Rechnungserkennung mit KI: in Echtzeit, bis auf Zeilenebene
Rechnungserkennung mit selbstlernender KI: TriFact365 liest Rechnungen und Belege automatisch aus, bis auf Zeilenebene. Liefern Sie per Upload, E-Mail, App oder Peppol und erhalten Sie innerhalb von Sekunden einen vollständigen Buchungsvorschlag für Ihre Buchhaltungssoftware.
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Was ist Rechnungserkennung?
Rechnungserkennung ist Software, die Rechnungsdaten automatisch ausliest, also Lieferant, Datum, Beträge, Steuer und Rechnungszeilen, und daraus einen Buchungsvorschlag erstellt. Moderne Rechnungserkennung kombiniert OCR mit selbstlernender KI und wird mit jeder Rechnung genauer. In unserem Helpcenter lesen Sie, wie die automatische Erkennung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen funktioniert.
Suchen Sie etwas Bestimmtes? TriFact365 optimiert Ihre gesamte Pre-Accounting, bis hin zur Journalbuchung in Ihrer Buchhaltungssoftware. Die Rechnungserkennung betrifft das Auslesen der Rechnung selbst. Wie Rechnungen ankommen und gescannt werden, lesen Sie bei Rechnungen digitalisieren. Und für den gesamten Weg bis zur Buchung gibt es eine eigene Seite.
Wie funktioniert die Rechnungserkennung?
Die Erkennung läuft in vier Schritten: Zustellung, Zeichenerkennung, Felderkennung und Kontierung. Die ersten drei sind automatisch. Im vierten entsteht der Buchungsvorschlag, den Sie bestätigen.
1. Die Rechnung kommt an
Per E-Mail, per Upload im Portal, über die mobile App oder als E-Rechnung über das Peppol-Netz. Alles landet in derselben Arbeitsvorrat, unabhängig vom Kanal.
2. Zeichenerkennung
Ein Scan oder ein PDF wird begradigt und in Text umgewandelt. Bei einer E-Rechnung entfällt dieser Schritt, weil die Daten bereits strukturiert vorliegen. Was dabei nicht entfällt, ist die Kontierung.
3. Felderkennung
Aus dem Text werden die Felder bestimmt: Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsziel, Beträge je Steuersatz und die einzelnen Zeilen. Der Lieferant wird mit den Kreditoren in Ihrer Verwaltung abgeglichen. Weil jedes Unternehmen ein anderes Layout verwendet, arbeitet dieser Schritt mit Mustern statt mit festen Positionen.
4. Kontierung und Buchungsvorschlag
Je Zeile werden ein Sachkonto und ein Steuerschlüssel vorgeschlagen, bei Bedarf ergänzt um eine Kostenstelle. Nach Ihrer Bestätigung geht die Journalbuchung in Ihre Buchhaltungssoftware, wo auch der Zahllauf stattfindet.
Rechnungserkennung in Echtzeit, ohne Warteschlange
Hochladen und sofort weiterarbeiten: TriFact365 erkennt Rechnungen ohne manuellen Verarbeitungsschritt. Dadurch steht Ihr Buchungsvorschlag auch zu Spitzenzeiten innerhalb von Sekunden bereit.
- Erkennung in Echtzeit: innerhalb von Sekunden ein Buchungsvorschlag
- Dadurch kein manueller Verarbeitungsschritt und keine Warteschlange
- Zustellung per E-Mail, Upload, mobiler App oder über das Peppol-Netz
KI wählt Sachkonto und Steuerschlüssel
TriFact365 erkennt über 90 % der Rechnungen mit gängigem Layout direkt korrekt und schlägt die vollständige Journalbuchung vor, inklusive Sachkonto, Steuerschlüssel und Rechnungszeilen. So genügen meist eine visuelle Kontrolle und ein Klick.
- Über 90 % der Felder direkt korrekt erkannt
- Zeilenerkennung: Journalbuchung bis auf Zeilenebene
- Beträge je Steuersatz getrennt, auch bei 19 % und 7 % auf einer Rechnung
Selbstlernend: mit jeder Rechnung genauer
TriFact365 lernt aus jeder Rechnung, die Sie verarbeiten. Ein Lieferant, den Sie monatlich buchen, braucht deshalb immer weniger Korrekturen.
- Die Modelle stützen sich auf Ihre früheren Buchungen
- Korrekturen wirken sofort auf die nächste Rechnung desselben Lieferanten
- Handschrift, schiefe Fotos und ungewöhnliche Layouts bleiben die Ausnahme, die eine Person braucht
Häufig gestellte Fragen
OCR macht aus einem Bild Text. Die Rechnungserkennung interpretiert diesen Text im Kontext Ihrer Verwaltung und ordnet Beträge den richtigen Feldern und den Lieferanten einem Kreditor zu. OCR allein liefert ein durchsuchbares Dokument, die Erkennung einen Buchungsvorschlag.
Ja. Mit der Zeilenerkennung wird die Rechnung bis auf Zeilenebene ausgelesen und je Zeile ein Sachkonto und ein Steuerschlüssel vorgeschlagen. Dadurch lassen sich mehrere Steuersätze und Kostenstellen auf einer Rechnung sauber trennen.
Bei Rechnungen mit gängigem Layout werden über 90 % der Felder direkt erkannt, und die Genauigkeit steigt je Lieferant, weil die Modelle aus Ihren früheren Buchungen lernen. Handschrift, schlechte Scans und ungewöhnliche Layouts bleiben die Ausnahme, die eine Person braucht.
Bei einer E-Rechnung entfällt die Zeichenerkennung, weil die Daten strukturiert ankommen. Die Kontierung entfällt nicht: welches Sachkonto, welcher Steuerschlüssel und welche Kostenstelle zu den Zeilen gehören, entscheidet sich in beiden Fällen im selben Schritt.
Nein. Der Vorschlag entsteht automatisch, die Bestätigung bleibt bei einer Person. Danach geht die Journalbuchung in Ihre Buchhaltungssoftware, wo auch der Zahllauf stattfindet. Ohne Kontrolle zu buchen verlagert die Arbeit nur auf Korrekturen im Nachhinein.
Sie brauchen eine Verbindung zu Ihrer Buchhaltungs- oder ERP-Software, denn dort landet die Journalbuchung. Welche Pakete angebunden sind, sehen Sie auf der Seite Schnittstellen.
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