Purchase-to-Pay Software für die Rechnungsseite Ihres Einkaufs
Purchase-to-Pay Software von TriFact365 automatisiert die Rechnungsseite Ihres Einkaufsprozesses: Eingangsrechnungen werden ausgelesen, bis auf Zeilenebene kontiert und durch Ihre Freigaberoute geschickt. Nach Ihrer Kontrolle geht die Journalbuchung in Ihre Buchhaltungssoftware.
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Was ist Purchase-to-Pay?
Purchase-to-Pay, auch Procure-to-Pay oder P2P genannt, ist die Kette vom Bedarf über die Bestellung und die Rechnung bis zur Zahlung. Purchase-to-Pay Software unterstützt diese Kette, damit Einkauf und Verwaltung mit denselben Daten arbeiten. In unserem Helpcenter lesen Sie, wie die Rechnungsseite in der Praxis abläuft.
Suchen Sie etwas Bestimmtes? TriFact365 automatisiert vor allem die Rechnungsseite innerhalb dieses Prozesses, nicht den Bestell- und Zahlungsteil. Wie eine Rechnung ausgelesen wird, lesen Sie bei der Rechnungserkennung. Die Freigabe durch Kollegen steht bei der Rechnungsfreigabe, und der gesamte Weg bis zur Buchung bei der digitalen Rechnungsverarbeitung.
Wie läuft der Purchase-to-Pay-Prozess?
Die Kette hat fünf Schritte: bestellen, Rechnung empfangen, kontieren, freigeben und zahlen. Der erste und der letzte bleiben in Ihren eigenen Systemen. Unten steht je Schritt, welchen Teil TriFact365 übernimmt und wo die Übergabe liegt.
1. Bestellen bleibt in Ihren Systemen
Bestellung und Wareneingang bleiben dort, wo sie heute sind: in Ihrem Einkaufsmodul oder ERP. TriFact365 legt keine Bestellungen an und gleicht Rechnungen auch nicht dagegen ab. Dieser Schritt liegt außerhalb unseres Teils der Kette.
2. Die Rechnung kommt an
Die Lieferantenrechnung kommt per E-Mail, als Upload im Portal oder als E-Rechnung über Peppol an. Unabhängig vom Kanal landet alles in derselben Arbeitsvorrat, und hier beginnt unser Teil.
3. Kontieren
Die Rechnung wird bis auf Zeilenebene ausgelesen, und es entsteht ein Buchungsvorschlag: je Zeile ein Sachkonto, ein Steuerschlüssel und bei Bedarf eine Kostenstelle, ergänzt um die Kreditorendaten aus Ihrer Verwaltung. Mehrere Steuersätze auf einer Rechnung bleiben getrennt.
4. Freigeben
Die Rechnung durchläuft die Route, die Sie eingerichtet haben. Der Freigebende sieht den Vorschlag mit dem Dokument daneben und erteilt die Freigabe, und jeder Schritt landet im Audit-Trail.
5. Zahlen macht Ihr eigenes System
Nach Ihrer visuellen Kontrolle geht die Journalbuchung mit dem Originaldokument in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software. Der Zahllauf findet dort statt.
Alle Eingangsrechnungen an einer Stelle
Lieferantenrechnungen kommen per E-Mail, Upload, mobiler App oder als E-Rechnung über Peppol an. Unabhängig vom Kanal landet alles in derselben Arbeitsvorrat, damit keine Rechnung mehr in einem persönlichen Postfach liegen bleibt.
- Ein Rechnungspostfach statt vieler persönlicher Postfächer
- PDF- und E-Rechnungen nebeneinander im selben Ablauf
- Jederzeit sichtbar, bei wem eine Rechnung gerade liegt
Kontierung und Freigabe in einem Ablauf
Die Rechnung wird bis auf Zeilenebene ausgelesen und je Zeile mit Sachkonto und Steuerschlüssel vorbereitet. Danach durchläuft sie die Route, die Sie einmalig eingerichtet haben, nach Betrag, Kostenstelle oder Lieferant.
- Sachkonto und Steuerschlüssel je Zeile, auch bei 19 % und 7 % auf einer Rechnung
- Bis zu fünf Freigabestufen, mit Erinnerung an den zuständigen Kollegen
- Jeder Schritt bleibt im Audit-Trail nachvollziehbar
Bereit zur Zahlung, in Ihrer eigenen Software
Nach Ihrer visuellen Kontrolle geht die Journalbuchung mit dem Originaldokument in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software. Der Zahllauf findet dort statt, nicht bei uns. Wo Ihr Paket es unterstützt, buchen Sie die Rechnung zahlungsgesperrt ein und geben sie nach der Freigaberoute frei.
- Journalbuchung inklusive Beleg in Ihrer Buchhaltungssoftware
- Offene Verbindlichkeiten bleiben aktuell statt Wochen im Rückstand
- Bestellung und Zahllauf bleiben in Ihren eigenen Systemen
Häufig gestellte Fragen
Purchase-to-Pay, auch Procure-to-Pay oder P2P, ist die Kette vom Bedarf über Bestellung und Rechnung bis zur Zahlung. Software dafür sorgt dafür, dass Einkauf und Verwaltung mit denselben Daten arbeiten.
Nein. Der Dreiwegabgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung bleibt in Ihrem ERP oder Einkaufsmodul. TriFact365 liest die Rechnung aus, schlägt je Zeile Sachkonto und Steuerschlüssel vor und schickt sie durch die Freigaberoute.
Die Rechnungsseite: Empfang, Auslesen, Kontierung, Freigabe und die Journalbuchung in Ihrer Buchhaltungssoftware. Bestellen und der Zahllauf bleiben in Ihren eigenen Systemen.
Nein. Die Software steht vor Ihrer Buchhaltungs- oder ERP-Software und liefert die Journalbuchung über eine Schnittstelle. Ihr Paket bleibt, wo es ist, und führt weiterhin den Zahllauf aus.
Wo Ihr Buchhaltungspaket das unterstützt, ja. Die Rechnung wird eingebucht und für die Zahlung gesperrt, und Sie geben sie frei, sobald die Freigaberoute durchlaufen ist. So bleiben die Bücher aktuell, ohne zu früh zu zahlen.
In der Praxis werden beide Begriffe für dieselbe Kette verwendet. Procure-to-Pay betont häufiger die strategische Beschaffung, Purchase-to-Pay eher die Abwicklung von Bestellung, Rechnung und Zahlung.
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