Belege scannen mit der App, direkt beim Bezahlen
Mit der Belege-App von TriFact365 scannen Ihre Mitarbeitenden Kassenbons, Tankquittungen und andere Auslagen sofort ab. Der Beleg landet unmittelbar in Ihrer Verwaltung, wird ausgelesen und steht als Buchungsvorschlag bereit. Die App ist kostenlos für iOS und Android, für alle Kolleginnen und Kollegen.
Anbindung an alle führenden Buchhaltungsprogramme
Was heißt Belege scannen?
Belege scannen heißt, einen Papierbeleg zum Zeitpunkt der Ausgabe in ein digitales Dokument zu verwandeln, aus dem Datum, Betrag und Steuersatz gelesen werden können. Entscheidend ist der Zeitpunkt: ein Beleg, der erst am Monatsende auftaucht, ist oft verblasst oder verschwunden.
Suchen Sie etwas Bestimmtes? Diese Seite behandelt die App und das Einreichen unterwegs. Wie Auslagen danach genehmigt und gebucht werden, lesen Sie bei der Spesenabrechnung. Alle Dokumenttypen an einer Stelle finden Sie im Dokumenten-Hub, und wie Rechnungen ausgelesen werden, steht bei der Rechnungserkennung. Schritt für Schritt erklärt unser Helpcenter die App.
Wie scannen Sie einen Beleg?
In vier Schritten, von denen die ersten beiden unterwegs passieren und die letzten beiden in der Verwaltung.
1. Foto machen
Fotografieren Sie den Beleg direkt an der Kasse oder wählen Sie ein vorhandenes Bild vom Telefon. Das Foto lässt sich vor dem Senden zuschneiden, damit nur der Beleg im Bild bleibt.
2. Bemerkung hinzufügen
Optional geben Sie einen Dateinamen und eine Bemerkung mit, etwa den Anlass oder das Projekt. Diese Bemerkung erscheint im Portal in der Zeitleiste beim Buchungsvorschlag, sodass die Buchhaltung nicht nachfragen muss.
3. Auslesen und Vorschlag
Datum, Betrag und Steuersatz werden ausgelesen, und es entsteht ein Buchungsvorschlag mit Sachkonto. Auf einer Quittung mit 19 % und 7 % werden die Beträge je Satz getrennt.
4. Freigeben und buchen
Wer freigeben muss, tut das mit einem Wisch in derselben App, mit dem Beleg im Blick. Nach Ihrer Kontrolle geht die Buchung in Ihre Buchhaltungssoftware, das Original bleibt erhalten.
Sofort statt am Monatsende
Ein Kassenbon in der Hosentasche verblasst, knickt oder verschwindet. Wer ihn beim Bezahlen abfotografiert, hat ihn sicher, und die Buchhaltung muss am Quartalsende nicht hinterhertelefonieren.
- Beleg fotografieren und senden, in unter einer Minute
- Kostenlos herunterzuladen, dreißig Tage unverbindlich testen
- Upload-Historie mit Zeitpunkt je eingereichtem Beleg
Freigeben per Wisch
Die App ist nicht nur zum Einreichen da. Wer freigeben oder prokurieren muss, erledigt das unterwegs, mit dem Dokument im Blick und einer Bemerkung für die Kollegin, die danach weiterarbeitet.
- Freigeben oder prokurieren mit einem Wisch
- Zeitleiste je Dokument: wer vor Ihnen freigegeben hat, mit Bemerkungen
- Push-Nachricht, sobald neue Belege oder Rechnungen bereitstehen
Die Routen selbst richten Sie bei der Rechnungsfreigabe ein.
Häufig gestellte Fragen
Die App selbst laden Sie kostenlos herunter, und Sie können TriFact365 dreißig Tage lang unverbindlich testen. Danach zahlen Sie je Benutzer innerhalb Ihres Abonnements, also auch für Kolleginnen und Kollegen, die nur Belege einreichen.
Für iOS und Android. Die Anmeldung erfolgt mit denselben Zugangsdaten wie im Portal, eine getrennte Einrichtung ist nicht nötig.
Den brauchen Sie im Ablauf nicht mehr: der gescannte Beleg bleibt mit Zeitstempel und Freigabehistorie erhalten. Welche Aufbewahrungsfristen für Ihre Unterlagen gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Ja. Neben dem Einreichen von Belegen können Sie Dokumente unterwegs freigeben oder prokurieren, mit dem Dokument im Blick. Die Route dahinter richten Sie einmalig im Portal ein.
Gedruckte Kassenbons werden zuverlässig gelesen. Handschrift und stark verblasste oder geknickte Belege bleiben die Ausnahme, bei der jemand nachbessert. Deshalb lohnt es sich, den Beleg sofort zu fotografieren.
Nein. Rechte legen je Benutzer fest, was sichtbar ist. Wer nur Belege einreicht, sieht seine eigenen Einreichungen und nicht die Verwaltung des Unternehmens.
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