Automatisch documenten verwerken met het documentenportaal
Zakelijke documenten verzamelen, classificeren, bewerken en archiveren met het TriFact365 documentenportaal.
Eenvoudig documenten verwerken
Veel accountants en andere professionals zijn bezig met het op tijd verzamelen van documenten voor de verwerking. Bovendien bestaat er een grote behoefte om zo snel en efficiënt mogelijk te kunnen zien of alle documenten zijn ontvangen, wanneer, door wie of hoe ze zijn geüpload, of de bijlages zijn verwerkt en wat de achterliggende reden is als dit niet het geval is.
TriFact365 biedt een zelflerend documentenportaal gericht op organisaties die documentstromen willen automatiseren. TriFact365 gaat daarbij verder dan standaard document management software (DMS) oplossingen. Alle documenten worden direct bij ontvangst door slimme OCR en algoritmen geclassificeerd en gesorteerd, waardoor het aantal handelingen voor gebruikers minimaal is.
Universeel aanleverportaal
Met dit universele aanleverportaal is TriFact365 nog aantrekkelijker voor gebruikers die zakelijke documenten in de administratie willen hebben. Dagelijks worden wereldwijd hoge volumes inkoopfacturen, verkoopfacturen, bonnen en declaraties aangeleverd.
Aanlevering van documenten vindt plaats via e-mail, webportaal of iOS/Android app.
Toepassingen
Kosten besparen
Kijk kritisch naar het aantal documenten met de status "Niet verwerkt". Is dit aantal hoog? Dan heb je veel kans dat er documenten worden doorgestuurd die niet relevant zijn.
Tijd besparen
Voorkom kwartaalpieken door documenten bij ontvangst direct te verwerken. Benut de mogelijkheid voor automatische aanlevering via de e-mail.
Filteren
Krijg snel duidelijkheid over inconsistente aanlevering met de geavanceerde filterfunctie. Onderneem direct actie richting de verantwoordelijke om dit te herstellen.
Automatisch documenten classificeren
Het TriFact365 documentenportaal sorteert automatisch ontvangen documenten. Hiertoe maakt de software gebruik van documenttypes die zijn afgeleid van de werking van journaalposten in boekhoudsoftware.
De functies voor onze sorteerrobot breiden steeds verder uit. Ons doel is alle documenten automatisch te classificeren. Dit scheelt jou als gebruiker repeterende handelingen en dus kostbare tijd.
TriFact365 Werkvoorraad Matrix
Het Dashboard toont een matrixoverzicht van alle documenten die openstaan. Welke processtappen en documenten de matrix toont is afhankelijk van de aan de gebruiker toegewezen gebruikersrechten.
Zodra alle handelingen door de betreffende gebruiker(s) zijn uitgevoerd komt het document in het Archief. Alle processen zijn voorzien van gedetailleerde audit trail, zodat je altijd kunt zien wie, wat op welk tijdstip heeft uitgevoerd.
TriFact365 Digitaal archief
Nadat documenten vanuit de Werkvoorraad zijn verwerkt komen deze in het digitaal archief, waar deze net zo lang worden bewaard totdat je ze verwijdert of stopt met TriFact365. Met het digitaal archief voldoe je dus eenvoudig aan de 7 of 10 jaar bewaarplicht van de belastingdienst.
De zoekfilters in het digitaal archief helpen je om snel bij het gewenste document te komen. TriFact365 verwerkt alle documenten via OCR-software.
Voordelen documentenportaal
Met het documentenportaal van TriFact365 bespaar je tijd. Direct bij de ingebruikname staat de documentstructuur al voor je gereed. De meeste tijdbesparing ervaren gebruikers bij het verzamelen, classificeren en herkennen van documenten. Ook de aanvullende workflows voor het digitaal autoriseren van documenten besparen veel tijd. Het mooie aan TriFact365 is dat alle standaard gebruikers gratis zijn, dus je kunt zowel interne als externe gebruikers van bijvoorbeeld leveranciers of klanten toevoegen en documenten laten aanleveren of inzien.
Ruim 20.000 organisaties benutten TriFact365 als documentenportaal, wanneer start jij?
- Aanleverportaal voor zakelijke boekingsdocumenten
- Bestandsformaten: UBL, XML, PDF, JPG, TIFF, PNG, DOC, XLS
- Automatische sorteerrobot
- Matrix met openstaande werkvoorraad
- Digitaal archief met alle verwerkte documenten
- Ingebouwde Scan en Herken
- Ingebouwde OCR software
- Ingebouwde Workflows
Veelgestelde vragen
Met een documentenportaal kun je grote hoeveelheden documenten sneller ontvangen, verwerken en delen met gebruikers van binnen en buiten je organisatie, daarbij kun je denken aan leveranciers, klanten, adviseurs, accountants en derden die je toegang zou willen verlenen.
Nee, TriFact365 is een kant-en-klaar documentenportaal voor de verwerking van zakelijke documenten zoals inkoopfacturen, verkoopfacturen en bonnetjes.
Ja, we zijn achter de schermen al bezig met de softwareontwikeling voor uitbreiding van de soorten documenten (documenttypes). Wij verwachten deze uitbreiding op korte termijn. Als je interesse hebt kun je je aanmelden als BETA tester.
De grootste tijdswinst behaal je met de verwerking van hoog volume zakelijke documenten. Denk hierbij aan inkoopfacturen, declaraties en bonnetjes die vaak dagelijks worden ontvangen. Het verzamelen van deze documenten is met een zeflerend Documentenportaal kinderlijk eenvoudig. TriFact365 bevordert de effectiviteit en verbetert het concurrentievermogen van je organisatie!
Gebruikers kun je eenvoudig de volgende rollen toekennen: toevoegen, autoriseren, controleren, stamgegevens bewerken, procureren, verwijderen en archiveren.
Op onze tarievenpagina vind je alle kosten van TriFact365. Je kunt dus ONBEPERKT en GRATIS standaardgebruikers toevoegen die je alle basisrollen van het documentenportaal kunt toekennen. Alleen voor de optionele autorisatie-/procuratiegebruiker(s) worden extra kosten in rekening gebracht.