Workflow de validation des factures pour cabinets : votre client approuve, votre cabinet garde le contrôle
Avec les flux d’approbation de TriFact365, vous créez pour chaque dossier client un circuit sur mesure : qui approuve, qui contrôle et qui donne le bon à payer, en cinq étapes maximum, selon la méthode de votre cabinet et de votre client. Chaque étape figure dans la piste d’audit.
La décision chez la bonne personne
Plus besoin de demander par e-mail si une facture peut être payée.
Votre client approuve lui-même, dans TriFact365.
Principe des quatre yeux sur les écritures comptables
Plus d’écriture comptable vue par une seule paire d’yeux.
Un senior donne le bon à payer pour ce qu’un junior a contrôlé.
Accord traçable
Plus de discussion après coup sur qui a approuvé quoi.
Chaque étape figure dans la piste d’audit, à côté du document original.
Qu’est-ce qu’un flux d’approbation ?
Un flux d’approbation est le circuit fixe qu’une facture suit avant d’être traitée ou payée : qui approuve, dans quel ordre, et qui donne l’accord final. Chaque étape est consignée.
Cette page traite des flux d’approbation entre cabinet et client. Le fonctionnement des workflows pour une entreprise avec ses propres approbateurs est décrit sur validation des factures.
Quels flux d’approbation les cabinets utilisent-ils ?
Pour chaque dossier client, vous créez un flux sur mesure, adapté à la méthode de votre cabinet, de votre client ou des deux. Voici trois configurations que nous voyons souvent en pratique.
Le client approuve avant le paiement
Pour les clients qui veulent décider eux-mêmes de ce qui est payé.
Principe des quatre yeux au sein du cabinet
Pour le contrôle qualité de votre propre travail, sans client dans le flux.
Deux bons à payer : cabinet et direction
Le cabinet valide l’écriture comptable, la direction du client donne ensuite son accord pour le paiement.
Comment fonctionnent les flux d’approbation pour les cabinets ?
Chaque dossier client reçoit le flux qui convient à ce client. Votre cabinet voit dans une seule vue d’ensemble où en est chaque facture.
Un flux sur mesure par client
Client et cabinet, uniquement le cabinet ou davantage d’étapes : jusqu’à cinq étapes successives, configurées par dossier client.
Comptabiliser d’abord, paiement bloqué
Pour chaque dossier, vous choisissez : comptabiliser après le bon à payer, ou comptabiliser d’abord avec un blocage du paiement. Le fonctionnement de ce blocage varie selon le logiciel comptable.
Aussi pour les tickets de votre client
Les tickets de votre client peuvent suivre le même flux que les factures, par dossier client.
Accord à côté de l’original, consigné dans la piste d’audit
Celui qui approuve voit le document original et peut laisser une remarque. Chaque étape figure dans l’historique, et les approbateurs reçoivent, s’ils le souhaitent, un rappel par e-mail. Le fonctionnement général des circuits d’approbation est décrit sur validation des factures.
Comment appliquer le principe des quatre yeux aux écritures comptables ?
Le principe des quatre yeux signifie qu’une deuxième personne contrôle le travail de la première avant qu’il ne devienne définitif. Les cabinets utilisent aussi le bon à payer en interne à cet effet, sans client dans le flux.
Vous maintenez ainsi la qualité lorsque les juniors reprennent davantage de travail, et vous pouvez montrer après coup qui a contrôlé quoi.
Approuver dans TriFact365, payer dans le logiciel
Dans TriFact365
Approbation, contrôle et bon à payer. Un client qui se contente d’approuver n’a pas besoin de compte dans le logiciel comptable.
Dans le logiciel comptable
L’écriture comptable après accord, et le lot de paiements que prépare votre client. Avec la comptabilisation avant le bon à payer, une facture reste bloquée pour paiement jusqu’à l’accord, si le logiciel le permet.
Ce qui se combine bien avec les flux d’approbation
Les flux d’approbation fonctionnent mieux lorsque le reste de la précomptabilité se trouve aussi dans TriFact365.
Plus de 500 cabinets comptables nous font confiance
Questions fréquentes sur les flux d’approbation
L’approbation a lieu avant le contrôle : vous approuvez ou refusez la facture elle-même. Le bon à payer a lieu après le contrôle : vous approuvez ou refusez la proposition d’écriture définitive, puis l’écriture comptable part vers le logiciel comptable.
Oui. Les circuits d’approbation fonctionnent pour les factures et les tickets. Les autres documents, comme les statuts dans le dossier client, ne passent pas par un flux.
Oui. Vous pouvez configurer un flux sans client, par exemple un collaborateur qui contrôle et un senior qui donne le bon à payer. C’est le principe des quatre yeux appliqué à votre propre travail.
Les flux d’approbation sont inclus dans Plus pour les cabinets
Plus pour les cabinets coûte 39 € par mois et comprend les workflows, la gestion de l’approbation et du bon à payer, et les rappels automatiques par e-mail. Pour vos dossiers clients, vous choisissez entre variable et fixe.