Dokumentenmanagement Software für kleine Unternehmen
Der Dokumenten-Hub von TriFact365 ist eine Dokumentenmanagement Software für kleinere Unternehmen: Ihre Geschäftsdokumente kommen per E-Mail, App, Upload oder über Peppol herein, je Dokument wählen Sie einen Dokumenttyp, und alles bleibt durchsuchbar mit Rechten je Benutzer und einem Audit-Trail je Dokument.
Anbindung an alle führenden Buchhaltungsprogramme
Was ist Dokumentenmanagement Software?
Dokumentenmanagement Software sammelt Geschäftsdokumente an einer Stelle, ordnet sie einem Typ zu und hält sie auffindbar, mit Zugriffsrechten und einer nachvollziehbaren Historie je Dokument. Statt Ordnern auf verschiedenen Laufwerken gibt es einen Ort, an dem klar ist, was wo liegt und wer daran gearbeitet hat.
Suchen Sie etwas Bestimmtes? Diese Seite behandelt den Dokumenten-Hub als Ablage für alle Dokumenttypen. Wie Rechnungsdaten ausgelesen werden, lesen Sie bei der Rechnungserkennung. Den Weg einer Rechnung bis zur Buchung beschreibt die digitale Rechnungsverarbeitung, und für die langfristige Aufbewahrung gibt es das digitale Archiv. Mehr zur Einrichtung steht in unserem Helpcenter.
Wie funktioniert der Dokumenten-Hub?
In vier Schritten: einreichen, Dokumenttyp wählen, auslesen und weitergeben. Was in Schritt drei und vier passiert, hängt vom Typ ab, den Sie in Schritt zwei wählen.
1. Einreichen
Dokumente kommen per E-Mail, über die mobile App, als Upload im Portal oder über das Peppol-Netz herein. Jedes gängige Dateiformat ist möglich und wird in Echtzeit nach PDF konvertiert, damit die Ablage einheitlich bleibt.
2. Dokumenttyp wählen
Beim Einreichen wählen Sie selbst den Dokumenttyp, aus Vorlagen für 55 Typen in acht Kategorien. Diese Wahl bestimmt den weiteren Weg. Sie geschieht bewusst nicht automatisch, und genau deshalb landet eine Gehaltsabrechnung nicht im Rechnungslauf.
3. Auslesen
Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Belege werden bis auf Zeilenebene ausgelesen, mit einem Buchungsvorschlag als Ergebnis. Die übrigen Dokumenttypen werden abgelegt und bleiben je Typ filterbar und herunterladbar, ohne dass Daten daraus gelesen werden.
4. Weitergeben und ablegen
Rechnungen und Belege können zuerst eine Freigaberoute durchlaufen, danach geht die Journalbuchung in Ihre Buchhaltungssoftware. Das Original bleibt erhalten, mit Audit-Trail, und Rechte je Benutzer und je Verwaltung bestimmen, wer was sieht.
Nicht nur Rechnungen: 55 Dokumenttypen
Die meisten Werkzeuge verarbeiten Rechnungen und hören dort auf. Der Dokumenten-Hub enthält Vorlagen für 55 Dokumenttypen in acht Kategorien, wovon der Großteil nichts mit der Buchhaltung zu tun hat: Verträge, Versicherungspolicen, Personalunterlagen.
- Einkauf, Verkauf, Finanzen
- Personal, Zahlungsverkehr, Steuern
- Recht, Allgemein
Für Rechnungen und Belege folgt nach der Typwahl die automatische Erkennung. Alle übrigen Typen liegen abrufbar in derselben Umgebung, statt verstreut über Laufwerke und Postfächer.
Suchen, Rechte und Audit-Trail
Eine Dokumentenverwaltung ist erst brauchbar, wenn Sie ein Dokument auch ein Jahr später wiederfinden. Dokumente bleiben nach der Buchung durchsuchbar, Rechte legen fest, wer welche Dokumenttypen sieht, und je Dokument steht fest, wer wann was getan hat.
- Auch nach der Buchung durchsuchbar und abrufbar
- Rechte je Benutzer und je Verwaltung
- Audit-Trail je Dokument, mit Zeitpunkt und Handlung
Die Freigaberouten selbst richten Sie bei der Rechnungsfreigabe ein.
Jeder Kanal, jedes Dateiformat
Dokumente kommen so herein, wie Ihre Kolleginnen und Lieferanten ohnehin arbeiten. Der Hub konvertiert alles in Echtzeit nach PDF, damit die digitale Ablage einheitlich bleibt, unabhängig davon, wie eine Datei eingereicht wurde.
- PDF, JPG, PNG, TIFF, DOC, DOCX, XLS und XLSX
- UBL und E-Rechnungen ebenso einfach verarbeitet
- Einrichtung ohne Installation und ohne Beratertage
Belege sind eine Kategorie für sich: Kolleginnen und Kollegen fotografieren sie unterwegs mit der Belege-App.
Häufig gestellte Fragen
Ja, ein leichtgewichtiges, gedacht für kleinere Unternehmen. Dokumente werden abgelegt, bleiben durchsuchbar, Rechte regeln den Zugriff und je Dokument gibt es einen Audit-Trail. Was er nicht hat, ist eine Versionsverwaltung: eine neue Fassung steht nicht als Version neben der alten. Wer das braucht, ist mit einem klassischen DMS besser bedient.
Ein Laufwerk bewahrt Dateien auf. Der Dokumenten-Hub liest sie auch: bei Rechnungen und Belegen werden die Daten ausgelesen, das Dokument durchläuft eine Freigaberoute und ein Buchungsvorschlag steht für Ihre Buchhaltungssoftware bereit. Zudem steht jeder Schritt im Audit-Trail.
Ja, und das ist der eigentliche Zweck. Von den 55 Dokumenttypen betrifft nur ein kleiner Teil die Buchhaltung. Verträge, Versicherungspolicen und Personalunterlagen liegen in denselben acht Kategorien, abrufbar und mit Rechten versehen.
Sie selbst, beim Einreichen. Diese Wahl geschieht bewusst nicht automatisch, denn sie bestimmt den weiteren Weg. So landet eine Gehaltsabrechnung nicht im Rechnungslauf.
Ja. Das Original bleibt durchsuchbar und herunterladbar, samt Audit-Trail. Für die langfristige, von der Buchhaltungssoftware unabhängige Aufbewahrung gibt es zusätzlich das digitale Archiv.
Die meisten Unternehmen sind innerhalb einer Viertelstunde startklar. Sie verbinden Ihre Buchhaltungssoftware, wählen die gewünschten Dokumenttypen und richten die Mailadresse für den Eingang ein. Installation und Beratertage entfallen.
Mehr Lösungen sehen
Buchhaltungsroboter
Ihr eigener Buchhaltungsroboter. Nie wieder Rechnungen neu eingeben.
Workflows
Erstellen Sie Workflows für die Genehmigung von Rechnungen.
Digitales Archiv
Greifen Sie jederzeit und überall auf Dokumente zu.