Rechnungsprüfung: geprüft, bevor gebucht wird
Die Rechnungsprüfung mit TriFact365 beginnt beim Eingang der Rechnung. Beträge, Steuersätze und Rechnungszeilen werden ausgelesen und gegen die Daten in Ihrer Verwaltung gehalten. Danach sehen Sie den Buchungsvorschlag neben dem Dokument, prüfen ihn und geben ihn frei. Erst dann geht die Journalbuchung in Ihre Buchhaltungssoftware.
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Was ist Rechnungsprüfung?
Rechnungsprüfung ist die Kontrolle einer Eingangsrechnung vor der Buchung. Rechnerisch wird geprüft, ob Beträge, Steuersätze und Summen stimmen. Sachlich wird geprüft, ob die Leistung so erbracht wurde und ob die Kosten auf das richtige Konto gehören. In unserem Helpcenter lesen Sie, wie die Kontrolle im Portal abläuft.
Suchen Sie etwas Bestimmtes? Hier geht es um die Kontrolle der Rechnung selbst. Wer in welcher Reihenfolge sein Okay gibt, also Freigabe und Prokura, steht bei der Rechnungsfreigabe. Wie die Daten aus dem Dokument geholt werden, lesen Sie bei der Rechnungserkennung. Und den gesamten Weg vom Eingang bis zur Buchung beschreibt die digitale Rechnungsverarbeitung.
Wie läuft die Rechnungsprüfung ab?
Die Prüfung besteht aus vier Schritten: Eingang, rechnerische Prüfung, sachliche Prüfung und Buchung. Der erste und der zweite laufen automatisch. Beim dritten entscheidet eine Person, und beim vierten geht die Buchung in Ihr eigenes System.
1. Die Rechnung kommt an
Per E-Mail, per Upload im Portal, über die mobile App oder als E-Rechnung über das Peppol-Netz. Alles landet im selben Arbeitsvorrat. Deshalb beginnt die Prüfung für jede Rechnung an derselben Stelle, unabhängig davon, wie sie hereinkam.
2. Rechnerische Prüfung
Die Rechnung wird bis auf Zeilenebene ausgelesen: Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsziel, Beträge je Steuersatz und die einzelnen Zeilen. Der Lieferant wird mit den Kreditoren in Ihrer Verwaltung abgeglichen. Stehen 19 % und 7 % auf einer Rechnung, bleiben die Beträge getrennt.
3. Sachliche Prüfung
Hier entscheidet eine Person. Sie sieht den Buchungsvorschlag mit Sachkonto, Steuerschlüssel und Kostenstelle direkt neben dem Dokument und beurteilt, ob die Leistung stimmt. Wo eine Freigaberoute eingerichtet ist, geht die Rechnung dafür an die zuständige Kollegin oder den zuständigen Kollegen.
4. Buchung und Zahlung
Nach der Freigabe geht die Journalbuchung mit dem Originaldokument in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software. Der Zahllauf findet dort statt, nicht bei uns.
Rechnerisch prüfen, ohne nachzurechnen
Die Zahlen stehen bereits ausgelesen vor Ihnen, statt dass jemand sie abtippt und nachrechnet. Bei Rechnungen mit gängigem Layout werden über 90 % der Felder direkt korrekt erkannt. Sie kontrollieren visuell und klicken weiter.
- Beträge je Steuersatz getrennt ausgewiesen
- Zeilenerkennung: Kontrolle bis auf Zeilenebene
- Lieferantendaten gegen Ihre Kreditoren abgeglichen
Sachlich prüfen, mit dem Beleg daneben
Wer beurteilen soll, ob eine Rechnung stimmt, braucht das Dokument vor Augen. Im Portal stehen Vorschlag und Rechnung nebeneinander. Dadurch entfällt das Hin und Her per Mail mit einem PDF im Anhang.
- Buchungsvorschlag und Dokument in einem Bildschirm
- Mehrstufige Freigaberouten nach Betrag, Kostenstelle oder Lieferant
- Jederzeit sichtbar, bei wem eine Rechnung gerade liegt
Die Prüfspur bleibt nachvollziehbar
Jeder Schritt der Rechnungsprüfung landet im Audit-Trail: wer geprüft hat, wer freigegeben hat und wann. Das Dokument bleibt an der Buchung hängen. Sobald jemand Monate später nachfragt, finden Sie beides an einer Stelle.
- Audit-Trail je Rechnung, inklusive Korrekturen
- Originaldokument bleibt mit der Buchung verbunden
- Durchsuchbares Archiv, unabhängig von Ihrer Buchhaltungssoftware
Häufig gestellte Fragen
Die Prüfung betrifft den Inhalt der Rechnung: stimmen Beträge, Steuersätze, Zeilen und Lieferant. Die Freigabe betrifft die Route: wer gibt in welcher Reihenfolge sein Okay. In der Praxis laufen beide in einem Ablauf, deshalb stehen sie in TriFact365 nebeneinander.
Nein. Der Dreiwegabgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung bleibt in Ihrem ERP oder Einkaufsmodul. TriFact365 übernimmt das Auslesen, den Buchungsvorschlag und die Freigaberoute.
Der Vorschlag entsteht automatisch, die Bestätigung bleibt bei einer Person. Erst danach geht die Journalbuchung in Ihre Buchhaltungssoftware. Ohne Kontrolle zu buchen verlagert die Arbeit nur auf Korrekturen im Nachhinein.
Ja. Bei einer E-Rechnung entfällt nur die Zeichenerkennung, weil die Daten strukturiert ankommen. Ob die Leistung stimmt und auf welches Konto die Kosten gehören, entscheidet sich in beiden Fällen im selben Schritt.
Ja. Sie richten eine mehrstufige Route ein, zum Beispiel nach Betrag, Kostenstelle oder Lieferant. Jeder Schritt wird einzeln festgehalten, wodurch nachvollziehbar bleibt, wer was beurteilt hat.
Nein. TriFact365 steht vor Ihrer Buchhaltungs- oder ERP-Software und liefert die Journalbuchung über eine Schnittstelle. Eine Verbindung ist allerdings nötig, denn dort landet die Buchung und dort läuft die Zahlung.
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