Die E-Rechnungspflicht gilt in Deutschland gestaffelt. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025, und zwar unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße. Versenden müssen Sie ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, und ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Dieser Artikel zeigt, ab wann die Pflicht für Sie greift, was als E-Rechnung zählt und welche Rechnungen ausgenommen bleiben.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht verpflichtet inländische Unternehmen dazu, Rechnungen für B2B-Umsätze in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen und zu empfangen. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das die Vorgaben im Umsatzsteuergesetz verankert hat, insbesondere in § 14 UStG zur Definition und in § 27 Abs. 38 UStG zu den gestaffelten Übergangsregelungen.
Entscheidend ist die neue Begriffstrennung. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach der europäischen Norm EN 16931. Alles andere, auch eine PDF-Datei, gilt nur noch als sonstige Rechnung. Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen: eine per Mail verschickte PDF war nie eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes und wird es auch nicht.
Wer ist wann verpflichtet?
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können, unabhängig vom Umsatz |
| 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen bleiben zulässig, sofern der Empfänger zustimmt |
| 1. Januar 2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro |
| 1. Januar 2028 | Versandpflicht für alle inländischen B2B-Umsätze |
Die 800.000-Euro-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres. Für den Stichtag 2027 zählt also Ihr Umsatz des Jahres 2026. Wichtig ist die Asymmetrie: die Umsatzgrenze gilt nur für das Versenden. Empfangen können müssen Sie seit 2025, auch als Kleinunternehmer, als Vermieter mit Umsatzsteuer-Option oder als Verein mit unternehmerischem Bereich.
Eine Verschiebung des Stichtags 2027 wurde im Sommer 2026 von Verbandsseite gefordert, ist aber keine Rechtsänderung. Solange nichts beschlossen ist, gelten die Termine wie oben.
Was zählt als E-Rechnung?
Zulässig sind strukturierte Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0 in den entsprechenden Profilen. Auch ein EDI-Verfahren bleibt möglich, sofern sich daraus die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Daten korrekt extrahieren lassen.
Der Weg, auf dem die Rechnung übermittelt wird, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. In der Praxis laufen strukturierte Rechnungen häufig über ein Netzwerk wie Peppol, teilweise auch per E-Mail oder über ein Portal des Geschäftspartners. Welche Kombination aus Format und Übertragungsweg in Ihrem Fall passt, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung und Ihrem Softwareanbieter.
Was passiert, wenn Sie nichts tun?
Auf der Empfangsseite ist die Folge unmittelbar praktisch. Ein Lieferant, der Ihnen ab seinem Stichtag eine E-Rechnung schickt, ist dazu berechtigt, und Sie müssen sie entgegennehmen können. Fehlt diese Möglichkeit, bleibt die Rechnung liegen, und damit verzögert sich auch die Zahlung.
Auf der Versandseite geht es um die Ordnungsmäßigkeit der Rechnung. Wer nach seinem Stichtag weiterhin PDF-Rechnungen an Geschäftskunden schickt, stellt keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes aus, was Rückfragen und Korrekturen nach sich ziehen kann. Welche Konsequenzen das im Einzelfall für den Vorsteuerabzug Ihres Kunden hat, ist eine Frage für Ihre Steuerberatung.
Welche Rechnungen sind ausgenommen?
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
- Fahrausweise
- Rechnungen an Privatpersonen, also der gesamte B2C-Bereich
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG, allerdings nur beim Ausstellen; empfangen müssen auch sie
Was Sie jetzt tun können
- Prüfen Sie Ihren Vorjahresumsatz, denn er entscheidet über 2027 oder 2028.
- Klären Sie, über welchen Weg eingehende E-Rechnungen bei Ihnen ankommen und wer sie bearbeitet.
- Prüfen Sie, ob Ihre Fakturierungssoftware strukturierte Rechnungen erzeugen kann.
- Regeln Sie die Archivierung: strukturierte Rechnungen werden im Originalformat aufbewahrt, und die Aufbewahrungsfristen gelten unverändert.
Die Empfangsseite können Sie unabhängig von Ihrer Fakturierung regeln. TriFact365 nimmt eingehende Rechnungen über das Peppol-Netz entgegen, liest sie aus und bereitet einen Buchungsvorschlag für Ihre Buchhaltungssoftware vor. Mehr dazu lesen Sie bei E-Rechnung empfangen. Das Ausstellen Ihrer eigenen Ausgangsrechnungen bleibt in Ihrer Fakturierungssoftware.
Häufig gestellte Fragen
Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025, unabhängig vom Umsatz, einschließlich Kleinunternehmer und Vereinen mit unternehmerischem Bereich. Versenden müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027, alle übrigen ab 2028.
Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag. Liegt Ihr Umsatz darunter, haben Sie für das Versenden bis zum 1. Januar 2028 Zeit.
Nein. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF-Datei gilt seit 2025 nur noch als sonstige Rechnung, auch wenn sie digital verschickt wird.
Für den Empfang brauchen Sie einen Weg, über den strukturierte Rechnungen bei Ihnen ankommen, und eine Ablage, in der sie im Originalformat aufbewahrt werden. Für das Versenden brauchen Sie eine Software, die Rechnungen im vorgeschriebenen Format erzeugt.
Nach Ihrem Stichtag ist eine PDF-Rechnung an einen Geschäftskunden keine ordnungsgemäße Rechnung mehr, was Rückfragen und Korrekturen auslösen kann. Welche Folgen das für den Vorsteuerabzug Ihres Kunden hat, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Nein. Die Pflicht betrifft inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatpersonen bleiben ausgenommen, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.
