Declaratie software: van bonnetje tot journaalpost in je boekhoudpakket

Declaratie software is een systeem waarmee medewerkers zakelijke onkosten en bonnetjes digitaal indienen. Het bedrijf leest die declaraties uit, controleert en keurt ze goed, en boekt ze daarna in de administratie. Zo vervangt één digitaal proces de papieren bonnetjes en losse e-mails.

Zoek je iets specifieker? TriFact365 optimaliseert je complete pre-accounting, tot en met de journaalposten in je boekhoudpakket. Het gaat hier om kosten die een medewerker zelf heeft voorgeschoten. Facturen die een leverancier rechtstreeks naar je organisatie stuurt volgen een andere route: zie de verwerking van inkoopfacturen. Kilometerregistratie, zakelijke creditcards en beleidscontrole horen bij je HR- of salarissysteem. Wil je weten hoe het uitlezen zelf werkt, kijk dan bij het scan- en herkenproces.

Bij een declaratie zijn drie partijen betrokken: de medewerker die de kosten voorschiet, de manager die goedkeurt en de administratie die boekt. TriFact365 zet die drie op een tijdlijn per declaratie en eindigt bij de journaalpost in je boekhoudpakket.

1. De medewerker dient in

De medewerker fotografeert de bon met de app en dient de declaratie in, ook buiten kantoor. In het basisscenario staat elke medewerker als crediteur in je boekhoudpakket, waardoor de declaratie aan de juiste persoon hangt.

2. De herkenning maakt er een boeking van

Datum, bedrag en btw worden uitgelezen en er komt een voorstel voor de grootboekrekening. Loopt een declaratie over meerdere kostenposten, dan splits je hem over meerdere grootboekrekeningen. Werk je met projecten, kostenplaatsen of kostendragers, dan boek je daar ook op. Welke velden je ziet en hoe ze heten, neemt TriFact365 over uit het gekoppelde boekhoudpakket.

3. De manager keurt goed

Elke goedkeuring komt in dezelfde audit trail als de declaratie zelf. Daardoor is bij een controle terug te zien wie wat wanneer heeft geaccordeerd, met de bon als bewijsstuk erbij.

4. De administratie boekt in het boekhoudpakket

Na goedkeuring gaat de journaalpost via de koppeling naar je boekhoudpakket. De declaratie landt daar als kostenboeking op de crediteur, met het bewijsstuk aan de boeking.

5. De uitbetaling loopt via je crediteurenadministratie

Omdat de medewerker als crediteur is opgevoerd, betaal je de declaratie uit vanuit je boekhoudpakket, net als een leveranciersfactuur. De betaling zelf gebeurt daar. TriFact365 levert de boeking en het bewijsstuk.