In een wereld waarin digitalisering steeds belangrijker wordt, willen steeds meer bedrijven hun administratieve processen efficiënter maken. Eén van de grootste winstpakkers? Automatisch inboeken van facturen.
Maar hoe werkt dat precies? En waarom kiezen steeds meer organisaties hiervoor? In deze blog leggen we het stap voor stap uit.
Wat is automatisch inboeken?
Automatisch inboeken betekent dat inkomende facturen niet meer handmatig hoeven te worden verwerkt in de boekhouding. In plaats daarvan zorgt software ervoor dat factuurgegevens automatisch worden herkend en de juiste financiële gegevens worden gevonden.
Dit bespaart tijd, vermindert fouten en maakt de administratie overzichtelijker.
Stap 1: Factuur ontvangen
De eerste stap is de ontvangst van de factuur. Facturen kunnen binnenkomen via e-mail, een klantenportaal, of worden rechtstreeks in een factuurverwerkingssysteem geüpload.
De meeste moderne systemen kunnen werken met verschillende bestandsformaten, zoals PDF, UBL (een standaard XML-formaat voor elektronische facturen), of zelfs gescande papieren facturen.
Stap 2: Gegevens herkennen (OCR en UBL)
- AI:
Wanneer de factuur als een afbeelding (bijvoorbeeld een scan of een gewone PDF) wordt aangeleverd, gebruikt het systeem AI-technologie. Dit herkent tekst uit de afbeelding en zet deze om in leesbare gegevens zoals factuurnummer, datum, bedragen en btw-tarieven.
- UBL-facturen:
Bij elektronische facturen in UBL-formaat is deze herkenning niet nodig. UBL-bestanden bevatten de gegevens al gestructureerd. De software leest deze gegevens direct uit, wat sneller en minder foutgevoelig is.
Stap 3: Automatische boekingsvoorstellen
Op basis van de herkende gegevens maakt de software een boekingsvoorstel. Dit voorstel bevat onder andere:
- De leverancier
- Het factuurnummer en de factuurdatum
- De btw-bedragen en btw-codes
- De grootboekrekening waarop geboekt moet worden
- Eventuele kostenplaatsen of projecten
Sommige systemen gebruiken slimme regels of zelfs machine learning om te voorspellen op welke rekeningen kosten geboekt moeten worden, gebaseerd op eerdere boekingen.
Stap 4: Controle en goedkeuring
Automatisch betekent niet dat er geen controle is. Medewerkers kunnen het boekingsvoorstel controleren voordat de factuur definitief wordt geboekt. Afhankelijk van de interne processen kunnen facturen ook via een goedkeuringsflow lopen waarbij budgethouders of managers hun akkoord moeten geven.
Stap 5: Boeking in de administratie
Na controle en/of goedkeuring boekt de medewerker de factuur definitief in het financiële systeem (bijvoorbeeld Exact, AFAS, Twinfield, Visma, of een ander ERP-systeem). De medewerker koppelt de factuur aan de juiste boeking en slaat deze op voor toekomstige referentie (bijvoorbeeld voor btw-aangifte of een audit).
Wat zijn de voordelen?
- Tijdsbesparing: Minder handmatig werk betekent meer tijd voor waardevolle taken.
- Minder fouten: Automatische herkenning verkleint de kans op menselijke fouten.
- Snellere verwerking: Facturen kunnen vaak binnen enkele minuten na ontvangst geboekt zijn.
- Kostenbesparing: Minder uren administratie = lagere overheadkosten.
- Beter inzicht: Snellere verwerking geeft real-time inzicht in de openstaande verplichtingen en cashflow.
Belangrijke aandachtspunten
Hoewel automatisch inboeken veel voordelen biedt, is het belangrijk om:
- Goede afspraken te maken over de verificatie- en goedkeuringsprocessen.
- Regelmatig controles uit te voeren op de kwaliteit van de gegevensherkenning.
- Medewerkers goed te trainen in het omgaan met uitzonderingen (bijvoorbeeld afwijkende facturen).
Automatisch inboeken van facturen is een slimme stap richting een efficiëntere administratie. Maak gebruik van moderne technologie zoals OCR, UBL en slimme boekingslogica, zo kun je niet alleen tijd en geld besparen, maar ook je financiële processen professionaliseren.
TriFact365 ondersteunt automatisch boeken op dit moment nog niet.
