Spesenabrechnung: vom Beleg bis zur Buchung in Ihrer Buchhaltungssoftware
Mit der Spesenabrechnung von TriFact365 reichen Mitarbeitende verauslagte Kosten und Belege digital ein. Je Abrechnung steht danach ein Buchungsvorschlag mit Sachkonto und Steuerschlüssel bereit, der nach Ihrer Freigabe als Journalbuchung in Ihrer Buchhaltungssoftware landet, mit dem Beleg als Nachweis. Ein HR- oder Lohnsystem rechnet Spesen über die Lohnabrechnung ab. TriFact365 übernimmt den buchhalterischen Teil.
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Was ist eine Spesenabrechnung?
Eine Spesenabrechnung ist die Aufstellung, mit der Mitarbeitende beruflich verauslagte Kosten samt Belegen beim Arbeitgeber einreichen. Das Unternehmen prüft und genehmigt sie, bucht die Kosten auf das richtige Sachkonto und erstattet den Betrag. In unserem Helpcenter lesen Sie, wie das Einreichen und Genehmigen in der Praxis abläuft.
Suchen Sie etwas Bestimmtes? Hier geht es um Kosten, die Mitarbeitende selbst vorgestreckt haben. Rechnungen, die ein Lieferant direkt an Ihre Organisation schickt, laufen über eine andere Route: siehe die digitale Rechnungsverarbeitung. Fahrtenbuch, Firmenkreditkarten und Richtlinienprüfung gehören zu Ihrem HR- oder Lohnsystem und stecken nicht in TriFact365. Wie das Auslesen selbst funktioniert, lesen Sie bei der Rechnungserkennung.
Wie läuft eine Spesenabrechnung mit TriFact365?
An einer Abrechnung sind drei Parteien beteiligt: die Person, die die Kosten vorstreckt, die Führungskraft, die genehmigt, und die Buchhaltung, die bucht. TriFact365 stellt diese drei auf eine Zeitleiste je Abrechnung und endet bei der Journalbuchung in Ihrer Buchhaltungssoftware.
1. Mitarbeitende reichen ein
Der Beleg wird mit der App fotografiert und direkt eingereicht, auch unterwegs. Im Standardfall steht jede Person als Kreditor in Ihrer Buchhaltungssoftware. Dadurch hängt die Abrechnung von Anfang an am richtigen Namen.
2. Die Erkennung macht daraus eine Buchung
Datum, Betrag und Steuer werden ausgelesen, und für das Sachkonto entsteht ein Vorschlag. Verteilt sich eine Abrechnung auf mehrere Kostenarten, splitten Sie sie über mehrere Sachkonten. Arbeiten Sie mit Projekten oder Kostenstellen, buchen Sie auch darauf. Welche Felder Sie sehen und wie sie heißen, übernimmt TriFact365 aus der angebundenen Buchhaltungssoftware.
3. Die Führungskraft genehmigt
Jede Freigabe landet im selben Audit-Trail wie die Abrechnung. So ist bei einer Prüfung nachvollziehbar, wer was wann genehmigt hat, mit dem Beleg als Nachweis daneben.
4. Die Buchhaltung bucht
Nach der Genehmigung geht die Journalbuchung über die Schnittstelle in Ihre Buchhaltungssoftware. Die Abrechnung landet dort als Kostenbuchung auf dem Kreditor, mit dem Beleg an der Buchung.
5. Die Auszahlung läuft über Ihre Kreditorenbuchhaltung
Weil die Person als Kreditor angelegt ist, zahlen Sie die Abrechnung aus Ihrer Buchhaltungssoftware aus, genau wie eine Lieferantenrechnung. Der Zahllauf findet dort statt. TriFact365 liefert die Buchung und den Beleg.
Einreichen per App, Web oder E-Mail
Mitarbeitende reichen Auslagen und Belege jederzeit ein, mit der kostenlosen TriFact365-App, über das Webportal oder per E-Mail. Der Beleg wird sofort erkannt. Danach steht je Abrechnung ein Buchungsvorschlag bereit.
- Kostenlose App für unterwegs: Beleg fotografieren und einreichen
- Auch über Webportal und E-Mail möglich
- Kein Sammeln von Papierbelegen bis zum Monatsende
Freigaberouten statt Rückfragen per Mail
Sie richten einmalig ein, wer welche Abrechnung genehmigt, zum Beispiel nach Betrag, Team oder Kostenstelle. Danach läuft jede Spesenabrechnung automatisch diese Route, und die Führungskraft gibt sie in der App oder im Portal frei.
- Mehrstufige Freigabe, mit Erinnerung an die zuständige Person
- Freigabe mit dem Beleg direkt daneben
- Jederzeit sichtbar, wo eine Abrechnung gerade liegt
Spesen, Belege und Rechnungen an einer Stelle
Neben Abrechnungen und Belegen verarbeiten Sie mit TriFact365 auch Eingangs- und Ausgangsrechnungen über dieselbe Plattform. Ihre Verwaltung arbeitet dadurch in einer Umgebung statt in drei.
- Spesen, Belege und Rechnungen im selben Arbeitsvorrat
- Erkennung bis auf Zeilenebene, inklusive Steuerbeträgen
- Eine Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltungssoftware statt mehrerer Exporte
Jeder Beleg bleibt auffindbar
Der eingereichte Beleg bleibt an der Buchung hängen und ist im digitalen Archiv durchsuchbar, samt Freigabehistorie. Deshalb entfällt die Suche nach einem Papierbeleg, wenn Monate später jemand danach fragt.
- Beleg und Buchung bleiben miteinander verbunden
- Audit-Trail je Abrechnung: wer hat wann genehmigt
- Archiv unabhängig von Ihrer Buchhaltungssoftware
Häufig gestellte Fragen
Nein, und das sagen wir lieber vorab. TriFact365 verarbeitet Belege und Abrechnungen als Dokument: einreichen, erkennen, genehmigen und buchen, mit Audit-Trail je Abrechnung. Fahrtenbuch, Firmenkreditkarten und Richtlinienprüfung gehören zu Ihrem HR- oder Lohnsystem.
Das hängt von der Route ab. Über ein Lohnsystem erscheint der Betrag auf der nächsten Abrechnung. Über TriFact365 läuft er durch die Kreditorenbuchhaltung Ihrer Buchhaltungssoftware, wodurch die Auszahlung unabhängig vom Lohnlauf ist und die Kosten sofort auf dem richtigen Sachkonto stehen.
Weil die Erstattung dadurch wie eine Lieferantenrechnung behandelt wird: Kosten auf das Sachkonto, offener Posten auf den Namen, Zahlung im normalen Zahllauf. So bleibt nachvollziehbar, welche Abrechnung noch offen ist.
Ja. Die kostenlose TriFact365-App läuft auf iOS und Android. Mitarbeitende reichen Belege damit unterwegs mit einem Foto ein.
Der Beleg wird beim Einreichen digitalisiert und bleibt an der Buchung hängen, inklusive Freigabehistorie. Welche Aufbewahrungsfristen für Ihre Belege gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Sie brauchen eine Verbindung zu Ihrer Buchhaltungs- oder ERP-Software, denn dort landet die Journalbuchung und dort läuft die Auszahlung. Welche Pakete angebunden sind, sehen Sie auf der Seite Schnittstellen.
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