Rechnungen archivieren ohne eigene Ablagestruktur
Mit TriFact365 archivieren Sie Rechnungen, Belege und Dokumente automatisch: verarbeitet heißt aufbewahrt. Das Original bleibt mit Buchungsverweis und Audit-Trail auffindbar, unabhängig von Ihrer Buchhaltungssoftware, und Sie pflegen keine Ordnerstruktur.
Anbindung an alle führenden Buchhaltungsprogramme
Was heißt Rechnungen archivieren?
Rechnungen archivieren heißt, Belege so aufzubewahren, dass sie über Jahre lesbar bleiben, wiederauffindbar sind und sich einer Buchung zuordnen lassen. Nicht die Ablage ist die Aufgabe, sondern das Wiederfinden: ein Beleg, den niemand mehr sucht und findet, ist praktisch nicht archiviert.
Suchen Sie etwas Bestimmtes? Diese Seite behandelt die Aufbewahrung nach der Verarbeitung. Das Einreichen und Klassifizieren aller Dokumenttypen steht im Dokumenten-Hub, das Auslesen bei der Rechnungserkennung und der Weg bis zur Buchung bei der digitalen Rechnungsverarbeitung. Welche Dokumenttypen Sie ablegen können, zeigt unser Helpcenter.
Wie funktioniert das Archivieren?
Archivieren ist kein Schritt, den Sie selbst ausführen. Es passiert um die Verarbeitung herum, in vier Etappen.
1. Das Dokument kommt herein
Eine Rechnung oder ein Beleg kommt per Mailadresse, Upload, App oder über Peppol herein, und beim Einreichen wählen Sie den Dokumenttyp. Diese Wahl bestimmt, wo das Dokument später im Archiv steht.
2. Die Verarbeitung löst das Archivieren aus
Sobald eine Rechnung oder ein Beleg verarbeitet ist, wird das Dokument aufbewahrt. Nichts muss benannt, abgelegt oder verschoben werden, und Sie pflegen keine Ordnerstruktur.
3. Was mitreist
Drei Dinge bleiben zusammen: das Originaldokument, der Verweis auf die Buchung in Ihrer Buchhaltungssoftware und der Audit-Trail, wer wann was getan hat. Weil dieses Paket im Archiv liegt und nicht in Ihrem Paket, bleiben die Dokumente auch dann verfügbar, wenn Sie die Buchhaltungssoftware wechseln.
4. Wiederfinden
Sie suchen nach Geschäftspartner, Rechnungsnummer, Buchungsnummer oder Betrag und filtern nach Verwaltung, Dokumenttyp oder Zeitraum. Kolleginnen und Ihre Steuerkanzlei arbeiten im selben Archiv, also muss zum Teilen nichts verschickt werden.
Unabhängig von Ihrer Buchhaltungssoftware
Ein Archiv, das in Ihrer Buchhaltungssoftware liegt, endet mit dem Vertrag. Bei TriFact365 steht es daneben, also bleiben Dokumente und Historie erhalten, wenn Sie wechseln.
- Original, Buchungsverweis und Audit-Trail bleiben zusammen
- Zugriff für Kolleginnen und die Steuerkanzlei, ohne Export
- Papier verblasst, die digitale Fassung bleibt lesbar
Welche Aufbewahrungsfristen für Ihre Unterlagen gelten und welche Anforderungen daran gestellt werden, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Nicht nur Rechnungen im Archiv
Die Basis bilden Eingangs- und Ausgangsrechnungen und Belege, die nach der Erkennung automatisch im Archiv landen. Daneben legen Sie in Preview auch übrige Geschäftsdokumente ab, nach Kategorie geordnet.
- Personal, Zahlungsverkehr und Finanzen, etwa Gehaltsabrechnung oder Kontoauszug
- Steuern und Recht, etwa Umsatzsteuervoranmeldung oder Verträge
- Alles an einer Stelle statt verstreut über Laufwerke und Postfächer
In Sekunden wiederfinden
Ein Archiv beweist seinen Wert erst bei einer Rückfrage oder einer Prüfung. Sie suchen nach Geschäftspartner, Rechnungsnummer, Betrag oder Zeitraum und haben das Dokument samt Historie sofort vor sich.
- Suchen und filtern nach Verwaltung, Dokumenttyp und Periode
- Audit-Trail je Dokument, mit Zeitpunkt und Handlung
- Rechte je Benutzer und je Verwaltung
Wer wann freigegeben hat, richten Sie bei der Rechnungsfreigabe ein.
Häufig gestellte Fragen
Ihre Buchhaltungssoftware bewahrt die Buchungen auf, TriFact365 die Dokumente dahinter, mit dem Audit-Trail. Weil das Archiv neben Ihrem Paket steht, bleiben die Dokumente verfügbar und durchsuchbar, wenn Sie wechseln, und Ihre Steuerkanzlei bekommt Zugriff ohne Export.
Nein. Sobald eine Rechnung oder ein Beleg verarbeitet ist, wird das Dokument aufbewahrt. Es gibt keine Ordnerstruktur zu pflegen und nichts zu benennen oder zu verschieben.
Welche Fristen und Anforderungen für Ihre Unterlagen gelten, bestimmt das Steuerrecht, und das klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Was TriFact365 liefert, ist die Praxis dahinter: Dokumente, die lesbar und auffindbar bleiben, mit Buchungsverweis und Audit-Trail je Dokument.
Unter anderem nach Geschäftspartner, Rechnungsnummer, Buchungsnummer und Betrag, mit Filtern für Verwaltung, Dokumenttyp und Zeitraum. So finden Sie ein einzelnes Dokument in Sekunden.
Die bleiben, wo sie sind. Original, Buchungsverweis und Audit-Trail liegen im Archiv von TriFact365 und nicht in Ihrem Buchhaltungspaket, also überstehen sie einen Wechsel.
Ja. Sie geben Benutzern Zugriff auf dasselbe Archiv, mit Rechten je Verwaltung. Dokumente müssen dafür nicht exportiert oder verschickt werden.
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