Laat facturen goedkeuren

Ja dit is mogelijk. Je kan bijvoorbeeld instellen dat goedkeuring van één de twee leden van de directie nodig is om de factuur goed te keuren.

Als meerdere personen een document moeten goedkeuren kan je een volgorde aanbrengen, zodat bijvoorbeeld altijd eerst een afdelingsmanager akkoord moet geven voor een document goedkeuring nodig heeft van de directeur. Een workflow bestaat uit maximaal 5 van dit soort fases.

Je kan er voor kiezen om een workflow direct te starten bij binnenkomst van een document. Hiervoor kan je één standaard workflow instellen per administratie. Als je meer flexibiliteit nodig hebt kan je de workflow ook pas starten nadat een collega, bijvoorbeeld van de financiële administratie, deze inhoudelijk heeft beoordeeld en heeft toegewezen aan een workflow.

Als je de standaardinstellingen van TriFact365 gebruikt zal een factuur pas zichtbaar zijn als deze is goedgekeurd, je weet dan zeker dat de facturen die vanuit TriFact365 naar het boekhoudpakket zijn verzonden ook akkoord zijn bevonden. Je kan er ook voor kiezen om boekingen al vóór goedkeuring naar het boekhoudpakket te sturen. Als je kiest voor deze laatste functie is het mogelijk om de factuur op zo’n manier in te boeken dat deze ingeboekt wordt op zo’n manier dat duidelijk is dat hij niet meegenomen mag worden in betaalopdrachten. Zodra de factuur in TriFact365 de volledige workflow heeft doorlopen wordt de boeking vrijgegeven voor betaling. Deze functie werkt voor AccountView, AFAS, Exact Online, Twinfield en Boekhoudgemak.