Rechnungsverarbeitung für Kanzleien: ein Ablauf über alle Mandate
Die Rechnungsverarbeitung für Kanzleien scheitert selten an einem einzelnen Mandat, sondern an der Vielfalt: jeder Mandant hat ein anderes Buchhaltungspaket und eigene Gewohnheiten. TriFact365 stellt sich vor diese Pakete, sodass Ihre Mitarbeitenden für jeden Mandanten in derselben Oberfläche arbeiten.
Anbindung an alle führenden Buchhaltungsprogramme
Was ist Rechnungsverarbeitung für Kanzleien?
Rechnungsverarbeitung für Kanzleien heißt, die Belege vieler Mandate über einen einheitlichen Weg zu führen: einreichen, auslesen, kontieren, freigeben und im Paket des jeweiligen Mandanten buchen. Nicht die einzelne Rechnung ist die Herausforderung, sondern die Wiederholung über dutzende Verwaltungen mit unterschiedlichen Paketen.
Suchen Sie etwas Bestimmtes? Diese Seite behandelt den Ablauf über Ihre Mandate hinweg. Wie die Erkennung selbst arbeitet, lesen Sie bei der Rechnungserkennung. Die Zusammenarbeit mit dem Mandanten läuft über das Mandantenportal, der Empfang von E-Rechnungen über die E-Rechnung für Kanzleien. Die verfügbaren Anbindungen stehen in unserem Helpcenter.
Wie läuft das je Mandat?
In vier Schritten, die für jedes Mandat gleich sind. Genau diese Gleichheit spart Ihren Mitarbeitenden das Umdenken beim Wechsel zwischen Mandanten.
1. Der Mandant reicht ein
Belege kommen per Mailadresse des Mandats, über die App, als Upload oder über Peppol herein. Der Mandant arbeitet so, wie er ohnehin arbeitet, und Sie müssen am Quartalsende weniger hinterhertelefonieren.
2. Auslesen je Kontenplan
Die Rechnung wird bis auf Zeilenebene ausgelesen, und der Buchungsvorschlag stützt sich auf den Kontenplan und die Historie dieses Mandats. Jeder Mandant behält damit seine eigenen Sachkonten, statt einer allgemeinen Vorlage zu folgen.
3. Freigabe beim Mandanten
Wo der Mandant selbst freigeben will, richten Sie dafür eine Route ein, mit bis zu fünf Stufen. Die Freigabe passiert im Portal oder in der App, und jeder Schritt bleibt im Audit-Trail des Mandats sichtbar.
4. Buchen im Paket des Mandanten
Nach der Kontrolle geht die Journalbuchung über die Schnittstelle in die Buchhaltungssoftware des Mandats, mit dem Originaldokument. Das Dokument bleibt zusätzlich im Archiv von TriFact365 durchsuchbar.
Verschiedene Pakete, ein Ablauf
Ein Mandant auf dem einen Paket und der nächste auf einem anderen: für Ihre Mitarbeitenden bleibt der Weg derselbe. Die Unterschiede liegen in der Anbindung, nicht in der täglichen Arbeit.
- Mehrere Verwaltungen und mehrere Pakete in einem Abonnement
- Übersicht je Mandat, mit dem Status der offenen Belege
- Einarbeitung einmal statt je Paket
Belege kommen früher herein
Der größte Zeitfresser einer Kanzlei ist nicht das Buchen, sondern das Warten auf Unterlagen. Wenn der Mandant den Beleg beim Bezahlen fotografiert und die Eingangsrechnung direkt an die Mailadresse des Mandats geht, ist die Verwaltung am Quartalsende bereits weitgehend vollständig.
- Eigene Mailadresse je Verwaltung für Eingangsrechnungen
- Belege-App für die Mitarbeitenden Ihres Mandanten, dreißig Tage unverbindlich zu testen
- Je Beleg sichtbar, über welchen Kanal er hereinkam
Weniger Rückfragen zum Abschluss
Je Dokument steht fest, wer wann was getan hat, samt Bemerkungen des Mandanten. Deshalb muss beim Abschluss seltener rekonstruiert werden, wofür eine Ausgabe eigentlich war.
- Audit-Trail je Dokument, mit Zeitpunkt und Handlung
- Bemerkungen des Mandanten stehen beim Beleg, nicht im Postfach
- Rechte je Benutzer und je Verwaltung
Häufig gestellte Fragen
Ja, das ist der eigentliche Zweck. TriFact365 steht vor den Paketen, also arbeiten Ihre Mitarbeitenden für jeden Mandanten in derselben Oberfläche. Die Unterschiede liegen in der Anbindung, nicht im täglichen Ablauf.
Ja. Der Buchungsvorschlag stützt sich auf den Kontenplan und die Buchungshistorie des jeweiligen Mandats, nicht auf eine allgemeine Vorlage. Eine Korrektur wirkt bei der nächsten Rechnung desselben Lieferanten in demselben Mandat.
Ja. Rechte legen je Benutzer und je Verwaltung fest, was sichtbar ist. Ein Mandant, der nur freigibt, sieht die Belege seiner eigenen Verwaltung und nicht die anderer Mandate.
Nein. Sie verbinden ein Mandat nach dem anderen, und die übrigen arbeiten unverändert weiter. In der Praxis beginnen Kanzleien mit den Mandaten, die das größte Belegvolumen haben.
Der Vorschlag entsteht automatisch, die Bestätigung bleibt beim Menschen. Erst nach dieser Kontrolle geht die Journalbuchung in die Buchhaltungssoftware des Mandats. Ohne Kontrolle zu buchen verlagert die Arbeit nur in spätere Korrekturen.
Nein. Der Abgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung bleibt im ERP Ihres Mandanten. TriFact365 deckt die Belegseite ab: einreichen, auslesen, kontieren, freigeben und buchen.
Mehr Lösungen sehen
Buchhaltungsroboter
Ihr eigener Buchhaltungsroboter. Nie wieder Rechnungen neu eingeben.
Workflows
Erstellen Sie Workflows für die Genehmigung von Rechnungen.
Digitales Archiv
Greifen Sie jederzeit und überall auf Dokumente zu.