Die Aufbewahrungsfristen in Deutschland betragen je nach Unterlage sechs, acht oder zehn Jahre. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege und Rechnungen eine verkürzte Frist von acht statt zehn Jahren. Dieser Artikel zeigt, welche Frist für welches Dokument gilt, wann sie zu laufen beginnt und worauf Sie bei der digitalen Aufbewahrung achten.
Inhaltsverzeichnis
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
Geregelt sind die Pflichten steuerrechtlich in § 147 der Abgabenordnung und handelsrechtlich in § 257 HGB. Wer nach Steuer- oder Handelsrecht Bücher führen muss, muss diese auch aufbewahren. Die Fristen unterscheiden sich nach Art der Unterlage, und genau dort entstehen in der Praxis die Fehler: nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief und nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg.
Übersicht nach Dokumentart
| Frist | Unterlagen |
|---|---|
| 10 Jahre | Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die zu ihrem Verständnis nötigen Organisationsunterlagen |
| 8 Jahre | Buchungsbelege und Rechnungen |
| 6 Jahre | Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, einschließlich E-Mails, sowie Lohnkonten |
Eine Besonderheit: die steuerliche Frist endet nicht, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Bei einer laufenden Außenprüfung oder einer vorläufigen Festsetzung kann die Aufbewahrung deshalb auch über zehn Jahre hinausgehen. Im Zweifel klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Wann beginnt die Frist zu laufen?
Die Frist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde. Bei Handels- und Geschäftsbriefen zählt das Jahr des Zu- oder Abgangs, bei Verträgen das Jahr des Vertragsendes. Ein Vertrag, der 2026 ausläuft, wird also ab dem 31. Dezember 2026 gerechnet und nicht ab dem Datum der Unterschrift.
Was sich 2025 geändert hat
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die neue Frist gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Für Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Inventare bleibt es bei zehn Jahren, und für Kreditinstitute und Versicherungen greift die Verkürzung erst ab 2026.
Belege aufbewahren: Thermopapier verblasst
Ein Kassenbon ist Ihr Kaufnachweis: er zeigt, was wann zu welchem Preis und mit welchem Steuersatz gekauft wurde. Als Buchungsbeleg fällt er unter die Achtjahresfrist. In der Praxis ist er zugleich das Dokument mit dem größten Problem, denn die meisten Kassenbons werden auf Thermopapier gedruckt und Thermopapier verblasst. Ein Beleg, der nach zwei Jahren leer ist, erfüllt die Anforderung der Lesbarkeit nicht mehr.
Fotografieren Sie den Beleg deshalb beim Bezahlen und nicht am Monatsende, solange er noch scharf ist. Mit der Belege-App von TriFact365 geschieht das mit einem Foto, und der Beleg landet unmittelbar in Ihrer Verwaltung, mit Datum, Betrag und Steuersatz bereits ausgelesen.
Dürfen Unterlagen digital aufbewahrt werden?
Ja, die digitale Aufbewahrung ist zulässig. Welche Anforderungen dabei an Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Lesbarkeit gestellt werden, regeln die GoBD, und wie Sie diese in Ihrem Unternehmen umsetzen, besprechen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung. Praktisch heißt es vor allem: das Original bleibt erhalten, es bleibt über die gesamte Frist lesbar, und Sie finden es wieder.
Genau diesen Teil übernimmt TriFact365: verarbeitete Rechnungen und Belege bleiben mit Buchungsverweis und Audit-Trail im digitalen Archiv durchsuchbar, unabhängig von Ihrer Buchhaltungssoftware.
Häufig gestellte Fragen
Rechnungen und Buchungsbelege sind seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren, davor waren es zehn. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte samt der zu ihrem Verständnis nötigen Organisationsunterlagen. Für diese Unterlagen hat sich 2025 nichts geändert.
Ja. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren, und dazu zählen auch E-Mails. Enthält eine E-Mail einen Buchungsbeleg, gilt für diesen die Achtjahresfrist.
Die digitale Aufbewahrung ist zulässig, wenn alle Angaben erhalten bleiben und der Beleg über die gesamte Frist lesbar und verfügbar ist. Da Thermopapier verblasst, ist das Scannen bei Erhalt oft sicherer als das Aufheben des Originals. Ob Sie das Papier vernichten dürfen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde. Bei Verträgen zählt das Jahr des Vertragsendes, nicht das Jahr der Unterschrift.
Ja. Die steuerliche Frist endet nicht, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Bei einer laufenden Außenprüfung kann die Aufbewahrung deshalb länger dauern.
