Scan en herken software: stream je boekingsstukken
Met scan en herken software van TriFact365 stream je facturen en bonnetjes uit mail, portal, app, Peppol en scanner naar één feed, die doorloopt tot een conceptjournaalpost.
Wat doet scan en herken software voor je administratie?
Scan en herken software verzamelt gescande en digitale facturen en bonnetjes uit al je kanalen, leest ze automatisch in en zet de gegevens klaar voor je boekhouding.
Deze pagina gaat over scan en herken: aanleveren, conversie naar pdf, scannen, splitsen, samenvoegen, werkvoorraad en basisherkenning. Details over AI-herkenning lees je bij factuurherkenning, over de hele route bij factuurverwerking.
Welke pagina past bij je vraag?
Scan en herkenHoe komt alles wat ik ontvang goed en compleet binnen?
FactuurherkenningHoe nauwkeurig wordt een factuur uitgelezen en gecodeerd?
FactuurverwerkingHoe loopt de hele route, van ontvangst tot journaalpost?
Hoe werkt scan en herken?
In zes stappen van de stapel op je bureau, de mailbox of je telefoon naar een automatische journaalpost.
Stap 2
Conversie naar pdf
Elk bestand wordt pdf, ook een UBL zonder pdf. Elk document krijgt een type.
Stap 6
Automatische journaalpost
Inkoopfacturen, verkoopfacturen en bonnetjes uitgelezen tot een voorstel journaalpost, voor jouw akkoord.
Aanleveren voor scan en herken: e-mail, portal, app of Peppol
Elke administratie heeft eigen aanleverkanalen. Je kiest per document wat het makkelijkst is, en alles komt in dezelfde werkvoorraad.
Mail of scan direct naar de administratie
Elke administratie heeft een eigen e-mailadres. Met het onderwerp bepaal je het type, en of een bestand eerst gesplitst moet worden. Kan je scanner naar een e-mailadres scannen, dan gaat een stapel zo rechtstreeks naar binnen.
Ook: automatisch doorsturen vanuit je eigen mailbox · UBL-facturen (.xml), met of zonder pdf · tot 10 MB per e-mail · scan op minimaal 200 DPI, een stapel als pdf
Uploaden in de portal, met splitsen als keuze
Kies de administratie en het type, en geef aan of een bestand meerdere boekingsstukken bevat. Sleep de bestanden in het vak en rond af.
Ook: tot 20 MB per bestand · keuzes onthouden voor de volgende keer · uploaden vanuit OneDrive, Google Drive, Dropbox of iCloud
Bonnetjes scannen met je telefoon
Met de mobiele app scan je een bon onderweg. Kies de administratie, voeg eventueel een omschrijving toe en upload. Meer over de Bonnetjes app.
Ook: bijsnijden · een opmerking komt in de historie · uploadhistorie per maand
E-facturen via Peppol, zonder scannen
Een e-factuur via Peppol hoeft niet gescand te worden en komt in dezelfde werkvoorraad als je scans en mails. TriFact365 regelt je Peppol ID. Meer over Peppol e-facturatie.
Ook: ook voor België · alleen ontvangen
Elk bestand wordt pdf, elk document krijgt een type
De herkenning begint bij binnenkomst: foto’s, Word- en Excel-bestanden en scans worden pdf. Dat geldt voor 55 zakelijke documenttypen; welke dat zijn, lees je bij de Document Hub.
UBL zonder pdf? TriFact365 maakt de pdf
Komt een e-factuur (.xml) binnen zonder pdf, dan genereert TriFact365 zelf een pdf op basis van de UBL-gegevens. Heeft de leverancier een pdf in de UBL verwerkt, dan wordt die eruit gehaald. Die pdf staat naast het boekingsvoorstel en gaat met de journaalpost mee naar je boekhoudpakket. Handig voor facturen uit België, waar e-facturatie tussen bedrijven verplicht is. Ook als jij in Nederland zit en een Belgische leverancier alleen een UBL-bestand stuurt, kan iedereen die de factuur controleert of goedkeurt hem gewoon lezen.
Facturen en bonnetjes door naar de journaalpost
Inkoopfacturen, bonnetjes en verkoopfacturen gaan via de basisworkflow verder tot een voorstel journaalpost voor het inkoop- of verkoopdagboek. Moet iemand eerst goedkeuren, dan stel je workflows in, met tot vijf fases. De andere documenttypen worden wel pdf, maar gaan niet naar de herkenning of de werkvoorraad; die orden je in de Document Hub.
Zie wat er binnenkwam, en waarom iets niet is verwerkt
Mist er een factuur? Als beheerder zoek je het zelf uit.
Ontvangen documenten
Per document zie je wanneer, van wie en via welk kanaal het binnenkwam, en of het is verwerkt. Zichtbaar voor beheerders.
Ontvangen e-mails
Zie welke mails binnenkwamen en welke bijlagen zijn verwerkt, met een foutmelding als SPF check failed. Ook voor gebruikers met het recht Mailbox.
Opmerkingen
Kon een document niet worden verwerkt, dan staat de reden erbij.
Gescande stapels splitsen in losse facturen en bonnetjes
Scan je een stapel in één keer, dan staat die klaar om te splitsen. Hoort er iets bij elkaar, dan voeg je het samen.
Een bulk-pdf splitsen in losse boekingsstukken
Een gescande stapel bevat vaak inkoopfacturen, verkoopfacturen en bonnetjes door elkaar. Bij het splitsen wordt elk ervan een los boekingsstuk, met zijn eigen pagina’s.
Zo kom je bij Splitsen: uploaden · mailen met onderwerp bulkinkoop · de actie Splitsen in de werkvoorraad
Meerdere documenten samenvoegen tot één document
Bijvoorbeeld een factuur met de pakbon of urenstaat die er los bij kwam. Je zet ze in de werkvoorraad in de juiste volgorde en verzendt. Daarna gaat het geheel als één document naar de herkenning.
Eén werkvoorraad, met acties voor elk document
Alles wat nog verwerkt moet worden, staat in de werkvoorraad. Klik op de status om verder te gaan, pas met de acties meerdere documenten tegelijk aan en filter op elke kolom.
Laatste stap: herkenning tot automatische journaalpost
De herkenning werkt realtime voor inkoopfacturen, verkoopfacturen en bonnetjes. Jij controleert het boekingsvoorstel; pas na akkoord gaat de journaalpost naar je pakket.
Inkoopfactuur
BZ-2026-104471.pdf
Realtime uitgelezen door de AI, tot op de factuurregel, met grootboek en btw-code per regel.
Voorstel journaalpost · inkoopdagboek
Verkoopfactuur
VF-2026-0311.pdf
Ook je eigen verkoopfacturen worden uitgelezen, met dezelfde controle vóór de journaalpost.
Voorstel journaalpost · verkoopdagboek
Bonnetje
Parkeren Utrecht.pdf
Bedrag en btw worden herkend, of de bon nu uit de app, de mail of een gescande stapel komt.
Voorstel journaalpost · inkoopdagboek
Scan en herken voor de top 10 boekhoudpakketten
TriFact365 is officieel of gecertificeerd API-partner van elk pakket waarmee het koppelt. Per administratie kies je het pakket, ook als je werkmaatschappijen in verschillende pakketten boeken.
Scan en herken voor elke organisatie
Van ondernemer tot stichting: het verschil zit in wie er aanlevert en hoeveel administraties je hebt. De werkwijze blijft gelijk.
MKB
Het MKB
De schoenendoos van het kwartaal in één keer gescand en gesplitst, zonder je boekhoudpakket te vervangen.
Grootbedrijf
Het grootbedrijf
Meerdere administraties, elk met een eigen mailbox en pakket. Scan centraal en mail elke stapel naar de juiste administratie.
ZZP
ZZP en eenmanszaak
Bonnetjes met je telefoon, facturen via de mailbox van je administratie, en alles klaar voor je boekhoudpakket.
Non-profit
Vereniging en stichting
Vrijwilligers leveren bonnetjes aan met de app, de penningmeester ziet terug wat er binnenkwam. Ook als het bestuur wisselt.
Werk je voor klanten? Bekijk dan de werkwijze voor accountantskantoren.
Wat kost TriFact365?
Je betaalt een vast maandbedrag en een bedrag per document. Bekijk het tarief voor jouw organisatie.
Standaard
€ 10 per maand
+ € 0,18 per document
1 gebruiker en 1 administratie
Voorbeeld: bij 100 documenten per maand betaal je € 28.
Inbegrepen
- AI factuurherkenning op regelniveau
- Splitsen & samenvoegen
- Document management
- Declaraties en mobiele app
- Peppol-netwerk aansluiting
- Koppelingen met boekhoudpakketten
Plus
€ 26 per maand
+ € 0,18 per document
3 gebruikers en 3 administraties
Voorbeeld: bij 100 documenten per maand betaal je € 44.
Alles uit Standaard, plus
- Autorisatie
- Procuratie
- Workflows
- Automatische e-mailherinneringen
Gratis proberen
Probeer TriFact365
30 dagen gratis
- Stopt vanzelf
- Geen betaalgegevens nodig
- Geen implementatiekosten
- Meestal binnen een kwartier live
Liever eerst een demo? Plan een demo ›
Standaard voor kantoren
€ 26 per maand
+ € 0,18 per document
1 gebruiker en 1 administratie
Voorbeeld: bij 100 documenten per maand betaal je € 44.
Inbegrepen
- Alle klantadministraties in één omgeving, ook bij verschillende pakketten
- AI factuurherkenning op regelniveau
- Splitsen & samenvoegen
- Document management
- Declaraties en mobiele app
- Peppol-netwerk aansluiting
- Koppelingen met boekhoudpakketten
Plus voor kantoren
€ 39 per maand
+ € 0,18 per document
1 gebruiker en 1 administratie
Voorbeeld: bij 100 documenten per maand betaal je € 57.
Alles uit Standaard, plus
- Autorisatie
- Procuratie
- Workflows
- Automatische e-mailherinneringen
Gratis proberen
Probeer TriFact365
30 dagen gratis
- Stopt vanzelf
- Geen betaalgegevens nodig
- Geen implementatiekosten
- Meestal binnen een kwartier live
Liever eerst een demo? Plan een demo ›
Liever vaste kosten per klant? Met VAST betaal je een vast bedrag per administratie. Reken het uit ›
Google 4,8
Wat klanten zeggen
Reviews van bedrijven en organisaties die dagelijks met TriFact365 werken.
Meilleur Marketing Google-review
★★★★★
Eenvoudige scan en herken-app, gekoppeld met mijn boekhoudsysteem. … De support reageert zeer snel op vragen, mijn complimenten hiervoor.
Administratiekantoor Claudia Google-review
★★★★★
Als boekhouder werk ik graag met Trifact365 … Het verwerken van de inkoopfacturen gaat 4 tot 5 keer zo snel.
Robert Paul Geerling Google-review
★★★★★
TriFact365 is een van de beste systemen die ik heb gezien, terwijl het ook een van de goedkoopste is.
Scan en herken in 16 functies
- Uploaden in de portal
- Eigen mailbox per administratie
- Type en splitsen via het onderwerp
- Automatisch doorsturen vanuit je mailbox
- Uploaden vanuit online opslag
- Bonnetjes scannen met de app
- Peppol-ontvangst
- UBL-facturen via e-mail
- Automatisch omgezet naar pdf
- Ontvangen e-mails terugzien
- Opmerking bij niet-verwerkte documenten
- Gescande stapels splitsen
- Documenten samenvoegen
- Type veranderen
- Automatische journaalposten
- Pdf gegenereerd uit UBL
Veelgestelde vragen over scan en herken
TriFact365 werkt vóór je boekhoudpakket als één verzamelpunt voor al je boekingsstukken. Je levert aan via mail, portal, app, Peppol of scanner, splitst en voegt documenten samen en ziet terug wat er binnenkwam. Alles komt in één werkvoorraad, ook bij meerdere administraties. Je pakket blijft je boekhouding: na jouw akkoord gaat de journaalpost erheen.
Ja. TriFact365 herkent inkoopfacturen, verkoopfacturen en bonnetjes, en zet ze klaar voor het inkoop- of verkoopdagboek. Bonnetjes scan je onderweg met de app, verkoopfacturen mail of upload je net als inkoop. Vergelijk je oplossingen, kijk dan of ook verkoop en bonnen worden herkend, en niet alleen inkoopfacturen.
Ja, scan en herken is hybride. Digitale facturen komen binnen via e-mail, portal, app of Peppol, papieren documenten scan je in één keer als bulk-pdf. Beide stromen komen in dezelfde werkvoorraad, met dezelfde controle. Zo hoef je niet te wachten tot al je leveranciers digitaal factureren.
Overtypen is niet nodig: je controleert het boekingsvoorstel en geeft akkoord, waarna de journaalpost naar je pakket gaat. Lukt een document niet, dan zie je bij ontvangen documenten waarom. Staat een document onder het verkeerde type, dan wijzig je dat in de werkvoorraad met Type veranderen.
Van scanner tot automatische journaalpost
Scan een stapel van je eigen facturen en bonnetjes en zie wat TriFact365 ermee doet.