En Belgique, le délai de conservation des documents comptables dépend du texte qui s’applique. Le droit comptable impose sept ans pour les livres, tandis que la loi du 20 novembre 2022 a porté le délai fiscal de sept à dix ans à partir de l’exercice d’imposition 2023. Pour les biens immobiliers, la révision TVA fait grimper ce délai à quinze ans. Voici comment s’y retrouver, et pourquoi les tickets de caisse posent un problème à part.
Sommaire
Combien de temps faut-il conserver ses documents comptables ?
Deux régimes se superposent. Le Code de droit économique prévoit que les entreprises soumises à l’obligation comptable conservent leurs livres pendant sept ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit leur clôture. Sur le plan fiscal, la loi du 20 novembre 2022 a allongé le délai de sept à dix ans, avec effet à partir de l’exercice d’imposition 2023, aussi bien pour l’impôt direct que pour la TVA.
En pratique, la plupart des cabinets conseillent donc de tabler sur dix ans pour l’ensemble des pièces justificatives. C’est aussi le délai le plus sûr en cas de contrôle. Comme l’interprétation de ces textes évolue, faites confirmer votre situation par votre comptable.
Aperçu par type de document
| Délai | Documents |
|---|---|
| 7 ans | Livres comptables, selon le Code de droit économique |
| 10 ans | Pièces justificatives fiscales et TVA : factures d’achat et de vente, notes de crédit, extraits bancaires, inventaires |
| 15 ans | Documents liés aux bâtiments et terrains, en raison de la période de révision TVA |
Un cas particulier revient souvent : les investissements amortis. La facture d’achat se conserve encore plusieurs années après le dernier amortissement, ce qui peut porter la durée totale bien au-delà de dix ans pour une machine amortie sur une longue période.
Quand le délai commence-t-il ?
Le point de départ n’est pas la date du document mais le 1er janvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice. Une facture de janvier 2025 se compte donc à partir du 1er janvier 2026, ce qui la rend conservable jusqu’à la fin 2035. Cette règle explique pourquoi un classement par exercice reste plus pratique qu’un classement par date.
Les tickets de caisse : le papier s’efface
Un ticket de caisse est une pièce justificative comme une autre et relève donc du même délai. C’est pourtant le document qui pose le plus de problèmes, parce que la plupart des tickets sont imprimés sur papier thermique et que celui-ci s’efface. Un ticket devenu blanc après deux ans ne remplit plus la condition de lisibilité, bien avant la fin du délai légal.
Photographiez donc le ticket au moment de payer plutôt qu’en fin de mois. Avec l’application de TriFact365, le reçu part directement vers votre administration, avec la date, le montant et la TVA déjà lus.
Et en France ?
Les règles françaises diffèrent de celles applicables en Belgique, et elles reposent elles aussi sur deux textes. L’article L123-22 du Code de commerce impose de conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice. L’article L102 B du Livre des procédures fiscales fixait de son côté un délai de six ans, correspondant au droit de reprise de l’administration. Une même facture relevait donc des deux régimes, et l’usage était de retenir le délai le plus long.
Une loi du 25 juin 2026 aligne les deux : le délai fiscal passe de six à dix ans, pour les documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027. En pratique, la consigne ne change pas pour qui suivait déjà le Code de commerce : dix ans à partir de la clôture de l’exercice. Les documents sociaux, comme les bulletins de paie, restent sur un délai plus court, et les contrats civils ou commerciaux se prescrivent en cinq ans.
La conservation numérique est-elle autorisée ?
Oui, à condition que les documents restent intègres, complets et lisibles pendant toute la durée de conservation, et qu’ils puissent être présentés en cas de contrôle. Le numérique est d’ailleurs souvent plus sûr que le papier : l’encre ne s’efface pas et rien ne disparaît dans un incendie ou un dégât des eaux.
C’est précisément la partie que TriFact365 prend en charge : les documents traités restent consultables dans les archives numériques, avec le renvoi vers l’écriture et l’historique des approbations, indépendamment de votre logiciel comptable.
Questions fréquentes
La loi du 20 novembre 2022 a porté le délai fiscal de sept à dix ans à partir de l’exercice d’imposition 2023. Le droit comptable prévoit sept ans pour les livres. Dans le doute, tabler sur dix ans est le choix le plus sûr.
À partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice, et non à partir de la date du document. Une facture de janvier 2025 se compte donc à partir du 1er janvier 2026.
Quinze ans pour les documents liés aux bâtiments et terrains, en raison de la période de révision de la TVA. Pour certaines situations, ce délai peut aller plus loin encore.
La version numérique peut remplacer le papier si toutes les données sont conservées et si le document reste lisible et disponible pendant tout le délai. Le papier thermique s’effaçant, scanner à la réception est souvent plus sûr que garder l’original. Faites confirmer votre situation par votre comptable.
L’administration peut rejeter votre comptabilité et procéder à une taxation d’office, avec les majorations qui vont avec. Conserver les pièces sous forme numérique et consultable est la manière la plus simple d’éviter ce risque.
Non. En France, le Code de commerce impose dix ans à compter de la clôture de l’exercice pour les documents comptables, tandis que le délai fiscal était de six ans avant d’être aligné sur dix ans par la loi du 25 juin 2026. En Belgique, le droit comptable prévoit sept ans et le fiscal dix ans depuis l’exercice d’imposition 2023.
