Reconnaissance de factures : jusqu’au niveau des lignes
La reconnaissance de factures de TriFact365 lit vos factures et justificatifs automatiquement, ligne par ligne. Vous les transmettez par e-mail, par téléchargement, via l’application ou par Peppol, et une proposition d’écriture complète vous attend pour votre logiciel comptable.
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Qu’est-ce que la reconnaissance de factures ?
La reconnaissance de factures est un logiciel qui extrait automatiquement les données d’une facture, à savoir le fournisseur, la date, les montants, la TVA et les lignes, et en fait une proposition d’écriture. Elle combine l’OCR et une intelligence artificielle qui apprend de vos écritures précédentes. Notre centre d’aide détaille le fonctionnement.
Vous cherchez quelque chose de précis ? Cette page traite de la lecture de la facture elle-même. La manière dont les documents arrivent et sont numérisés est décrite sur le logiciel de numérisation. Le parcours complet, de la réception à l’écriture, figure sur le traitement des factures, et la validation par vos collègues sur les circuits d’approbation.
Comment fonctionne la reconnaissance de factures ?
Quatre étapes : la réception, la lecture des caractères, la reconnaissance des champs et l’imputation. Les trois premières sont automatiques. À la quatrième naît la proposition que vous confirmez.
1. La facture arrive
Par e-mail, par téléchargement dans le portail, via l’application mobile ou comme facture électronique sur le réseau Peppol. Tout atterrit dans la même pile de travail, quel que soit le canal.
2. Lecture des caractères
Un scan ou un PDF est redressé et converti en texte. Pour une facture électronique, cette étape disparaît, car les données arrivent déjà structurées. Ce qui ne disparaît pas, c’est l’imputation.
3. Reconnaissance des champs
Le numéro, la date, l’échéance, les montants par taux de TVA et les lignes sont identifiés. Le fournisseur est rapproché des comptes fournisseurs de votre dossier. Chaque entreprise utilisant une mise en page différente, cette étape travaille sur des modèles et non sur des positions fixes.
4. Imputation et proposition d’écriture
Par ligne, un compte général et un code TVA sont proposés, complétés au besoin d’une section analytique. Après votre confirmation, l’écriture part vers votre logiciel comptable, où s’effectue aussi le paiement.
En temps réel, sans file d’attente
Vous déposez le document et vous continuez votre travail. Il n’y a pas d’étape de traitement manuelle, donc votre proposition d’écriture est prête en quelques secondes, même en période de pointe.
- Proposition d’écriture disponible en quelques secondes
- Ni traitement par lots, ni file d’attente
- Réception par e-mail, téléchargement, application ou Peppol
Compte général et code TVA par ligne
Pour les factures de mise en page courante, plus de 90 % des champs sont reconnus correctement du premier coup. La proposition couvre l’écriture complète, lignes comprises, de sorte qu’un contrôle visuel et une confirmation suffisent généralement.
- Plus de 90 % des champs corrects directement
- Reconnaissance des lignes, donc écriture détaillée
- Montants séparés par taux de TVA sur une même facture
Plus précise à chaque facture
TriFact365 apprend de chaque facture que vous traitez. Un fournisseur que vous comptabilisez tous les mois demande donc de moins en moins de corrections.
- Les modèles s’appuient sur vos écritures précédentes
- Une correction agit dès la facture suivante du même fournisseur
- L’écriture manuscrite et les photos de travers restent l’exception qui demande une personne
Questions fréquemment posées
L’OCR transforme une image en texte. La reconnaissance de factures interprète ce texte dans le contexte de votre dossier et rattache les montants aux bons champs et le fournisseur au bon compte. L’OCR seul donne un document consultable, la reconnaissance donne une proposition d’écriture.
Oui. La facture est lue jusqu’au niveau des lignes, et un compte général et un code TVA sont proposés par ligne. Plusieurs taux de TVA et plusieurs sections analytiques restent ainsi séparés sur une même facture.
Non. La proposition est automatique, la confirmation reste humaine. L’écriture ne part vers votre logiciel comptable qu’après ce contrôle. Comptabiliser sans contrôle ne fait que déplacer le travail vers des corrections ultérieures.
Avec une facture électronique, la lecture des caractères disparaît, car les données arrivent structurées. L’imputation ne disparaît pas : le compte général, le code TVA et la section analytique se décident dans les deux cas à la même étape.
Une connexion à votre logiciel comptable ou ERP est nécessaire, car c’est là qu’arrive l’écriture. Les paquets raccordés figurent sur la page des connexions.
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