Dokumentenmanagement Software: alle Geschäftsdokumente an einem Ort
Verträge, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge und Rechnungen in acht festen Kategorien, griffbereit, wenn jemand danach fragt. Eingangs- und Ausgangsrechnungen gehen weiter zur Erkennung und Buchung.
Vertraut von 25.000+ Unternehmen und 500+ Kanzleien
Warum Dokumentenmanagement an einem Ort?
Verträge in einem Postfach, Gehaltsabrechnungen auf einem Netzlaufwerk, der Jahresabschluss auf jemandes Laptop. Sobald jemand danach fragt, beginnt die Suche.
Was ist Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement ist das zentrale Speichern, Ordnen und Wiederfinden von Geschäftsdokumenten. Der Document Hub ist eine schlanke Form davon: Dokumente erhalten Typ und Kategorie, und pro Buchhaltung legen Sie fest, welche Benutzer Zugriff haben.
Wie Dokumente eingehen, lesen Sie unter Rechnungen digitalisieren, wie Sie sie aufbewahren und wiederfinden, im digitalen Archiv. Alle Dokumenttypen stehen auch im Helpcenter.
Welche Seite passt zu Ihrer Frage?
Document HubWo lege ich alle anderen Dokumente ab?
Digitales ArchivWie bewahre ich Unterlagen auf und finde sie wieder?
Rechnungen digitalisierenWie kommt alles richtig an?
Was kann der Document Hub?
Einfaches Dokumentenmanagement: Ordnung, Rechte und Wiederfinden, ohne komplizierte Einrichtung.
Typ wählen
Den Typ selbst wählen
Bewusst (noch) manuell, damit eine Gehaltsabrechnung nicht im Rechnungsstrom landet.
Zugriff
Zugriff pro Buchhaltung
Sie legen pro Benutzer fest, welche Buchhaltungen sichtbar sind.
Wiederfinden
Schnell wiederzufinden
Filtern und pro Typ als PDF herunterladen, mit der Quelle bei jedem Dokument.
Acht Kategorien, jedes Dokument an seinem Platz
55 Dokumenttypen in acht festen Kategorien. Eingangs- und Ausgangsrechnungen gehen weiter zur Erkennung und Buchung, alle anderen Dokumente stehen geordnet als PDF bereit.
Umgebungseinstellungen
Sie legen fest, welche Dokumenttypen verfügbar sind
In den Umgebungseinstellungen schaltet der Administrator ein, welche Dokumenttypen verfügbar sind. Benutzer laden nur hoch, was dort aktiviert ist. So behalten Sie den Überblick darüber, was eingeht.
Kategorie
als PDF
Einkauf
- Eingangsrechnung · erkannt
- Mahnung
- Zahlungserinnerung
- Lieferantenangebot
- Bestellung
- Einkaufsvertrag
- Einkaufsbedingungen
- Lieferschein
- Preisliste
- Frachtbrief
Kategorie
als PDF
Verkauf
- Ausgangsrechnung · erkannt
- Mahnung
- Zahlungserinnerung
- Angebot
- Auftrag
- Verkaufsvertrag
- Verkaufsbedingungen
- Lieferschein
- Preisliste
- Frachtbrief
Kategorie
als PDF
Personal
- Arbeitsvertrag
- Beurteilung
- Zertifikat / Zeugnis
- Ausweisdokument
- Jahresbescheinigung
- Gehaltsabrechnung
- Spesenabrechnung
- Angaben für die Lohnsteuer
- Bewerbungsschreiben
- Stellenanzeige
- Aufenthaltstitel
- Führungszeugnis
- Entwicklungsgespräch
Kategorie
als PDF
Cashflow
- Kontoauszug
- Kreditkartenabrechnung
- Kassenbericht
Kategorie
als PDF
Finanzen
- Intrastat / Statistik
- Jahresabschluss
- Handelsregister (KvK)
Kategorie
als PDF
Steuern
- Umsatzsteuererklärung
- Kapitalertragsteuer
- Zusammenfassende Meldung
- Einkommensteuer
- Lohnsteueranmeldung
- Körperschaftsteuer
Kategorie
als PDF
Recht
- Geschäftsführervertrag
- Gründungsurkunde
- Satzung
- Wirtschaftlich Berechtigte (UBO)
- Aufhebungsvertrag
Kategorie
als PDF
Allgemein
- Anhang
- Brief
- Gesprächsprotokoll
- Notiz
Für wen ist der Document Hub?
Für Organisationen, die Überblick wollen ohne ein schweres Dokumentenmanagementsystem.
Unternehmer
Selbstständige und Geschäftsführer
Handelsregisterauszug, Verträge und Steuererklärungen beisammen, neben Ihren Rechnungen.
Non-Profit
Vereine und Stiftungen
Satzung, Jahresabschluss und Korrespondenz an einem Ort, auch wenn der Vorstand wechselt.
Was kostet TriFact365?
Sie zahlen eine feste Monatsgebühr und einen Betrag pro Dokument. Sehen Sie den Tarif für Ihre Organisation.
Standard
€ 10 pro Monat
+ € 0,18 pro Dokument
1 Benutzer und 1 Mandant
Beispiel: bei 100 Dokumenten pro Monat zahlen Sie € 28.
Inklusive
- KI-Rechnungserkennung auf Zeilenebene
- Splitten & Zusammenführen
- Dokumentenmanagement
- Spesen und mobile App
- Anbindung an das Peppol-Netzwerk
- Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen
Plus
€ 26 pro Monat
+ € 0,18 pro Dokument
3 Benutzer und 3 Mandanten
Beispiel: bei 100 Dokumenten pro Monat zahlen Sie € 44.
Alles aus Standard, plus
- Autorisierung
- Vollmachten
- Workflows
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Standard für Kanzleien
€ 26 pro Monat
+ € 0,18 pro Dokument
1 Benutzer und 1 Mandant
Beispiel: bei 100 Dokumenten pro Monat zahlen Sie € 44.
Inklusive
- Alle Mandanten in einer Umgebung, auch bei unterschiedlichen Programmen
- KI-Rechnungserkennung auf Zeilenebene
- Splitten & Zusammenführen
- Dokumentenmanagement
- Spesen und mobile App
- Anbindung an das Peppol-Netzwerk
- Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen
Plus für Kanzleien
€ 39 pro Monat
+ € 0,18 pro Dokument
1 Benutzer und 1 Mandant
Beispiel: bei 100 Dokumenten pro Monat zahlen Sie € 57.
Alles aus Standard, plus
- Autorisierung
- Vollmachten
- Workflows
- Automatische E-Mail-Erinnerungen
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Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement
Nein, kein vollständiges DMS. Es ist eine schlanke Umgebung, um Geschäftsdokumente zu ordnen und wiederzufinden, mit Zugriff pro Buchhaltung. Versionsverwaltung, Verlauf und Dokument-Workflows sind nicht enthalten; brauchen Sie diese, passt ein klassisches DMS besser.
Ein Laufwerk speichert Dateien. Im Document Hub haben Dokumente einen Typ und eine Kategorie, Rechte regeln den Zugriff, und Rechnungen und Belege gehen weiter zur Erkennung und Buchung.
Nur Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Belege. Alle anderen Dokumenttypen werden zum PDF und stehen geordnet bereit, ohne Arbeitsvorrat.
Ja. Das Original bleibt durchsuchbar und als PDF herunterladbar. Für die längere Aufbewahrung gibt es das digitale Archiv.
Jedes Dokument griffbereit, wenn jemand danach fragt
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