Rechnungen digitalisieren: in Sekunden zum Buchungsvorschlag
Rechnungen digitalisieren Sie mit TriFact365 über E-Mail, App, Upload oder Peppol. Innerhalb von Sekunden steht ein Buchungsvorschlag bereit, bis auf Zeilenebene mit Sachkonto und Steuerschlüssel. Eine visuelle Kontrolle, und Sie buchen.
Arbeiten Sie in einer Steuer- oder Buchhaltungskanzlei? Dann sehen Sie sich die Variante für Kanzleien an, mit Mandantenportal und mehreren Paketanbindungen nebeneinander.
Anbindung an alle führenden Buchhaltungsprogramme
Was heißt Rechnungen digitalisieren?
Rechnungen digitalisieren heißt, ein Papier- oder PDF-Dokument in strukturierte Daten zu verwandeln, mit denen eine Buchhaltung arbeiten kann. Aus dem Bild werden Lieferant, Beträge, Steuersätze und Zeilen gelesen, sodass ein Buchungsvorschlag entsteht statt Tipparbeit.
Suchen Sie etwas Bestimmtes? Diese Seite behandelt den Weg vom Dokument zu den Daten. Welche Felder dabei aus einer Rechnung kommen, steht bei der Rechnungserkennung. Den kompletten Ablauf bis zur Buchung beschreibt die digitale Rechnungsverarbeitung, und für alle übrigen Dokumenttypen gibt es den Dokumenten-Hub. Die verfügbaren Anbindungen finden Sie in unserem Helpcenter.
Wie digitalisieren Sie eine Rechnung?
In vier Schritten: einreichen, erkennen, kontrollieren und buchen. Die Erkennung läuft in Echtzeit, zwischen Einreichen und Buchungsvorschlag liegen also Sekunden.
1. Einreichen
Senden Sie Rechnungen an Ihre eigene Mailadresse, fotografieren Sie einen Beleg mit der App, laden Sie einen Stapel hoch oder empfangen Sie E-Rechnungen über Peppol. Ein gescannter Stapel wird automatisch in einzelne Dokumente getrennt. PDF, Word, Excel und Bilddateien folgen alle demselben Weg.
2. Erkennen
Zuerst wandelt OCR die Zeichen in lesbaren Text um. Danach liest selbstlernende KI die Kopfdaten und die Rechnungszeilen zusammen aus: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Steuernummer und IBAN, und je Zeile ein Vorschlag für Sachkonto und Steuerschlüssel. Stehen 19 % und 7 % auf einer Rechnung, bekommt jede Zeile ihren eigenen Schlüssel.
3. Kontrollieren
Sie sehen je Feld, wo der Wert gefunden wurde, und ändern, was Sie ändern wollen. Fehlt eine Angabe, ziehen Sie sie vom Dokument ins richtige Feld statt sie abzutippen. Auf Wunsch durchläuft die Rechnung vorher eine Freigaberoute.
4. Buchen und aufbewahren
Die Journalbuchung geht über die Schnittstelle in Ihre Buchhaltungssoftware. Das Dokument bleibt im Archiv durchsuchbar, auch wenn Ihr Paket kein PDF zur Buchung ablegen kann.
Schluss mit dem Abtippen
Eine Rechnung abzutippen kostet ein paar Minuten, ein Stapel von hundert kostet einen Tag. Kopfdaten und Zeilen werden ausgelesen und als Journalbuchung vorbereitet, sodass nur Kontrollieren und Freigeben übrig bleibt.
- Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Steuernummer, IBAN und Beträge ohne Eingabe
- Je Zeile ein Vorschlag für Sachkonto, Steuerschlüssel und Kostenstelle
- Belege und Ausgangsrechnungen folgen demselben Weg
Mehrere Verwaltungen nebeneinander
TriFact365 stellt sich vor Ihre bestehende Buchhaltungssoftware. Führen Sie mehrere Verwaltungen, laufen die nebeneinander in derselben Umgebung, auch wenn sie auf unterschiedlichen Paketen liegen.
- Synchronisiert mit Ihrem Paket, damit Kreditoren und Sachkonten aktuell bleiben
- Mehrere Verwaltungen und mehrere Pakete in einem Abonnement
- Weniger Tippfehler, weil niemand mehr Beträge eingibt
Mit jeder Rechnung genauer
Die Software lernt je Lieferant. Weil die Buchung der vorigen Rechnung gemerkt wird, braucht die zweite Rechnung desselben Lieferanten weniger Korrektur als die erste. Jeder Schritt bleibt in einem Audit-Trail sichtbar.
- Mehr als 90 % der Felder werden direkt korrekt erkannt
- Am Rechner und mobil, mit derselben Arbeitsvorrat
- Audit-Trail je Dokument, also weniger Rückfragen zum Quartalsende
Häufig gestellte Fragen
TriFact365 geht weiter, wo die eingebaute Erkennung aufhört: Auslesen bis auf Zeilenebene mit Sachkonto, Steuerschlüssel und Teilbeträgen, Einreichen per E-Mail, App, Upload und Peppol, und Freigaberouten darüber. Jeder Schritt steht im Audit-Trail.
Kopfdaten und Zeilen werden zusammen ausgelesen, samt Steuerschlüssel je Zeile. Im Schnitt werden mehr als 90 % der Felder direkt korrekt erkannt, und die Software lernt je Lieferant dazu. Vor der Freigabe sehen Sie immer, welche Felder erkannt wurden.
Ja. Ein gescannter Stapel wird automatisch in einzelne Dokumente getrennt, sodass Sie nicht Rechnung für Rechnung hochladen müssen.
Nein, das Auslesen der Zeichen entfällt, weil die Daten strukturiert ankommen. Die Kontierung bleibt: Sachkonto, Steuerschlüssel und Kostenstelle werden auch dort vorgeschlagen und von einer Person bestätigt.
Die meisten Unternehmen sind innerhalb einer Viertelstunde startklar. Sie verbinden Ihre Buchhaltungssoftware, richten die Mailadresse für Rechnungen ein, und die ersten Dokumente werden sofort erkannt. Installation und Beratertage entfallen.
Ja. Ihre Dokumente werden verschlüsselt und DSGVO-konform in der Cloud verarbeitet. Der Audit-Trail hält je Dokument fest, wer wann was getan hat, was bei einer Prüfung unmittelbar nachvollziehbar ist.
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