place sur une seule ligne du temps par note et s’arrête à l’écriture dans votre logiciel comptable.
1. Le collaborateur introduit
Il photographie le justificatif avec l’application et envoie sa note, même en déplacement. Dans le cas standard, chaque personne existe comme fournisseur dans votre logiciel comptable. La note est donc rattachée au bon nom dès le départ.
2. La lecture en fait une écriture
La date, le montant et la TVA sont extraits, et une proposition de compte général apparaît. Si une note couvre plusieurs types de frais, vous la ventilez sur plusieurs comptes. Les projets et sections analytiques suivent le paramétrage repris de votre logiciel comptable.
3. Le responsable approuve
Chaque validation rejoint la même piste d’audit que la note elle-même. En cas de contrôle, on voit donc qui a approuvé quoi et quand, avec le justificatif à côté.
4. La comptabilité enregistre
Après approbation, l’écriture part vers votre logiciel comptable via la connexion. La note y arrive comme une charge enregistrée sur le fournisseur, avec la pièce attachée à l’écriture.
5. Le remboursement passe par la comptabilité fournisseurs
Comme la personne est enregistrée en tant que fournisseur, vous remboursez depuis votre logiciel comptable, exactement comme une facture fournisseur. Le paiement s’y effectue. TriFact365 fournit l’écriture et le justificatif.
Introduire par application, web ou e-mail
Vos collaborateurs envoient leurs justificatifs au moment où ils les reçoivent, avec l’application gratuite TriFact365, via le portail web ou par e-mail. Le document est lu immédiatement. Une proposition d’écriture attend ensuite par note.
- Application gratuite : photographier le justificatif et l’envoyer
- Possible aussi par portail web et par e-mail
- Plus de justificatifs conservés dans une poche jusqu’à la fin du mois
Des circuits de validation au lieu de relances
Vous définissez une fois qui approuve quelle note, par exemple selon le montant, l’équipe ou la section analytique. Chaque note suit ensuite ce circuit, et le responsable approuve depuis l’application ou le portail.
- Validation en plusieurs étapes, avec rappel à la personne concernée
- Approbation avec le justificatif affiché à côté
- Statut visible à tout moment : chez qui la note se trouve
Notes de frais, justificatifs et factures au même endroit
À côté des notes et des justificatifs, vous traitez aussi vos factures d’achat et de vente sur la même plateforme. Votre administration travaille donc dans un seul environnement au lieu de trois.
- Notes, justificatifs et factures dans la même pile de travail
- Lecture jusqu’au niveau des lignes, TVA comprise
- Une seule connexion vers votre logiciel comptable
Chaque justificatif reste retrouvable
Le justificatif introduit reste attaché à l’écriture et reste consultable dans l’archive numérique, historique de validation compris. Plus besoin donc de chercher un ticket papier lorsque quelqu’un pose une question des mois plus tard.
- Justificatif et écriture restent liés
- Piste d’audit par note : qui a approuvé et quand
- Archive indépendante de votre logiciel comptable
Questions fréquemment posées
Non, et nous préférons le dire d’emblée. TriFact365 traite les justificatifs et les notes comme des documents : introduire, lire, approuver et comptabiliser, avec une piste d’audit par note. Le suivi kilométrique, les cartes de crédit d’entreprise et le contrôle des règles de dépenses relèvent de votre système RH ou de paie.
Cela dépend de la route choisie. Via un logiciel de paie, le montant apparaît sur la fiche suivante. Via TriFact365, il passe par la comptabilité fournisseurs de votre logiciel comptable : le remboursement est alors indépendant du cycle de paie et la charge se trouve tout de suite sur le bon compte.
Parce que le remboursement est alors traité comme une facture fournisseur : la charge sur le compte général, le solde ouvert au nom de la personne et le paiement dans le cycle habituel. Vous voyez ainsi quelles notes restent à rembourser.
Oui. L’application gratuite TriFact365 tourne sur iOS et Android. Vos collaborateurs introduisent leurs justificatifs en déplacement, avec une photo.
Il est numérisé au moment de l’introduction et reste attaché à l’écriture, historique de validation compris. Les délais de conservation applicables à vos pièces se vérifient auprès de votre comptable.
Une connexion à votre logiciel comptable ou ERP est nécessaire, car c’est là que l’écriture arrive et que le remboursement s’effectue. Les paquets raccordés figurent sur la page des connexions.
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