Factuurherkenning met AI, realtime tot op regelniveau
Factuurherkenning is het automatisch herkennen en uitlezen van facturen. TriFact365 doet dat realtime en tot op elke factuurregel, met in Nederland ontwikkelde AI.
Wat is factuurherkenning?
Factuurherkenning is software die factuurgegevens automatisch uitleest: leverancier, datum, bedragen, btw en factuurregels. Daar maakt het een boekingsvoorstel van. Moderne factuurherkenning combineert OCR met zelflerende AI en wordt met elke factuur nauwkeuriger.
Het verschil zit in de details. Herkenning op kopregel leest alleen het totaal. Op regelniveau krijgt elke factuurregel zijn eigen grootboekrekening en btw-code, zodat je minder hoeft na te boeken.
Hoe facturen binnenkomen en gescand worden, lees je bij scan en herken. Het hele traject tot en met de boeking vind je bij factuurverwerking.
Zelflerende factuurherkenning, elke maand nauwkeuriger
90%+
van de velden wordt direct correct herkend, gemeten per veld over alle verwerkte facturen.
Hoe controleer je een herkende factuur?
In het controlescherm staan het boekingsvoorstel en de PDF naast elkaar. Controleren gaat in vier stappen.
De leverancier wordt automatisch gematcht
Is de leverancier nieuw, dan doet TriFact365 een voorstel via de KvK-koppeling. Jij controleert en slaat op.
Ook in deze stap: automatische controle op dubbele facturen
Je ziet direct waar elke waarde vandaan komt
Klik op een veld en de herkende waarde licht op in de factuur. Kon een veld niet worden gevuld, dan is het rood: klik in de PDF op de juiste waarde en die wordt direct overgenomen.
Ook in deze stap: tekst kopiëren uit de PDF · meerdere woorden tegelijk overnemen met een kader
Per regel grootboek en btw-code, en rekenen in het veld
Elke factuurregel heeft een eigen boekingsregel met grootboek en btw-code. Staan er twee databundels van € 5 op de factuur? Typ 5+5 in het bedragveld en btw en totalen rekenen mee.
Ook in deze stap: regels samenvoegen · creditfactuur · transitorisch boeken · kostenplaats en kostendrager · verlegde btw · vreemde valuta
Na jouw akkoord gaat de boeking naar je pakket
Voeg eventueel een opmerking toe en verzend. De journaalpost gaat naar je boekhoudpakket en elke stap staat in de historie.
Ook in deze stap: historie en audit trail, bij een aantal pakketten mee te sturen als pdf
Kopregel of regelniveau: wat is het verschil bij factuurherkenning?
| Herkenning op kopregel | TriFact365 | |
|---|---|---|
| Wat wordt herkend | Kopgegevens en totaalbedrag | Kopgegevens én elke factuurregel |
| Grootboek en btw-code | Eén voorstel voor de hele factuur | Per regel, met standaarden uit de stamgegevens |
| Controleren | Velden naast de factuur | Klik op een veld en zie de waarde in de PDF, tekst kopiëren uit de PDF |
Het boekingsvoorstel staat klaar voor jouw pakket
Kies je pakket en zie waar het voorstel na jouw akkoord terechtkomt. Zo sluit de herkenning aan op je volledige factuurverwerking.
Na jouw akkoord in Exact Online
- Journaalpost in het inkoopdagboek
- 4 boekingsregels, elk met een eigen grootboekrekening
- Btw per regel op de juiste btw-code: hoog, laag en geen btw
- Factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum overgenomen
- Het originele document of een link ernaar bij de boeking
- De historie als extra bijlage: wie wat wanneer heeft gecontroleerd en geboekt, met de opmerkingen erbij
Factuurherkenning in actie, met jouw eigen facturen
In een demo laten we zien hoe het werkt met jouw pakket en jouw documenten.
Veelgestelde vragen over factuurherkenning
De herkenning is realtime: binnen enkele seconden na het aanleveren staat het boekingsvoorstel klaar, ook op piekmomenten. Er is geen handmatige verwerkingsstap, dus je kunt uploaden en direct verder werken.
Ja. TriFact365 koppelt met de top 10 aan boekhoud- en ERP-pakketten in Nederland en is van elk daarvan officieel en/of gecertificeerd API-partner. Zo komt elk boekingsvoorstel na jouw akkoord op de juiste plek in je administratie.
Die komen binnen met gestructureerde data, dus de tekens hoeven niet gelezen te worden. De herkenning die de boeking bepaalt blijft wel: de factuurregels worden gekoppeld aan de juiste grootboekrekeningen, btw-codes en subbedragen. De pdf gaat mee als leesbaar document.
Bij een gescande factuur bestaat de tekst uit beeld, dus zet OCR de tekens eerst om in leesbare tekst. Een digitaal aangemaakte pdf heeft die tekstlaag al, waardoor die stap wegvalt. Daarna volgt in beide gevallen hetzelfde: per factuurregel een voorstel voor grootboekrekening en btw-code.
Velden die niet konden worden gevuld, zijn rood gemarkeerd in het controlescherm. Je klikt in de factuur op de juiste waarde en verwerkt de factuur verder.
Ja. Naast inkoopfacturen herken je ook verkoopfacturen en bonnetjes, en tientallen andere documenttypen via de Document Hub.
Ja. Facturen in vreemde valuta en met verlegde btw worden herkend en met de juiste btw-code voorgesteld.
De herkenning is in Nederland ontwikkeld en draait op servers in de EU.
Elke factuurregel herkend, vanaf je eerste upload
Upload een factuur en zie het boekingsvoorstel binnen seconden.