Software purchase to pay: el lado de la factura de sus compras
El software purchase to pay de TriFact365 automatiza el lado de la factura de su proceso de compra: las facturas de proveedores se leen, se imputan hasta el nivel de línea y recorren su circuito de aprobación. Tras su control, el asiento pasa a su programa de contabilidad.
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¿Qué es purchase to pay?
Purchase to pay, también llamado procure to pay o P2P, es la cadena que va de la necesidad al pedido, luego a la factura y por último al pago. Un software purchase to pay apoya esa cadena para que compras y administración trabajen con los mismos datos. En nuestro centro de ayuda encontrará cómo funciona el lado de la factura.
¿Busca algo más concreto? TriFact365 automatiza sobre todo el lado de la factura dentro de ese proceso, no la parte del pedido ni el pago. La lectura de la factura está en el OCR de facturas, la aprobación por parte de sus compañeros en los flujos de aprobación, y el recorrido completo hasta el asiento en el procesamiento de facturas.
¿Cómo se desarrolla el proceso purchase to pay?
La cadena tiene cinco pasos: pedir, recibir la factura, imputar, aprobar y pagar. El primero y el último se quedan en sus propios sistemas. Abajo se indica qué parte asume TriFact365 y dónde está el relevo.
1. Pedir se queda en sus sistemas
El pedido y la recepción de la mercancía se quedan donde están hoy, en su módulo de compras o en su ERP. TriFact365 no crea pedidos ni casa las facturas con ellos. Ese paso queda fuera de nuestra parte de la cadena.
2. Llega la factura
La factura del proveedor llega por correo electrónico, por carga en el portal o como factura electrónica a través de Peppol. Todo acaba en el mismo flujo de trabajo, y aquí empieza nuestra parte.
3. Imputar
La factura se lee hasta el nivel de línea y nace una propuesta de asiento: por línea una cuenta contable, un código de IVA y, si hace falta, un centro de coste, completados con los datos del acreedor de su contabilidad. Varios tipos de IVA en una misma factura quedan separados.
4. Aprobar
La factura recorre el circuito que usted ha definido. Quien aprueba ve la propuesta con el documento al lado, y cada paso entra en el registro de auditoría.
5. Pagar lo hace su propio sistema
Tras su control visual, el asiento pasa con el documento original a su programa de contabilidad o ERP. El pago se realiza allí.
Todas las facturas de proveedores en un sitio
Las facturas llegan por correo, por carga, con la aplicación o como factura electrónica por Peppol. Sea cual sea el canal, todo acaba en la misma pila, de modo que ninguna factura se queda en un buzón personal.
- Un buzón de facturas en lugar de varios buzones personales
- PDF y facturas electrónicas en el mismo flujo
- Visible en todo momento: en manos de quién está una factura
Imputación y aprobación en un solo flujo
La factura se lee hasta el nivel de línea y se prepara con cuenta contable y código de IVA por línea. Después recorre el circuito que usted definió una vez, según el importe, el centro de coste o el proveedor.
- Cuenta contable y código de IVA por línea, con los tipos separados
- Hasta cinco fases de aprobación, con aviso al compañero correspondiente
- Cada paso queda trazable en el registro de auditoría
Preguntas más frecuentes
El lado de la factura: recepción, lectura, imputación, aprobación y el asiento en su programa de contabilidad. Pedir y pagar se quedan en sus propios sistemas, y lo decimos de entrada en lugar de prometer una suite que no construimos.
No. La conciliación a tres bandas entre pedido, recepción y factura se queda en su ERP o en su módulo de compras. TriFact365 lee la factura, propone cuenta contable y código de IVA por línea y la hace recorrer el circuito de aprobación.
En la práctica ambos términos designan la misma cadena. Procure to pay subraya más las compras estratégicas, y purchase to pay la tramitación del pedido, la factura y el pago.
No. El software purchase to pay se coloca delante de su programa de contabilidad o ERP y le entrega el asiento a través de un enlace. Su paquete se queda donde está y sigue ejecutando los pagos.
Donde su programa de contabilidad lo permite, sí. La factura se registra y se bloquea para el pago, y se libera una vez recorrido el circuito de aprobación. Así los libros quedan al día sin pagar antes de tiempo.
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