Veelgestelde vragen
Op de inlogpagina van TriFact365 kun je een Wachtwoord reset aanvragen.
Het instellen van een nieuw wachtwoord doe je bij de Persoonlijke instellingen. Lees hier hoe je dit doet.
Je kunt het e-mailadres van een Gebruiker niet wijzigen. Je kunt wel een nieuwe Gebruiker aanmaken met het correcte e-mailadres (en eventueel de oude Gebruiker verwijderen).
Je kan documenten uploaden via de portal, e-mail en de mobiele app:
– Portal: PDF (incl. bulkfacturen)
– Mail: PDF (incl. bulkfacturen) + UBL
– Mobiele app: Foto’s van bonnetjes
Lees hier meer over uploaden.
Dit e-mailadres kun je vinden bij de administratie-instellingen. Ga hiervoor naar Instellingen (tandwiel) > Administraties. Het e-mailadres staat onder het kopje Mailbox.
Documenten die per e-mail naar TriFact365 worden verstuurd en ontvangen zijn zichtbaar in de Mailbox. Wanneer een document niet verwerkt kon worden is de e-mail gemarkeerd met een Uitroepteken. Klik op het Vergrootglas bij de e-mail en bekijk welke foutmelding er is gegeven. Controleer ook of er documenten op Uitval staan.
In de meeste gevallen komt dit door wijzigingen die zijn gedaan in het boekhoudpakket. De gegevens dienen dan bijgewerkt/gesynchroniseerd te worden. Lees hier hoe je moet bijwerken. Het is ook mogelijk dat de koppeling met het boekhoudpakket niet meer correct werkt. Lees hier hoe je de koppeling vernieuwt.
Elke afwijking ten opzichte van de factuur dien je te corrigeren. De correctie die je toepast zorgt voor een beter voorstel voor een volgend geüpload document. Als de Leverancier of Klant niet goed wordt voorgesteld controleer dan of de Stamgegevens volledig zijn ingevuld.
Het verschilt per boekhoudpakket waar de PDF terechtkomt. Zie onderstaande links:
PDF in AccountView
PDF in AFAS
PDF in Exact Online
PDF in iMUIS Online
PDF in King Anywhere
PDF in King Business Software
PDF in SnelStart
PDF in Twinfield
PDF in Unit4 Multivers
PDF in Visma eAccounting
Jazeker, voor de meeste boekhoudpakketten is het mogelijk om dit in te richten.
Lees hier meer.
Autoriseren gebeurt vóór het controleren van de factuur en procureren gebeurt na het controleren van de factuur. Bij autoriseren keur je de factuur goed of af meteen nadat hij in de werkstroom van TriFact365 terechtkomt. Bij procureren keur je het uiteindelijke boekingsvoorstel van deze factuur goed of af. Hierna komt de boeking in het boekhoudpakket terecht.
Om te kunnen autoriseren dient eerst het volgende ingesteld te worden:
– Zorg dat de Gebruiker(s) het recht Autorisatie toegewezen hebben gekregen.
– Zorg dat de Gebruiker(s) toegewezen is/zijn aan de betreffende Administratie(s).
– Stel een autorisatieschema in (lees meer)
– Stel eventueel een e-mailherinnering in (lees meer)
Nadat je dit hebt ingesteld, kunnen de facturen geautoriseerd worden. Lees hier hoe het autoriseren in zijn werk gaat.
Om te kunnen procureren dient eerst het volgende ingesteld te worden:
– Zorg dat de Gebruiker(s) het recht Procuratie toegewezen hebben gekregen.
– Zorg dat de Gebruiker(s) toegewezen is/zijn aan de betreffende Administratie(s).
– Stel een procuratieschema in (lees meer)
– Stel eventueel een e-mailherinnering in (lees meer)
Nadat je dit hebt ingesteld, kunnen de facturen geprocureerd worden. Lees hier hoe het procureren in zijn werk gaat.
De factuur die je ontvangt van TriFact365 wordt per e-mail verzonden naar het opgegeven factuuradres. Deze komt dus niet automatisch in de workflow te staan. Wil je dit wel? Lees hier hoe je dit in kan stellen.
Alleen de Eigenaar van het account kan de accountgegevens wijzigen. Dit kan door te klikken op Accountgegevens onder de Klantnaam.
Lees hier meer.
Alle verwerkte facturen en bonnetjes worden in het digitale Archief bewaard zolang je klant bent bij ons. Wil je graag het archief downloaden? Neem contact met ons op of lees hier meer.