OCR facturas: lectura automática hasta el nivel de línea
Con el OCR de facturas de TriFact365, sus facturas y recibos se leen automáticamente, línea por línea. Usted los entrega por correo electrónico, por carga en el portal, con la aplicación móvil o a través de la red Peppol, y recibe una propuesta de asiento completa para su programa de contabilidad.
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¿Qué es el OCR de facturas?
El OCR de facturas es la lectura automática de los datos de una factura: proveedor, fecha, importes, IVA y líneas. Un OCR puro convierte la imagen en texto; el reconocimiento de facturas interpreta ese texto y lo convierte en una propuesta de asiento. En nuestro centro de ayuda encontrará cómo funciona en la práctica.
¿Busca algo más concreto? Esta página trata de la lectura de la factura en sí. Cómo llegan y se digitalizan los documentos lo encontrará en el software de escaneo y reconocimiento. El recorrido completo, desde la recepción hasta el asiento, está en el procesamiento de facturas, y la aprobación por parte de sus compañeros en los flujos de aprobación.
¿Cómo funciona el OCR de facturas?
En cuatro pasos: recepción, lectura de caracteres, reconocimiento de campos e imputación. Los tres primeros son automáticos. En el cuarto nace la propuesta que usted confirma.
1. Llega la factura
Por correo electrónico, por carga en el portal, con la aplicación móvil o como factura electrónica a través de la red Peppol. Todo acaba en el mismo flujo de trabajo, sea cual sea el canal.
2. Lectura de caracteres
Un escaneo o un PDF se endereza y se convierte en texto. En una factura electrónica este paso desaparece, porque los datos llegan ya estructurados. Lo que no desaparece es la imputación.
3. Reconocimiento de campos
Se identifican el número, la fecha, el vencimiento, los importes por tipo de IVA y cada una de las líneas. El proveedor se coteja con los acreedores de su contabilidad. Como cada empresa usa un diseño distinto, este paso trabaja con patrones y no con posiciones fijas.
4. Imputación y propuesta de asiento
Por línea se proponen una cuenta contable y un código de IVA, y si hace falta un centro de coste. Tras su confirmación, el asiento pasa a su programa de contabilidad, donde también se realiza el pago.
En tiempo real, sin cola de espera
Usted sube el documento y sigue trabajando. No hay un paso de procesamiento manual, así que su propuesta de asiento está lista en segundos, también en épocas de mucho volumen.
- Propuesta de asiento disponible en segundos
- Sin procesamiento por lotes ni cola de espera
- Entrega por correo, carga, aplicación o Peppol
Cuenta contable y código de IVA por línea
En facturas con un diseño habitual, más del 90 % de los campos se reconocen correctamente a la primera. La propuesta cubre el asiento completo, líneas incluidas, de modo que suelen bastar un control visual y una confirmación.
- Más del 90 % de los campos correctos de forma directa
- Reconocimiento de líneas, así que el asiento queda detallado
- Importes separados por tipo de IVA, también con el 21 % y el 10 % en una misma factura
Más preciso con cada factura
TriFact365 aprende de cada factura que usted procesa. Un proveedor que contabiliza todos los meses necesita por tanto cada vez menos correcciones.
- Los modelos se apoyan en sus asientos anteriores
- Una corrección actúa ya en la siguiente factura del mismo proveedor
- La escritura a mano y las fotos torcidas siguen siendo la excepción que pide una persona
Preguntas más frecuentes
El OCR convierte una imagen en texto. El reconocimiento de facturas interpreta ese texto en el contexto de su contabilidad y asigna los importes a los campos correctos y el proveedor a un acreedor. El OCR por sí solo da un documento consultable; el reconocimiento da una propuesta de asiento.
Sí. La factura se lee hasta el nivel de línea y por cada línea se proponen una cuenta contable y un código de IVA. Así, varios tipos de IVA y varios centros de coste quedan separados en una misma factura.
No. La propuesta es automática, la confirmación sigue siendo humana. Solo después de ese control el asiento pasa a su programa de contabilidad. Contabilizar sin control únicamente traslada el trabajo a correcciones posteriores.
Con una factura electrónica desaparece la lectura de caracteres, porque los datos llegan estructurados. La imputación no desaparece: la cuenta contable, el código de IVA y el centro de coste se deciden en el mismo paso en ambos casos.
Necesita una conexión con su programa de contabilidad o ERP, porque ahí es donde llega el asiento. Los paquetes conectados aparecen en la página de enlaces.
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